Häufig gestellte Fragen

Ledger Botje ist eine MCP-Verbindung (Model Context Protocol), mit der Sie Exact Online aus KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini, Mistral, Perplexity und Grok heraus bedienen können. Sie können in natürlicher Sprache Fragen zu Ihrer Buchhaltung stellen, Aufträge anlegen, Bestände verwalten und vieles mehr.

MCP steht für Model Context Protocol. Es ist ein offener Standard, mit dem KI-Assistenten sicher mit externen Systemen wie Exact Online kommunizieren können. Über MCP kann die KI Daten in Echtzeit abrufen und Aktionen in Ihrer Verwaltung ausführen, ohne dass Ihre Daten beim KI-Anbieter gespeichert werden.

Ledger Botje eignet sich für alle, die Exact Online nutzen und täglich mit Aufträgen, Lagerbeständen oder Kundendaten arbeiten. Denken Sie an Lagermitarbeiter, Einkäufer, Vertriebsmitarbeiter, Buchhaltungskräfte und Unternehmensinhaber. Technische Kenntnisse sind für die Arbeit mit Ledger Botje nicht erforderlich.

Mit Ledger Botje müssen Sie sich nicht durch Menüs und Bildschirme klicken. Sie stellen Ihrem KI-Assistenten einfach eine Frage in normaler Sprache und erhalten sofort eine Antwort. Sie können auch mehrere Aufgaben in einem Gespräch kombinieren, zum Beispiel "Suche alle offenen Aufträge von Kunde X und lege eine Bestellung für die fehlenden Artikel an".

Ledger Botje funktioniert mit allen KI-Assistenten, die das MCP-Protokoll unterstützen: ChatGPT (OpenAI), Microsoft Copilot, Claude (Anthropic), Google Gemini, Mistral AI, Perplexity, Grok (xAI) und OpenClaw. Neue KI-Tools mit MCP-Unterstützung werden automatisch kompatibel.

Ja, Sie können Ledger Botje mit mehreren KI-Assistenten gleichzeitig verbinden. Nutzen Sie zum Beispiel ChatGPT auf Ihrem Desktop und Copilot auf Ihrem Smartphone. Jeder Assistent hat über MCP Zugriff auf dieselben Exact Online-Daten.

Ledger Botje konzentriert sich auf Exact Online für Handel, Fertigung, Projekte und Buchhaltung. Nutzen Sie Exact Online Bouw (Bau)? Dann gibt es unser Schwesterprodukt BouwBotje, das speziell für die Baubranche entwickelt wurde. Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular, wenn Sie unsicher sind, welche Variante zu Ihrer Umgebung passt.

Ledger Botje unterstützt ein breites Spektrum an Exact Online-Modulen: Verkaufsaufträge, Bestellungen, Bestandsverwaltung, Lagerumbuchungen, Fertigungsaufträge (Werkaufträge), Wareneingang und Warenausgang, Chargen- und Seriennummern, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Montageaufträge, Stücklisten, Retouren und mehr. Wir erweitern den Funktionsumfang kontinuierlich.

Ja, mit dem Advanced-Abonnement können Sie Verkaufsaufträge und Bestellungen anlegen, Auftragszeilen hinzufügen, Wareneingänge buchen, Lieferungen verarbeiten, Lagerumbuchungen durchführen und vieles mehr. Das Basic-Abonnement ist ausschließlich lesend.

Ja, mit dem Advanced-Abonnement kann Ledger Botje Daten in Exact Online anlegen und ändern (Aufträge, Lieferungen, Lagerumbuchungen und mehr). Standardmäßig ist das Schreiben jedoch deaktiviert: Die Verbindung startet im schreibgeschützten Modus. Um in Exact Online schreiben zu können, gehen Sie zu Einstellungen → MCP - KI-Integration, aktivieren Sie unter "MCP-Schreibzugriff" das Kontrollkästchen "Lesen und schreiben" und klicken Sie auf Speichern:

Solange dieses Kästchen deaktiviert ist, kann der KI-Assistent nur Daten abfragen. Sobald Sie es aktivieren und speichern, erscheinen die Schreibwerkzeuge und die KI kann in Ihrem Namen in Exact Online schreiben. Sie können jederzeit wieder in den schreibgeschützten Modus zurückwechseln.

