Bestände in Exact Online abzufragen bedeutet oft: anmelden, zum richtigen Bildschirm navigieren, Filter setzen und durch Listen scrollen. Mit Ledger Botje stellen Sie Ihrem KI-Assistenten über das Model Context Protocol (MCP) einfach eine Frage.
Bestände abfragen
Die einfachste Frage lautet: "Wie viel von Artikel A1001 haben wir auf Lager?" Die KI nutzt das items_stock-Tool und gibt Ihnen sofort die Antwort, inklusive des verfügbaren Bestands pro Lager.
Sie können auch breiter suchen: "Welche Artikel haben weniger als 10 Stück auf Lager?" oder "Zeige die Bestände aller Artikel im Lager Utrecht."
Bestand pro Lagerplatz
Arbeiten Sie mit Lagerplätzen? Dann fragen Sie: "An welchen Plätzen im Lager Hauptsitz liegt Artikel B2003?" Ledger Botje nutzt das warehouse_locations_stock-Tool, um genau zu zeigen, wo sich Ihr Bestand befindet.
Chargen- und Seriennummern
Ledger Botje unterstützt die vollständige Nachverfolgung von Chargen- und Seriennummern. Stellen Sie Fragen wie:
- "Wie lautet die Historie von Chargennummer LOT-2024-001?" - zeigt alle Transaktionen: Wareneingänge, Lieferungen, Umbuchungen.
- "An welchen Plätzen liegt Charge BN-2024-042?" - zeigt, wo sich die Charge physisch befindet.
- "Wohin wurde Seriennummer SN-50023 geliefert?" - liefert die vollständige Rückverfolgbarkeit.
Lagerumbuchungen
Müssen Sie Bestand umbuchen? Fragen Sie einfach: "Buche 50 Stück von Artikel A1001 vom Lager Amsterdam in das Lager Rotterdam um." Ledger Botje legt die Umbuchung an und Sie können sie anschließend verarbeiten lassen.
Tipps für wirksame Bestandsfragen
- Nutzen Sie Artikelcodes für die präzisesten Ergebnisse
- Nennen Sie das Lager, wenn Sie mehrere Lager haben
- Fragen Sie nach einer Übersicht, wenn Sie nicht genau wissen, wonach Sie suchen
- Kombinieren Sie Fragen: "Welche Artikel im Lager A liegen unter dem Mindestbestand?"
Weitere Beispiel-Prompts für die Bestandsverwaltung finden Sie in der Prompt-Bibliothek. Möchten Sie auch Aufträge anlegen? Dann lesen Sie Aufträge anlegen über ChatGPT und Exact Online. Arbeitet Ihr Unternehmen im Großhandel? Lesen Sie unsere 6 KI-Anwendungen für den Großhandel.
Was Bestandsfragen aufwendig macht
Bestand ist selten eine einzelne Zahl. Es gibt Bestand je Lager, je Lagerplatz, freien gegenüber reserviertem Bestand, und bei Chargen- oder Seriennummern zusätzlich je Partie. Wer eine Frage zur Verfügbarkeit hat, muss deshalb oft an mehreren Stellen nachsehen.
Ein KI-Assistent kann diese Ebenen in einer Antwort zusammenführen. "Wie viel A1001 ist im Lager Utrecht frei verfügbar?" ist eine Frage, die sonst drei Handgriffe kostet.
Fragen, die sofort funktionieren
- "Wie hoch ist der Bestand von Artikel A1001 je Lager?" — prüfen Sie, ob alle Lager enthalten sind.
- "An welchen Lagerplätzen liegt Charge LOT-2026-0031?" — die Frage, die bei einem Rückruf zählt.
- "Welche Artikel liegen unter ihrem Bestellpunkt?" — Grundlage für Ihre Einkaufsliste.
- "Wie hoch ist der Bestandswert je Lager?" — nützlich Richtung Abschluss.
- "Welche Artikel hatten seit drei Monaten keine Bewegung?" — bringt Ladenhüter ans Licht.
Chargen- und Seriennummern
Arbeiten Sie mit Chargen- oder Seriennummern, ist die Historie oft wichtiger als der Stand. Sie wollen wissen, welche Partie zu welchem Kunden ging, und genau das ist die Art Frage, für die Sie sonst mehrere Fenster durchsuchen.
Fragen Sie dann ausdrücklich nach der Historie: "An welche Kunden wurde Charge LOT-2026-0031 geliefert, und an welchen Daten?" Das liefert die Kette statt nur den aktuellen Ort.
Worauf Sie achten sollten
Frei gegenüber gesamt. Ein Gesamtbestand sagt wenig, wenn viel für offene Aufträge reserviert ist. Fragen Sie nach freiem Bestand, wenn Sie wissen wollen, was Sie noch zusagen können.
Der Zeitpunkt der letzten Synchronisation. Der Datencache wird automatisch aktualisiert, bei einer Bewegung von vor einer Minute kann die Antwort aber leicht hinterherhinken. Bei kritischen Entscheidungen: in Exact Online prüfen.
Vergessene Lager. Sehen Sie eine niedrigere Zahl als erwartet, prüfen Sie, ob alle Lager in der Antwort enthalten sind.
Wie weiter
Alle Möglichkeiten stehen auf der Seite über Bestandsverwaltung. Für Lagerumbuchungen und Lagerplatzverwaltung: Lagerverwaltung mit KI.