Offene Rechnungen mit ChatGPT: schneller Einblick in Ihre Debitoren
Als Buchhalter oder Finanzmitarbeiter verbringen Sie regelmäßig Zeit damit, offene Rechnungen in Exact Online abzufragen. Mit einem KI-Assistenten wie ChatGPT geht das um ein Vielfaches schneller. In diesem Artikel zeigen wir fünf Praxisbeispiele, wie Sie offene Rechnungen per KI abfragen - inklusive der genauen Prompts und dessen, was Sie erwarten können.
Beispiel 1: alle überfälligen Rechnungen abfragen
Die direkteste Frage für das Debitorenmanagement:
"Welche Rechnungen sind über das Fälligkeitsdatum hinaus?"
Die KI nutzt das Tool receivables.outstanding und filtert automatisch auf Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist. Sie erhalten eine Übersicht mit Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag und der Anzahl der Verzugstage. Das erspart Ihnen das manuelle Setzen von Filtern in Exact Online.
Beispiel 2: Debitorenanalyse nach Altersklassen
Für einen tieferen Einblick in Ihr Debitorenportfolio:
"Gib mir eine Altersstrukturübersicht aller offenen Rechnungen, gruppiert nach 30 Tagen"
Die KI ruft alle offenen Posten ab und gruppiert sie in Kategorien: 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und älter als 90 Tage. Sie sehen sofort, wo die größten Risiken liegen und welche Kunden strukturell zu spät zahlen.
Beispiel 3: monatliche Summen vergleichen
Für periodische Berichte fragen Sie:
"Wie hoch ist der Gesamtbetrag der offenen Rechnungen pro Monat für das letzte halbe Jahr?"
Die KI analysiert die Rechnungsdaten und gruppiert die Beträge nach Monat. So erkennen Sie Trends: steigt der offene Betrag oder sinkt er? Das hilft Ihnen bei der Cashflow-Prognose und beim rechtzeitigen Nachjustieren Ihrer Inkassopolitik.
Beispiel 4: Top-10-Debitoren identifizieren
Möchten Sie wissen, wo der größte Teil Ihres offenen Betrags liegt?
"Wer sind meine Top-10-Debitoren auf Basis des offenen Betrags?"
Die KI ordnet Ihre Kunden nach dem gesamten offenen Betrag und zeigt die Top 10. Pro Kunde sehen Sie die Anzahl offener Rechnungen, den Gesamtbetrag und das durchschnittliche Zahlungsziel. Das ist essenziell für die Risikoanalyse und das Priorisieren Ihrer Folgemaßnahmen.
Beispiel 5: Mahnübersicht erstellen
Für den effizienten Versand von Zahlungserinnerungen:
"Welche Kunden haben Rechnungen, die mehr als 14 Tage überfällig sind und noch keine Erinnerung erhalten haben?"
Die KI kombiniert die Informationen aus receivables.outstanding und filtert anhand Ihrer Kriterien. Sie erhalten eine Aktionsliste mit Kunden, die Sie kontaktieren sollten, inklusive der relevanten Rechnungsnummern und Beträge. Das macht Ihren Mahnprozess strukturierter und verhindert, dass Rechnungen zu lange offen bleiben.
Loslegen mit offenen Rechnungen per KI
Diese fünf Beispiele zeigen, wie leistungsfähig die Kombination aus KI und Exact Online für das Debitorenmanagement ist. Möchten Sie mehr Beispiel-Prompts? Sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek an oder lesen Sie, wie Sie offene Rechnungen über ChatGPT abfragen - dort finden Sie eine ausführlichere Anleitung.
Noch kein Ledger Botje Konto? Sehen Sie sich die Abonnements an und starten Sie noch heute damit, Ihre offenen Rechnungen intelligent über ChatGPT abzufragen.