Ja, Ledger Botje zeigt Lagerbestände pro Lager und pro Lagerplatz an. Sie können Fragen stellen wie "Wie viele Einheiten von Artikel A1001 liegen im Lager Utrecht?" oder "Auf welchen Lagerplätzen liegt Charge BN-2024-001?".

Ja, Sie können Chargen- und Seriennummern nachschlagen, die Historie einer Seriennummer einsehen und bei Wareneingang oder Warenausgang Seriennummern erfassen. Ledger Botje zeigt außerdem, welche Chargen auf welchen Lagerplätzen liegen.

Ja, Sie können Fertigungsaufträge suchen, den Status einsehen, Arbeitsgänge prüfen, Material ausgeben, Fertigmeldungen vornehmen und Zeiten auf Arbeitsgänge buchen. Auch Stücklisten lassen sich abrufen.

Ja, Sie können die KI bitten, Übersichten zu erstellen, zum Beispiel zu offenen Rechnungen, Lagerbewegungen oder dem Auftragsstatus. Kombinieren Sie Ledger Botje mit dem Code Interpreter von ChatGPT, um direkt Excel-Dateien oder Diagramme zu erzeugen.

Ja. Ledger Botje arbeitet mit einer gesicherten, synchronisierten Kopie Ihrer Exact Online-Daten, damit die Antworten schnell sind. Bei jeder Frage prüft Ledger Botje, ob die betreffenden Daten noch aktuell sind; falls nicht, werden sie zunächst live aus Exact Online aktualisiert, bevor Sie Ihre Antwort erhalten. Alles, was die KI anlegt oder ändert, wird direkt in Exact Online zurückgeschrieben und sofort wieder eingelesen. In der Praxis arbeiten Sie also mit aktuellen Zahlen. Nur wenn das tägliche Exact Online API-Budget aufgebraucht ist, kann eine Antwort vorübergehend auf die zuletzt synchronisierten Daten zurückgreifen.

Ledger Botje ist kein Finanzberater. Fragen Sie die KI nicht nach Steuerberatung, Steuerberechnungen oder geschäftskritischen Entscheidungen. Ledger Botje bietet Zugriff auf Ihre Daten und führt Aktionen in Exact Online aus, aber die Interpretation finanzieller Daten und das Treffen unternehmerischer Entscheidungen bleiben stets Ihre Verantwortung.

Seien Sie so konkret wie möglich. Nennen Sie bei mehreren Verwaltungen immer den Namen der Verwaltung. Verwenden Sie konkrete Werte wie Kundennamen, Artikelnummern oder Datumsangaben. Statt "Zeige Rechnungen" fragen Sie besser "Welche Verkaufsrechnungen des Kunden Bäckerei Jansen sind noch offen?". Teilen Sie komplexe Fragen für bessere Ergebnisse in einzelne Schritte auf.

Ja, prüfen Sie die Ausgabe der KI immer, bevor Sie Entscheidungen treffen. KI-Assistenten können bei der Interpretation von Daten Fehler machen. Fragen Sie im Zweifelsfall nach Rechnungs- oder Auftragsnummern, damit Sie in Exact Online verifizieren können.

Nachdem Sie Ihr Konto erstellt haben, klicken Sie auf "Mit Exact Online verbinden". Sie werden zu Exact Online weitergeleitet, wo Sie sich anmelden und die Zustimmung erteilen. Ledger Botje verwendet OAuth2, dieselbe sichere Methode, die auch Exact Online selbst einsetzt. Die Verbindung ist in weniger als einer Minute hergestellt.

Gehen Sie in ChatGPT zu den Einstellungen, wählen Sie "MCP-Server" und fügen Sie einen neuen Server hinzu. Kopieren Sie die MCP-URL aus Ihrem Ledger Botje-Dashboard und fügen Sie sie in ChatGPT ein. Nach der Autorisierung können Sie direkt Fragen zu Ihrer Exact Online-Verwaltung stellen.

Nein, Ledger Botje läuft vollständig in der Cloud. Sie müssen keine Software, Plug-ins oder Erweiterungen installieren. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser und einen KI-Assistenten, der MCP unterstützt.

Die komplette Einrichtung dauert weniger als 5 Minuten: Konto erstellen, Exact Online verbinden und den MCP-Server zu Ihrem KI-Assistenten hinzufügen. Danach können Sie sofort Ihre erste Frage stellen.

