Exact Online für den Großhandel: 6 KI-Anwendungen

Warum Großhändler auf KI setzen

Der Großhandel lebt von schmalen Margen und hartem Wettbewerb. Der Erfolg hängt davon ab, die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt einzukaufen, den Lagerbestand schlank zu halten und schneller zu liefern als die Konkurrenz. Dennoch führen viele Großhändler ihre Exact Online-Verwaltung noch auf die altmodische Art: manuelle Dateneingabe, Auswertungen in Tabellen und Einkaufsentscheidungen aus dem Bauch heraus.

Künstliche Intelligenz verändert diese Rechnung. Wenn Sie einen KI-Assistenten wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Claude über Ledger Botje mit Exact Online verbinden, erhalten Großhändler sofort Zugang zu Erkenntnissen und Automatisierungen, die früher teure Individualsoftware erforderten.

In diesem Artikel stellen wir sechs praktische KI-Anwendungen vor, die jeder Großhändler ab heute nutzen kann — ganz ohne Programmierung.

1. Bestandsoptimierung

Überbestände binden Kapital, Unterbestände bedeuten entgangene Umsätze. KI hilft Ihnen, den optimalen Punkt zu finden.

• "Welche Artikel liegen seit mehr als drei Tagen unter ihrem Meldebestand?"
• "Zeige mir die 20 Artikel mit dem geringsten Umschlag pro Lager, sortiert nach Bestandswert."
• "Wie hoch ist die durchschnittliche Reichweite des Bestands für die Artikelgruppe Verbindungselemente?"

Die KI analysiert Ihre aktuellen Bestandsdaten in Exact Online und weist innerhalb von Sekunden auf Problembereiche hin. Sie können anschließend sofort handeln — nachbestellen, den Preis reduzieren oder zwischen Lagern umverteilen. Lesen Sie mehr über Bestandsverwaltung mit KI.

2. Automatisierte Bestellungen

Das Auffüllen des Lagerbestands ist eine der repetitivsten Aufgaben im Großhandel. KI vereinfacht sie von der Analyse bis zur Erstellung der Bestellung.

• "Erstelle Bestellungen für alle Artikel unterhalb des Meldebestands, gruppiert nach Lieferant."
• "Bestelle 2.000 Stück des Artikels BOLT-M10 bei unserem bevorzugten Lieferanten."

Mit dem Advanced-Tarif kann die KI Bestellungen direkt in Exact Online anlegen. Kein Kopieren von Artikelnummern in Formulare mehr — ein Befehl genügt. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitsprozesse durchgängig automatisieren.

3. Intelligentere Auftragsabwicklung

Vom eingehenden Kundenauftrag über die Lieferung bis zur Rechnung enthält der Order-to-Cash-Prozess Dutzende manuelle Schritte. KI reduziert sie auf ein Gespräch.

• "Erstelle einen Verkaufsauftrag für den Kunden BuildRight BV: 500 Stück BRICK-RED, 200 Stück MORTAR-STD."
• "Welche Verkaufsaufträge können heute versendet werden?"
• "Buche die Lieferung für Auftrag SO-2026-0412 und erstelle die Rechnung."

Die KI führt mehrstufige Abläufe der Reihe nach aus, sodass Ihr Team weniger Zeit in Exact Online und mehr Zeit mit Kunden verbringt.

4. Lieferantenanalyse

Die Wahl des richtigen Lieferanten ist entscheidend für die Marge. KI hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Lieferanten zu vergleichen.

• "Vergleiche Lieferzeiten und Preise unserer fünf größten Lieferanten für Verbindungselemente in den letzten sechs Monaten."
• "Welche Lieferanten haben die meisten überfälligen offenen Eingangsrechnungen?"
• "Zeige mir alle Bestellungen beim Lieferanten Jansen BV in diesem Quartal."

Statt Daten zu exportieren und Pivot-Tabellen zu bauen, erhalten Sie sofort Antworten in natürlicher Sprache.

5. Kunden- und Debitorenmanagement

Ein gesunder Cashflow ist die Lebensader des Großhandels. KI verschafft Ihnen einen Echtzeitüberblick über offene Rechnungen und das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden.

• "Welche Kunden haben Rechnungen, die mehr als 30 Tage überfällig sind, sortiert nach Betrag?"
• "Wie hoch ist der gesamte offene Saldo der Kundengruppe Einzelhandel?"
• "Zeige mir die Bestellhistorie des Kunden De Groot Supplies im vergangenen Jahr."

Weitere Beispiele finden Sie in unserem Artikel über offene Rechnungen und KI.

6. Chargen- und Seriennummernverfolgung

Viele Großhändler arbeiten mit chargen- oder seriennummernpflichtigen Produkten. KI macht die Rückverfolgbarkeit mühelos.

• "Wo lagert aktuell Charge 2026-03-A des Artikels PAINT-WHT?"
• "Zeige die vollständige Historie zur Seriennummer SN-88421."
• "Welche Chargen des Artikels FOOD-OAT laufen innerhalb von 60 Tagen ab?"

Sofortige Rückverfolgbarkeit bedeutet schnellere Reaktionen bei Rückrufen und eine bessere Qualitätskontrolle — ohne sich durch die Bildschirme von Exact Online zu klicken.

Ein Arbeitstag im Großhandel mit KI: ein Praxisbeispiel

Stellen Sie sich vor, Ihr Arbeitstag beginnt so:

1. 08:00 — "Guten Morgen. Zeige mir die Umsatzübersicht von gestern und die heute offenen Aufträge."
2. 08:15 — "Welche Artikel müssen nachbestellt werden? Erstelle die Bestellungen."
3. 09:00 — "Buche die Lieferungen für alle Aufträge, die heute versendet werden."
4. 10:00 — "Schicke mir eine Übersicht der Rechnungen, die mehr als 14 Tage überfällig sind."
5. 15:00 — "Wie war unsere Leistung diese Woche im Vergleich zur Vorwoche?"

Aufgaben, die früher einen ganzen Vormittag gefüllt haben, sind in wenigen Minuten erledigt. Unsere Nutzer berichten von einer Zeitersparnis von 5–10 Stunden pro Woche bei der Routineverwaltung.

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Möchten Sie noch mehr automatisieren? Lesen Sie unseren kompletten Leitfaden zur Automatisierung von Exact Online mit KI oder entdecken Sie, wie Sie Managementberichte mit KI erstellen.