Warum Arbeitsprozesse automatisieren?
Manuelles Arbeiten in Exact Online kostet Zeit und ist fehleranfällig. Jeder Auftrag, jede Lieferung und jede Rechnung erfordert mehrere Schritte: anmelden, suchen, erfassen, kontrollieren. Mit Ledger Botje automatisieren Sie diese Arbeitsprozesse über Ihren KI-Assistenten. Geben Sie einen Auftrag in normalem Deutsch und die KI führt ihn in Exact Online aus.
In diesem Artikel besprechen wir fünf komplette Arbeitsprozesse, die Sie noch heute mit KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude oder Google Gemini automatisieren können.
1. Den Einkaufsprozess automatisieren
Der Einkaufsprozess besteht aus mehreren Schritten: Bestand analysieren, Bestellungen anlegen und Wareneingänge buchen. Mit Ledger Botje automatisieren Sie diesen gesamten Ablauf.
So funktioniert es:
- "Welche Artikel liegen unter dem Bestellpunkt?" — die KI analysiert Ihren Bestand und liefert eine Übersicht.
- "Lege eine Bestellung beim Lieferanten Jansen BV über 500 Stück M10-Schrauben an" — die Bestellung wird direkt in Exact Online angelegt.
- "Buche den Wareneingang für Bestellung PO-2024-0312" — der Eingang wird verarbeitet und der Bestand aktualisiert.
Was früher drei separate Handlungen in Exact Online waren, ist jetzt ein einziges Gespräch mit Ihrem KI-Assistenten. Lesen Sie mehr über Bestellungen automatisieren.
2. Den Verkaufsprozess automatisieren
Vom Verkaufsauftrag bis zur Rechnung: Der Order-to-Cash-Prozess enthält viele sich wiederholende Schritte. Die KI übernimmt das für Sie.
So funktioniert es:
- "Lege einen Verkaufsauftrag für den Kunden Bäckerei de Groot an: 200 Stück Artikel BROOD-MIX" — der Verkaufsauftrag wird angelegt.
- "Buche die Lieferung für Verkaufsauftrag SO-2024-0891" — die Warenlieferung wird verarbeitet.
- "Erstelle eine Rechnung auf Basis von Verkaufsauftrag SO-2024-0891" — die Rechnung wird generiert.
Den gesamten Weg vom Auftrag bis zur Zahlung können Sie Schritt für Schritt über Ihren KI-Assistenten abwickeln. Lesen Sie mehr über Rechnungen automatisieren.
3. Lagerverwaltung automatisieren
Bestand zwischen Lagern umbuchen, Lagerplätze verwalten und Umlagerungen verarbeiten: Das sind zeitraubende Aufgaben, die sich hervorragend für die Automatisierung eignen.
So funktioniert es:
- "Verlagere 100 Stück von Artikel A1001 vom Lager Nord in das Lager Süd" — die Umlagerung wird angelegt.
- "Welcher Bestand liegt auf Lagerplatz HAL-A-01?" — sofortige Übersicht pro Lagerplatz.
- "Verarbeite alle offenen Lagerumlagerungen" — Umlagerungen werden in einem Durchgang abgewickelt.
4. Den Retourenprozess automatisieren
Retouren zu verarbeiten ist oft ein manueller und fehleranfälliger Prozess. Mit KI wird er einfach und schnell.
So funktioniert es:
- "Lege eine Rücksendung für Verkaufsauftrag SO-2024-0445 an: 10 Stück Artikel KABEL-USB-C" — die Retoure wird angelegt.
- "Wie ist der Status der Rücksendung RMA-2024-0023?" — sofortiger Einblick in den Fortschritt.
Die KI wickelt die Retoure inklusive Bestandskorrektur ab, sodass Ihre Verwaltung immer stimmt.
5. Den Fertigungsprozess automatisieren
Für Fertigungsbetriebe bietet Ledger Botje eine umfassende Automatisierung von Fertigungsaufträgen, Materialentnahmen und Fertigmeldungen.
So funktioniert es:
- "Lege einen Fertigungsauftrag über 500 Stück von Artikel FRAME-ALU an" — der Fertigungsauftrag wird angelegt.
- "Gib das Material für Fertigungsauftrag WO-2024-0089 aus" — alle benötigten Materialien werden abgebucht.
- "Melde Fertigungsauftrag WO-2024-0089 fertig: 490 Stück produziert" — die Fertigmeldung wird verarbeitet.
Von der Stückliste bis zum Endprodukt: Der gesamte Fertigungsprozess lässt sich aus Ihrem Chatfenster steuern.
Direkt mit der Automatisierung starten
Möchten Sie diese Arbeitsprozesse automatisieren? Mit dem Advanced-Abonnement von Ledger Botje erhalten Sie über Ihren KI-Assistenten vollen Schreibzugriff auf Exact Online. Richten Sie die Verbindung über die MCP-Konfigurationsseite ein und legen Sie innerhalb von fünf Minuten los.
Sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek für weitere Beispiele an oder lesen Sie, wie Sie gezielt Rechnungen oder Bestellungen automatisieren. Lesen Sie auch unseren kompletten Leitfaden zur Automatisierung von Exact Online mit KI oder entdecken Sie die gesamte Exact Online KI-Anbindung mit allen verfügbaren KI-Assistenten und Funktionen.