Ledger Botje ist selbst ein MCP-Server, der das Model Context Protocol implementiert. Das ist der Standard, über den KI-Assistenten kommunizieren. Sie müssen keine API-Aufrufe schreiben; der KI-Assistent erledigt das automatisch über das MCP-Protokoll.

Der MCP-Server von Ledger Botje verwendet Streamable HTTP als Transportprotokoll. Die Authentifizierung erfolgt über OAuth 2.1 mit PKCE für maximale Sicherheit.

Ja, je nach Abonnement stehen Ihnen 400 (Basic) oder 800 (Advanced) Anfragen pro Monat zur Verfügung. Darüber hinaus respektiert Ledger Botje die Rate-Limits der Exact Online API. Bei einer vorübergehenden Begrenzung wird die Anfrage automatisch erneut versucht.

Ja. Sie können pro MCP-Verbindung selbst festlegen, welche Tools Ihrem KI-Assistenten zur Verfügung stehen. Das ist praktisch, weil einige KI-Clients nur eine begrenzte Anzahl von Tools gleichzeitig verarbeiten können – Microsoft Copilot (Copilot Studio) unterstützt zum Beispiel maximal 70 Tools. Treffen Sie in diesem Fall eine Auswahl der Tools, die Sie tatsächlich verwenden möchten. Sie stellen dies unter Einstellungen → MCP - KI-Integration ein, und zwar pro MCP-Verbindung separat:

Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Tools und speichern Sie. Die Auswahl gilt nur für diese spezifische MCP-Verbindung, sodass Sie pro KI-Assistent ein anderes Tool-Profil verwenden können:

So bleibt Copilot innerhalb seines Limits und Sie bieten jedem Assistenten genau die Tools, die Sie benötigen.

Prüfen Sie folgende Punkte: (1) Verwenden Sie die richtige MCP-URL aus Ihrem Ledger Botje-Dashboard? (2) Erfüllt Ihr KI-Client die Voraussetzungen – ChatGPT erfordert zum Beispiel ein kostenpflichtiges Abonnement mit Developer Mode, und Copilot Studio kann maximal 70 Tools gleichzeitig nutzen (wählen Sie diese in den Einstellungen). (3) Haben Sie beim Verbinden auf "Approve" geklickt, um den Zugriff zu gewähren? (4) Sehen Sie nur Lese-Tools? Schreib-Tools erscheinen erst, nachdem Sie den Schreibzugriff aktiviert haben. (5) Funktioniert es nach einer Weile nicht mehr? Verbinden Sie erneut; Ihr Zugriff kann abgelaufen sein. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf der Seite MCP verbinden oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

Sie erreichen uns über das Kontaktformular; wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags. An Werktagen sind wir während der Geschäftszeiten auch telefonisch erreichbar. Support bieten wir auf Niederländisch und Englisch an. Erläuterungen zur Verbindung finden Sie auf der Seite MCP verbinden und in diesen häufig gestellten Fragen.

Ja. Ledger Botje nutzt die OAuth2-Authentifizierung von Exact Online. Der gesamte Datenverkehr ist über HTTPS/TLS verschlüsselt. Unsere Server stehen in Europa. Der KI-Assistent kommuniziert über das MCP-Protokoll und hat nur Zugriff auf die Daten, die Sie abrufen.

Nein. Ihr KI-Assistent sieht niemals Ihr Exact Online-Passwort oder Ihre Tokens und hat keine direkte Verbindung zu Exact Online. Der Assistent kommuniziert ausschließlich über ein eigenes, eingeschränktes Zugriffstoken mit Ledger Botje; Ledger Botje führt die Anfragen anschließend in Ihrem Namen bei Exact Online aus. Ihre Exact Online-Anmeldedaten und -Tokens bleiben sicher auf unseren Servern in der EU und werden niemals an den KI-Anbieter weitergegeben. So bleibt eine klare Trennung zwischen Ihrem KI-Assistenten und Ihrer Buchhaltung erhalten.

Ja, Ledger Botje speichert eine Kopie Ihrer Exact Online-Daten in einer gesicherten Datenbank. Das tun wir, um schnell auf Fragen Ihres KI-Assistenten reagieren zu können, ohne jedes Mal die Exact Online API aufrufen zu müssen. Die Daten werden automatisch mit Exact Online synchronisiert, sodass Sie immer mit aktuellen Informationen arbeiten. Sie können die Verbindung jederzeit widerrufen, woraufhin alle gespeicherten Daten gelöscht werden.

