"Ein KI-Assistent ist kein Dashboard" hört man oft, und das stimmt zur Hälfte. Ein Chat gibt Ihnen eine Antwort in dem Moment, in dem Sie fragen. Derselbe Assistent kann aber auch ein Dashboard bauen: eine Seite mit Diagrammen und Kennzahlen, die die Anbindung erneut aufruft, wenn Sie sie aktualisieren. In diesem Beitrag: welche KPIs Sie aus Exact Online holen, wie Sie ein solches Dashboard aufsetzen und wo es aufhört.
Was ein KI-Dashboard ist, und was nicht
Ein KI-Dashboard ist eine Seite, die der Assistent für Sie schreibt, zum Beispiel ein Artifact in Claude, mit den Fragen, die er Exact Online stellt. Aktualisieren Sie die Seite, stellt er diese Fragen erneut. Der Unterschied zu einem BI-Tool:
- Es gibt kein Datenmodell zu pflegen: Die Anbindung kennt die Tabellen von Exact Online bereits.
- Ein neues Diagramm ist ein Satz, kein Entwicklungsauftrag.
- Es ist aber ein Dashboard pro Nutzer, mit den Rechten des Nutzers, der es aktualisiert. Ein fester Bericht für Dutzende Kollegen mit unterschiedlichen Rechten ist etwas anderes.
Welche KPIs aus Exact Online kommen
| KPI | Quelle in Exact Online | Tool |
|---|---|---|
| Umsatz pro Monat, dieses und letztes Jahr | Umsatzliste | financial_revenue_list |
| Umsatz pro Kunde | Transaktionszeilen auf den Umsatzkonten | financial_revenue_by_customer |
| GuV pro Kostenstelle, Konto oder Periode | Saldenliste (ReportingBalance) | financial_reporting_balance_search mit groupBy |
| Ergebnis laufendes Jahr und Periode | GuV-Übersicht | financial_profitloss_get |
| Offene Forderungen nach Alter | Altersanalyse Forderungen | financial_aging_receivables |
| Offene Verbindlichkeiten nach Alter | Altersanalyse Verbindlichkeiten | financial_aging_payables |
| Saldo pro Sachkonto | Transaktionszeilen | financial_balance_get |
Schritt für Schritt: von der Frage zum Dashboard
- Beginnen Sie mit der Frage, nicht mit dem Dashboard. "Wie hoch war der Umsatz pro Monat in diesem Jahr, neben dem letzten Jahr?" Prüfen Sie die Antwort an einer Zahl, die Sie kennen.
- Legen Sie die Definitionen fest. "Umsatz sind die Konten 8000 bis 8999, positiv dargestellt, ohne Mehrwertsteuer." Ohne diesen Satz wählt der Assistent selbst, und das kann von Mal zu Mal anders ausfallen.
- Fragen Sie nach dem Dashboard. "Mach daraus ein Dashboard mit vier Kacheln: Umsatz diesen Monat, Umsatz seit Jahresbeginn, offene Forderungen und offene Verbindlichkeiten. Darunter ein Liniendiagramm des Umsatzes pro Monat und eine Tabelle mit den Top-10-Kunden. Hole die Zahlen bei jeder Aktualisierung neu."
- Zeigen Sie die Aktualität. "Zeige unter jeder Kachel das Datum, an dem die Zahlen aktualisiert wurden." Die Berichtstools liefern das selbst als
dataFreshness. - Planen Sie es, wenn Sie die Übersicht jeden Morgen oder jede Stunde wollen, ohne sie selbst zu öffnen: siehe Kontrollen mit geplanten Aufgaben automatisieren.
Berichte pro Kostenstelle ohne Export
Eine GuV pro Kostenstelle und pro Monat bedeutete früher Hunderte einzelne Zeilen aus der Saldenliste, die der Assistent selbst summieren musste. Seit Oktober 2026 summiert die Anbindung das auf dem Server: financial_reporting_balance_search mit groupBy auf costCenter, costUnit, glAccount, year und/oder period, und balanceType W für nur Gewinn und Verlust. Sie erhalten dann pro Gruppe einen Betrag, Soll, Haben und die Anzahl der Zeilen, bis zu 1.000 Gruppen pro Aufruf. Ein Prompt:
- "Gib die GuV 2026 pro Kostenstelle pro Monat aus, nur Erfolgskonten, und setze sie in eine Pivot-Tabelle mit den Kostenstellen als Zeilen."
Die Summe (totals) zählt immer alle Zeilen, die dem Filter entsprechen, auch wenn Sie nur einen Teil der Gruppen abfragen. Damit prüfen Sie, ob das Dashboard aufgeht.
Wie aktuell sind die Zahlen?
Die Anbindung liest aus einem verschlüsselten Cache Ihrer Administration, den Ledger Botje aktuell hält. Nicht jede Quelle wird gleich oft aktualisiert:
| Quelle | Aktualisiert |
|---|---|
| Transaktionszeilen, Rechnungen, Aufträge | bei Nutzung, wenn der Cache älter als einige Stunden ist, plus die nächtliche Synchronisation |
| Umsatz pro Kunde | bei Nutzung, wenn der Cache älter als eine Stunde ist |
| Saldenliste, Umsatzliste, GuV-Übersicht | täglich, oder sofort über Änderungen laden in der App |
Jedes Berichtstool gibt dataAsOf und das Alter in Stunden zurück, ab vier Stunden mit einem Hinweis. Wer um drei Uhr nachmittags den Umsatz von heute sehen will, schaut also auf die Transaktionszeilen, nicht auf die Saldenliste.
Zwei Fallstricke
- Das Vorzeichen. In der Saldenliste steht Umsatz im Haben und ist daher negativ; in der Umsatzliste von Exact Online ist Umsatz positiv. Zwei Kacheln aus verschiedenen Quellen wirken dann wie Gegenteile. Schreiben Sie in den Prompt, wie Sie es sehen wollen.
- Mehrere Administrationen. Ein Dashboard über zwei Administrationen wechselt mit
admin_switchzwischen beiden. Aktualisieren Sie sie nacheinander und nicht gleichzeitig, und setzen Sie die Administration in den Titel jeder Kachel.
Wann ein BI-Tool besser ist
Ein KI-Dashboard ersetzt kein Data Warehouse. Müssen Sie Exact Online mit einem Webshop und einer Zeiterfassung kombinieren, jahrelange Historie aufbewahren, die nicht mehr in Exact Online steht, oder einen festen Bericht mit Rechten pro Abteilung ausrollen, ist Power BI oder ein vergleichbares Tool die bessere Wahl. Die Abwägung steht in Business Intelligence aus Exact Online mit KI.
Exact Online ohne und mit KI-Anbindung
| Exact Online ohne KI-Anbindung | Exact Online mit Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Neues Diagramm | Bericht exportieren und in Excel aufbauen | ein Satz im Gespräch |
| GuV pro Kostenstelle pro Monat | Saldenliste exportieren und pivotieren | auf dem Server summiert, mit Summe zur Kontrolle |
| Aktualität | Zeitpunkt des Exports | pro Kachel sichtbar über dataFreshness |
Weitere Beispiele finden Sie in Berichte mit Claude Desktop erstellen und in der Prompt-Bibliothek.