Offene Rechnungen mit ChatGPT: schneller Einblick in Ihre Debitoren
Als Buchhalter oder Finanzmitarbeiter verbringen Sie regelmäßig Zeit damit, offene Rechnungen in Exact Online abzufragen. Mit einem KI-Assistenten wie ChatGPT geht das um ein Vielfaches schneller. In diesem Artikel zeigen wir fünf Praxisbeispiele, wie Sie offene Rechnungen per KI abfragen - inklusive der genauen Prompts und dessen, was Sie erwarten können.
Beispiel 1: alle überfälligen Rechnungen abfragen
Die direkteste Frage für das Debitorenmanagement:
"Welche Rechnungen sind über das Fälligkeitsdatum hinaus?"
Die KI nutzt das Tool financial_outstanding_get und filtert automatisch auf Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist. Sie erhalten eine Übersicht mit Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag und der Anzahl der Verzugstage. Das erspart Ihnen das manuelle Setzen von Filtern in Exact Online.
Beispiel 2: Debitorenanalyse nach Altersklassen
Für einen tieferen Einblick in Ihr Debitorenportfolio:
"Gib mir eine Altersstrukturübersicht aller offenen Rechnungen, gruppiert nach 30 Tagen"
Die KI ruft alle offenen Posten ab und gruppiert sie in Kategorien: 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und älter als 90 Tage. Sie sehen sofort, wo die größten Risiken liegen und welche Kunden strukturell zu spät zahlen.
Beispiel 3: monatliche Summen vergleichen
Für periodische Berichte fragen Sie:
"Wie hoch ist der Gesamtbetrag der offenen Rechnungen pro Monat für das letzte halbe Jahr?"
Die KI analysiert die Rechnungsdaten und gruppiert die Beträge nach Monat. So erkennen Sie Trends: steigt der offene Betrag oder sinkt er? Das hilft Ihnen bei der Cashflow-Prognose und beim rechtzeitigen Nachjustieren Ihrer Inkassopolitik.
Beispiel 4: Top-10-Debitoren identifizieren
Möchten Sie wissen, wo der größte Teil Ihres offenen Betrags liegt?
"Wer sind meine Top-10-Debitoren auf Basis des offenen Betrags?"
Die KI ordnet Ihre Kunden nach dem gesamten offenen Betrag und zeigt die Top 10. Pro Kunde sehen Sie die Anzahl offener Rechnungen, den Gesamtbetrag und das durchschnittliche Zahlungsziel. Das ist essenziell für die Risikoanalyse und das Priorisieren Ihrer Folgemaßnahmen.
Beispiel 5: Mahnübersicht erstellen
Für den effizienten Versand von Zahlungserinnerungen:
"Welche Kunden haben Rechnungen, die mehr als 14 Tage überfällig sind und noch keine Erinnerung erhalten haben?"
Die KI kombiniert die Informationen aus financial_outstanding_get und filtert anhand Ihrer Kriterien. Sie erhalten eine Aktionsliste mit Kunden, die Sie kontaktieren sollten, inklusive der relevanten Rechnungsnummern und Beträge. Das macht Ihren Mahnprozess strukturierter und verhindert, dass Rechnungen zu lange offen bleiben.
Loslegen mit offenen Rechnungen per KI
Diese fünf Beispiele zeigen, wie leistungsfähig die Kombination aus KI und Exact Online für das Debitorenmanagement ist. Möchten Sie mehr Beispiel-Prompts? Sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek an oder lesen Sie, wie Sie offene Rechnungen über ChatGPT abfragen - dort finden Sie eine ausführlichere Anleitung.
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Was diese fünf gemeinsam haben
Alle fünf sind Fragen, die Sie in Exact Online beantworten könnten - darum geht es nicht. Es geht darum, dass jede dort einen eigenen Filter, Bericht oder Export verlangt, und dass Sie diese Handgriffe nicht für eine Frage machen, die in zehn Sekunden beantwortet sein soll.
Also arbeiten Sie mit Annahmen. Sie glauben zu wissen, wer strukturell zu spät zahlt. Diese fünf Fragen ersetzen die Annahme durch eine Zahl, und das ist der eigentliche Ertrag - nicht die gesparten Minuten.
Von der Zahl zum Gespräch
Eine Debitorenübersicht ist ein Zwischenschritt. Die Frage danach lautet: wen rufen Sie an, und weswegen? Zwei Nachfragen, die das schärfen:
"Welche dieser Kunden zahlen strukturell zu spät, und bei welchen ist es das erste Mal?" Bei der ersten Gruppe geht es um den Prozess, bei der zweiten um diese eine Rechnung.
"Setzen Sie die offenen Beträge ins Verhältnis zum Jahresumsatz dieses Kunden." Ein offener Betrag wiegt bei einem Kunden mit zehnfachem Umsatz anders.
Worauf Sie achten sollten
Eine Zusammenfassung trifft Entscheidungen. Bevor Sie aufgrund einer Antwort anrufen oder mahnen, sehen Sie sich die zugrunde liegenden Rechnungen an. Ist eine Gutschrift verrechnet? Läuft eine Ratenvereinbarung? Dieser Kontext steckt nicht selbstverständlich in einer Summe.
Stichtag. "Offen" ist eine Momentaufnahme. Bei einer Zahlung von heute Morgen kann die Antwort leicht hinterherhinken; prüfen Sie in Exact Online, bevor Sie jemanden auf einen bereits eingegangenen Betrag ansprechen.
Entwurf, kein Versand. Der Ton einer Mahnung ist eine Beziehungsentscheidung. Lassen Sie einen Entwurf erstellen und lesen Sie ihn.
Wie weiter
Zum Weiterautomatisieren lesen Sie, wie Sie Mahnungen aus Ihrer Buchhaltung schreiben lassen. Mehr Fragen stehen in der Prompt-Bibliothek.