Ihre Daten werden bei Scaleway in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Niederlande/Frankreich) gehostet, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Zahlungen werden über Mollie abgewickelt; Exact Online ist das Quellsystem. Ihre Daten verlassen den EWR nicht und wir verarbeiten keine besonderen personenbezogenen Daten (wie eine Sozialversicherungsnummer). Für jedes Abonnement steht ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) zur Verfügung, der auf unserer durchgeführten DPIA basiert. Details finden Sie im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Ja, aus Gründen der Sicherheit, Abrechnung und des Supports protokollieren wir, welche Aktionen Ihr KI-Assistent über Ledger Botje ausführt. Diese Protokolleinträge werden maximal 180 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Wir protokollieren keine besonderen personenbezogenen Daten. Das hilft uns, Probleme zu untersuchen und Missbrauch zu verhindern, und es speist den Zähler Ihrer monatlichen KI-Anfragen.

Nein. Ledger Botje verwendet Ihre Unternehmensdaten nicht zum Training von KI-Modellen. Die KI-Verbindung läuft über Ihren eigenen KI-Assistenten (wie ChatGPT oder Claude); ob dieser Anbieter Ihre Gespräche nutzt, legen Sie in den Einstellungen und Bedingungen dieses Assistenten fest. Die Exact Online-Daten, die Ledger Botje verarbeitet, verwenden wir ausschließlich, um Ihre Fragen zu beantworten und Aktionen auszuführen.

Ja, Sie können die Verbindung jederzeit über Ihr Ledger Botje-Konto oder direkt in Exact Online widerrufen. Nach dem Widerruf hat Ledger Botje sofort keinen Zugriff mehr auf Ihre Exact Online-Daten.

Ja, standardmäßig läuft der MCP-Server im Nur-Lesen-Modus. Der KI-Assistent kann dann zwar Daten abrufen, aber keine Aufträge anlegen, Lieferungen buchen oder andere Änderungen vornehmen.

Über Einstellungen → MCP - KI-Integration können Sie den Schreibzugriff aktivieren, indem Sie das Häkchen bei "Lesen und Schreiben" setzen:

Versucht der KI-Assistent dennoch, Daten zu ändern, während der Nur-Lesen-Modus aktiv ist? Dann erhält der Assistent eine eindeutige Fehlermeldung und die Aktion kann nicht ausgeführt werden:

So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle darüber, was die KI in Ihrer Exact Online-Verwaltung tun darf und was nicht.

Das Risiko ist gering, da das Schreiben standardmäßig deaktiviert ist. Solange die Verbindung im Nur-Lesen-Modus ist, werden dem KI-Assistenten ausschließlich Lese-Tools angeboten und er kann nichts anlegen, ändern oder löschen. Erst wenn Sie den Schreibzugriff bewusst aktivieren (mit dem Advanced-Abonnement), werden Schreib- und Lösch-Tools verfügbar. Löschvorgänge sind in Exact Online echt und unwiderruflich; sie sind als "destruktiv" gekennzeichnet, sodass Ihr KI-Assistent Sie zuvor um Bestätigung bittet. Sie können jederzeit wieder in den Nur-Lesen-Modus wechseln. Prüfen Sie wichtige Aktionen stets selbst.

Möchten Sie Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch nach der DSGVO (Art. 15-22) ausüben? Senden Sie uns eine Nachricht über unser Kontaktformular und setzen Sie "DSGVO-Antrag" in den Betreff. Geben Sie an, welches Recht Sie ausüben möchten, Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und – sofern bekannt – die Organisation, die Ledger Botje nutzt. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 DSGVO. Da wir in vielen Fällen als Auftragsverarbeiter im Namen unseres Kunden handeln, können wir Ihren Antrag bei Bedarf an den Verantwortlichen (die Organisation, die Ledger Botje nutzt) weiterleiten. Siehe auch unsere Datenschutzerklärung.

Ledger Botje bietet drei Abonnements: Basic für €39 pro Monat (nur Lesen, max. 1 Verwaltung, 400 Anfragen/Monat), Advanced für €59 pro Monat (Lesen und Schreiben, max. 10 Verwaltungen, 800 Anfragen/Monat) und Enterprise auf Anfrage. Bei Jahresabonnements erhalten Sie einen Rabatt.

