Was bedeutet Automatisierung mit KI eigentlich?
Wenn wir davon sprechen, Exact Online mit KI zu automatisieren, meinen wir nicht, Ihr ERP-System zu ersetzen. Wir meinen eine dialogorientierte Oberfläche darüber. Statt durch Menüs zu navigieren, Formulare auszufüllen und durch Bildschirme zu klicken, sagen Sie einem KI-Assistenten, was Sie brauchen — und er führt die Aufgabe für Sie in Exact Online aus. Sehen Sie sich unsere komplette Übersicht der Exact Online KI-Integration mit allen unterstützten Tools an.
Möglich wird das durch das Model Context Protocol (MCP), einen offenen Standard, der KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot und Claude mit externen Systemen verbindet. Ledger Botje fungiert als MCP-Server und schlägt die Brücke zwischen Ihrem KI-Assistenten und Exact Online.
Warum automatisieren?
Drei überzeugende Gründe, Ihre Exact Online-Abläufe zu automatisieren:
Zeit sparen
Routineaufgaben wie das Anlegen von Aufträgen, das Buchen von Lieferungen, das Prüfen von Beständen und das Erstellen von Berichten kosten jede Woche Stunden. Mit KI schrumpfen diese Aufgaben auf einen einzigen Satz. Unsere Nutzer berichten von einer Zeitersparnis von 5–10 Stunden pro Woche in der Verwaltung.
Fehler reduzieren
Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Falsche Artikelnummern, vertauschte Ziffern, fehlende Felder — Fehler, deren Korrektur Zeit und Geld kostet. Die KI prüft Ihre Eingaben, achtet auf Konsistenz und stellt Rückfragen, wenn etwas unklar ist.
Schneller entscheiden
Wenn Sie fragen können "Wie hoch ist unser aktueller Bestandswert?" oder "Welche Kunden sind überfällig?" und sofort eine Antwort erhalten, treffen Sie bessere Entscheidungen. Kein Warten mehr darauf, dass jemand einen Bericht zieht.
Welche Prozesse können Sie automatisieren?
Ledger Botje bietet 284 MCP-Tools, die praktisch jeden Bereich von Exact Online abdecken. Hier eine Übersicht dessen, was Sie automatisieren können:
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Verkauf | Aufträge anlegen/ändern/suchen, Lieferungen buchen, Rechnungen erstellen |
| Einkauf | Bestellungen anlegen, Wareneingänge buchen, Lieferanten verwalten |
| Lagerbestand | Bestand prüfen, zwischen Lagern umbuchen, Chargen/Seriennummern verwalten |
| Finanzen | Offene Rechnungen, Bankbuchungen, Sachkonten, Zahlungsbedingungen |
| CRM | Konten, Kontakte, Adressen, Verkaufschancen und Angebote verwalten |
| Fertigung | Fertigungsaufträge, Materialentnahmen, Fertigmeldungen, Stücklistenverwaltung |
| Projekte | Projekte anlegen/ändern, Zeiten und Kosten erfassen, Planung verwalten |
Eine vollständige Übersicht automatisierbarer Prozesse finden Sie in unserem Artikel über 5 Arbeitsprozesse, die Sie automatisieren können.
So funktioniert die Verbindung: 3 Schritte
Die Einrichtung der Automatisierung mit KI dauert weniger als fünf Minuten:
Schritt 1: Ledger Botje-Konto erstellen
Gehen Sie zur Preisseite und wählen Sie einen Tarif. Der Basic-Tarif (€39/Monat) umfasst Lesezugriff, der Advanced-Tarif (€59/Monat) ergänzt vollen Schreibzugriff für echte Automatisierung.
Schritt 2: Exact Online verbinden
Während des Onboardings verbinden Sie Ihre Exact Online-Verwaltung per OAuth. Sie melden sich bei Exact Online an und erteilen die Berechtigung — Ledger Botje sieht Ihr Passwort niemals.
Schritt 3: MCP-Server in Ihrem KI-Tool hinzufügen
Kopieren Sie die URL des MCP-Servers in die Einstellungen Ihres KI-Assistenten. Eine ausführliche Anleitung finden Sie auf der Seite zur MCP-Einrichtung. Sobald die Verbindung steht, können Sie sofort Befehle geben.
Welche KI-Tools funktionieren mit Ledger Botje?
Jedes KI-Tool, das das MCP-Protokoll unterstützt, kann sich verbinden. Die beliebtesten Optionen:
- ChatGPT — der meistgenutzte KI-Assistent, ideal für schnelle Aufgaben und dialogorientierte Abfragen
- Microsoft Copilot — ideal, wenn Ihre Organisation bereits Microsoft 365 einsetzt
- Claude — stark bei komplexen Analysen, langen Gesprächen und strukturierter Ausgabe
Weitere unterstützte Tools sind Google Gemini, Mistral, Perplexity und Grok.
Beispiele aus der Praxis
Hier einige Beispiele dessen, was unsere Nutzer täglich automatisieren:
- "Erstelle einen Verkaufsauftrag für den Kunden Bakker BV: 100 Stück FLOUR-WH, 50 Stück SUGAR-FN."
- "Was sind meine Top 10 der meistverkauften Artikel in diesem Quartal?"
- "Buche 200 Stück des Artikels PACK-LG vom Lager Amsterdam in das Lager Rotterdam um."
- "Zeige mir alle Eingangsrechnungen des letzten Monats, die noch offen sind."
- "Erstelle einen Fertigungsauftrag über 1.000 Stück des Artikels FRAME-STL."
Legen Sie noch heute los
Exact Online mit KI zu automatisieren ist kein Zukunftsversprechen — es funktioniert heute, und die Einrichtung dauert nur Minuten. Konfigurieren Sie die MCP-Verbindung, wählen Sie Ihr bevorzugtes KI-Tool und sparen Sie jede Woche Stunden. Testen Sie es 30 Tage kostenlos über die Preisseite.
Lesen Sie auch, wie Sie Managementberichte mit KI erstellen, oder informieren Sie sich über die Unterschiede zwischen MCP und der Exact Online API. Neu bei KI? Beginnen Sie mit unserem KI-Einstiegsleitfaden für den Mittelstand.