Peppol und E-Rechnung in Exact Online

Was genau ist Peppol?

Peppol ist ein europäisches Regelwerk plus Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen und Beschaffungsdokumenten. Teilnehmer haben eine Peppol-ID und versenden über einen zertifizierten Access Point. Der Vorteil: Sender und Empfänger brauchen keine bilaterale technische Absprache, alle im Netzwerk sprechen dasselbe Format.

Dieses Format ist meist UBL, ein XML-Standard, der festlegt, welche Felder eine Rechnung enthält und wie sie heißen. Dadurch weiß das Buchhaltungspaket des Empfängers genau, welcher Betrag der Umsatzsteuerbetrag ist, ohne dass jemand ihn abtippt.

• Peppol-ID: die Adresse einer Organisation im Netzwerk.
• Access Point: der Dienstleister, der Ihre Rechnung ins Netzwerk gibt.
• UBL: das XML-Format, in dem die Rechnung erstellt ist.

Was ändert sich mit ViDA?

ViDA (VAT in the Digital Age) ist ein europäisches Paket zur Modernisierung der Umsatzsteuerregeln, unter anderem mit verpflichtender E-Rechnung und digitaler Meldung für grenzüberschreitende Umsätze. Die Einführung erfolgt gestaffelt, die genauen Termine unterscheiden sich je Mitgliedstaat.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen bedeutet das vor allem: der Übergang von PDF zu strukturierten Rechnungen kommt, und es lohnt sich, Artikelstammdaten, Umsatzsteuerschlüssel und Kundendaten jetzt schon in Ordnung zu bringen. Eine falsch versandte Rechnung ist bei E-Rechnung schwerer zu korrigieren als ein PDF, das Sie erneut mailen.

Prüfen Sie für den aktuellen Stand und die für Sie geltenden Termine die offiziellen Quellen; dieses Thema bewegt sich.

Wobei hilft eine KI-Anbindung tatsächlich?

Ledger Botje sitzt nicht in der Versandkette. Was es tut, ist die umgebende Verwaltung aus Ihrem KI-Assistenten heraus abfragbar und bearbeitbar zu machen. Genau dort liegt bei der E-Rechnung die Handarbeit: nicht im Versenden, sondern darin, das Versandte richtig zu bekommen.

• Prüfen, ob Umsatzsteuerschlüssel und Artikeldaten stimmig sind, bevor Rechnungen rausgehen.
• Verkaufsrechnungen anlegen und Zeilen ergänzen in Exact Online über natürliche Sprache.
• Eingangsrechnungen nachschlagen und mit Bestellung und Wareneingang vergleichen.
• Offene Posten und Abweichungen erkennen, ohne erst einen Bericht zu bauen.
• Kundendaten bereinigen: fehlende USt-IdNr., doppelte Relationen, veraltete Adressen.

Was macht Ledger Botje nicht?

Hierbei ehrlich zu sein erspart Enttäuschung. Ledger Botje ist kein Access Point und kein Peppol-Dienstleister. Es registriert Sie nicht im Netzwerk, versendet keine UBL-Dateien und empfängt sie auch nicht.

Für den Versand selbst nutzen Sie die E-Rechnungsfunktionalität von Exact Online oder einen angeschlossenen Dienstleister. Ledger Botje arbeitet an der Verwaltung davor und danach.