Eine Steuerberatungs- oder Buchhaltungskanzlei arbeitet nicht in einer Verwaltung, sondern in Dutzenden. Jeder Mandant hat seinen eigenen Kontenrahmen, seine eigenen Vereinbarungen und seinen eigenen Mitarbeiter, der die Akte betreut. Ein KI-Assistent auf Exact Online ist dort nur nützlich, wenn er mit dieser Wirklichkeit umgehen kann: schnell wechseln, nie etwas verwechseln und jedem Mitarbeiter die richtigen Rechte geben.
Was KI einer Kanzlei bringt
Der größte Teil der Zeit in einer Akte geht nicht ins Urteilen, sondern ins Suchen: Welche Posten sind noch offen, was steht auf den Zwischenkonten, stimmt die Umsatzsteuer mit der Voranmeldung, was hat sich seit letztem Monat geändert. Dieses Suchen erledigt ein Assistent im Gespräch, über alle Verwaltungen, auf die Sie Zugriff haben. Das Urteil bleibt bei Ihnen.
Arbeiten in mehreren Verwaltungen
Sie wechseln die Verwaltung im Gespräch (admin_list, admin_switch), und jedes Gespräch merkt sich seine eigene Verwaltung. Arbeiten Sie in zwei Gesprächen gleichzeitig für zwei Mandanten, geraten diese nicht durcheinander — eine Buchung im einen Gespräch landet nicht in der Verwaltung des anderen.
| Abonnement | Verwaltungen | Lesen | Schreiben |
|---|---|---|---|
| Basic | 1 | ja | nein |
| Advanced | 10 | ja | ja, wenn der Administrator es erlaubt |
| Add-on Verwaltungen | +10 je Schritt | zusätzlich zu Basic oder Advanced | |
Welche Verwaltungen unter Ihr Limit fallen, bestimmen Sie selbst: Beim ersten Öffnen zählt eine Verwaltung mit. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.
Rechte je Mitarbeiter
- Unternehmensfreigabe — der Administrator bestimmt, welche Tools die Kanzlei nutzt, zum Beispiel keine schreibenden Tools für den Verkauf.
- Je Mitarbeiter — ein Junior kann nur nachschlagen, ein Senior auch buchen. Ein neuer Mitarbeiter übernimmt automatisch die Freigabe der Kanzlei.
- Nur-Lesen erzwingen — der Mitarbeiter kann es nicht selbst zurückstellen; der Server lehnt es ab.
Gut zu wissen: Die Rechte gelten je Tool und je Mitarbeiter, nicht je Verwaltung. Ein Mitarbeiter mit Zugriff auf eine Verwaltung kann dort alle freigegebenen Tools nutzen. Und jeder Mitarbeiter braucht ein eigenes Abonnement.
Prompts aus der Praxis
- „Wechsle zur Verwaltung der Bäckerei De Groot und gib die offenen Posten an, die älter als 60 Tage sind.“
- „Welche Perioden dieses Jahres sind noch offen, und was steht auf den Zwischenkonten?“
- „Vergleiche den Umsatz je Monat mit dem Vorjahr und nenne die Abweichungen über zehn Prozent.“
- „Entwirf eine Mail an den Mandanten mit den Fragen zu diesen drei Posten.“
Was Sie mit Ihren Mandanten regeln
Sie verarbeiten Mandantendaten, also gilt die DSGVO. Ledger Botje stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO bereit, speichert die Daten auf Servern in der EU und protokolliert jeden Tool-Aufruf (180 Tage). Prüfen Sie zusätzlich die Bedingungen des KI-Assistenten selbst — ein Business-Tarif, bei dem Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden — und nehmen Sie in Ihre Auftragsbestätigung auf, dass Sie bei der Verarbeitung KI einsetzen. Mehr zur Sicherheit steht auf der Sicherheitsseite.
Exact Online ohne und mit KI-Anbindung
| Exact Online ohne KI-Anbindung | Exact Online mit Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Eine Frage zu einer Akte | anmelden, Verwaltung wählen, Bericht öffnen, exportieren | eine Frage im Gespräch |
| Zwei Mandanten gleichzeitig | zwei Browser-Tabs, aufpassen, welcher aktiv ist | zwei Gespräche, jedes mit eigener Verwaltung |
| Rechte eines Juniors | Rollen in Exact Online | Rollen in Exact Online, plus eingeschränkte Tools und Nur-Lesen |
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