Ja, Sie können Ledger Botje 14 Tage lang kostenlos mit vollem Zugriff auf alle Funktionen testen. Sie müssen keine Kreditkarte oder Zahlungsdaten angeben und gehen keinerlei Verpflichtung ein. Nach dem Testzeitraum wählen Sie das Abonnement, das zu Ihnen passt.

Die KI-Verbindung funktioniert mit jedem kostenpflichtigen Abonnement (Basic oder Advanced) und während des kostenlosen Testzeitraums. Mit Basic können Sie Daten abrufen (nur Lesen); mit Advanced können Sie außerdem Aktionen in Exact Online ausführen, etwa Aufträge, Rechnungen und Lieferungen anlegen. Sie sind unsicher, welches Abonnement zu Ihnen passt? Sehen Sie sich die Preisseite an oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

Mit Basic können Sie Daten abrufen (nur Lesen): Aufträge suchen, Lagerbestände einsehen, Kundendaten finden. Mit Advanced können Sie außerdem Aktionen ausführen: Aufträge anlegen, Wareneingänge buchen, Lagerumbuchungen durchführen und mehr. Advanced bietet zudem mehr Verwaltungen (10 statt 1) und mehr Anfragen pro Monat (800 statt 400).

Ja, Sie können jederzeit von Basic auf Advanced upgraden. Bei einem Upgrade erhalten Sie sofort Zugriff auf die zusätzlichen Funktionen. Ein Downgrade ist zum Ende Ihres Abrechnungszeitraums möglich.

Jedes Mal, wenn Ihr KI-Assistent eine Aktion in Ledger Botje ausführt – zum Beispiel Bestände nachschlagen, einen Auftrag anlegen oder eine Übersicht abrufen – zählt als eine KI-Anfrage. Eine einzelne Frage im Chat kann daher mehrere Anfragen verbrauchen, wenn der Assistent mehrere Daten abrufen muss, um Ihre Antwort zusammenzustellen. Die Anfragen werden pro Monat gezählt und gelten für Ihre gesamte Verbindung, auch wenn Sie mehrere KI-Assistenten nutzen. Mit jeder Antwort meldet Ledger Botje, wie viele Anfragen Ihnen in diesem Monat noch verbleiben, damit Ihr Assistent sein Tempo anpassen kann.

Wenn Sie Ihre monatlichen Anfragen aufgebraucht haben, erhalten Sie einen Hinweis und neue KI-Anfragen werden bis zum Beginn des nächsten Monats blockiert. Sie können jederzeit auf ein höheres Abonnement upgraden oder ein Add-on mit zusätzlichen KI-Anfragen buchen, um sofort weiterzuarbeiten. Ihre gespeicherten Daten und Ihre Verbindung bleiben erhalten.

Die Abonnements skalieren mit der Anzahl der Exact Online-Verwaltungen, die Sie verbinden, nicht mit der Anzahl der Benutzer oder Geräte. Eine Verbindung können Sie mit mehreren KI-Assistenten und Geräten gleichzeitig nutzen; die Verwaltungs- und Anfragelimits gelten gemeinsam für diese Verbindung. Wenn Sie mehr Verwaltungen benötigen, können Sie die Anzahl mit Add-ons erweitern. Aktuelle Limits pro Abonnement finden Sie auf der Preisseite.

Die Kosten für die Verbindung von Exact Online mit KI über Ledger Botje beginnen bei €39 pro Monat für das Basic-Abonnement (nur Lesen) und €59 pro Monat für Advanced (Lesen und Schreiben). Es gibt keine Installationskosten und keine versteckten Kosten. Sie können Ledger Botje zunächst kostenlos ausprobieren. Auf der Preisseite finden Sie eine vollständige Übersicht.

Nein, Sie benötigen keinerlei Kenntnisse der Exact Online API. Ledger Botje nutzt das MCP-Protokoll, wodurch Ihr KI-Assistent automatisch die richtigen API-Aufrufe ausführt. Sie stellen einfach Fragen in normaler Sprache und Ledger Botje übersetzt diese in die passenden Exact Online API-Anfragen. Programmierkenntnisse oder technische Erfahrung sind nicht erforderlich.