Ist es sicher, Exact Online mit KI zu verbinden?

Wie erhält Ledger Botje Zugriff auf meine Verwaltung?

In zwei Schritten. Ihr KI-Assistent verbindet sich über OAuth 2.1 mit verpflichtendem PKCE mit Ledger Botje; Ledger Botje verbindet sich über OAuth 2.0 mit Exact Online. Sie melden sich bei Exact Online an und erteilen dort die Zustimmung; Ledger Botje erhält ein Token und sieht Ihr Passwort nie. Dieses Token ist an Ihr Konto und Ihre Verwaltungen gebunden und jederzeit in Exact Online widerrufbar.

• Keine Passwörter: die Anbindung arbeitet ausschließlich mit Tokens von Exact Online.
• PKCE schützt den Autorisierungsablauf vor dem Abfangen des Authorization Code.
• Der Widerruf erfolgt ohne unser Zutun, direkt aus Ihrer Exact Online-Umgebung.
• Der gesamte Verkehr läuft über HTTPS/TLS, auch zwischen KI-Assistent und MCP-Server.

Kann die KI einfach Dinge in meiner Buchhaltung ändern?

Standardmäßig nicht. Ein Basic-Abonnement ist vollständig nur lesend: der MCP-Server gibt dann ausschließlich Lese-Tools zurück, und Schreibaktionen existieren im Werkzeugkasten, den die KI sieht, schlicht nicht. Schreibzugriff ist eine bewusste Entscheidung, die der Inhaber der Verwaltung aktiviert. Während der 14-tägigen Testphase laufen Sie auf Advanced-Niveau, Schreiben ist dort also möglich, sobald Sie es aktivieren.

Von den 298 verfügbaren MCP-Tools sind 123 nur lesend und 175 schreibend. Ist der Schreibzugriff aus, erscheinen diese 175 Schreib-Tools nicht in tools/list - die KI kann sie also nicht aufrufen, auch nicht versehentlich.

• Basic: nur lesen. Advanced: lesen und schreiben, pro Verwaltung aktivierbar.
• Deaktivierte Schreib-Tools werden dem KI-Assistenten gar nicht angeboten.
• Jeder Tool-Aufruf wird mit Zeitpunkt, Benutzer und Begründung protokolliert.

Kann ich pro Kollege festlegen, was die KI darf?

Ja. Tool-Rechte liegen in Ebenen, die jeweils nur einschränken, nie erweitern können. Der Administrator Ihrer Organisation legt zuerst fest, welche Tools das Unternehmen insgesamt nutzen darf; das gilt in allen Ihren Verwaltungen. Innerhalb davon kann er pro Kollege einen kleineren Satz freigeben. Ein Kollege ohne eigene Einstellung erbt die Unternehmensfreigabe, ein neuer Mitarbeiter startet also sofort mit dem richtigen Satz. Zusätzlich können Sie pro KI-Verbindung eine Auswahl treffen, zum Beispiel für einen gemeinsam genutzten Agenten, der nur nachschlagen darf.

Die Rechte werden auf dem Server durchgesetzt, nicht in der Oberfläche: Ein nicht freigegebenes Tool wird dem KI-Assistenten nicht angeboten und lässt sich auch nicht über einen Umweg aufrufen. Dieselbe Grenze gilt in der App selbst: Wer ein Tool nicht nutzen darf, kann auch die zugehörige Tabelle nicht einsehen. Können die Rechte aus technischen Gründen nicht gelesen werden, veröffentlicht der Server gar keine Tools statt aller.

• Unternehmensfreigabe, Freigabe pro Kollege und Auswahl pro KI-Verbindung, die sich nur gegenseitig einschränken können.
• Eine fertige Backoffice-Voreinstellung schließt Finanz-Tools als ganze Familie aus.
• Pro Tool sehen Sie, welche Kollegen es nutzen dürfen.
• Administrator ist standardmäßig der erste aktive Abonnent; Sie können selbst Administratoren benennen.
• Gut zu wissen: Rechte gelten pro Tool, nicht pro Feld, und jeder Kollege benötigt ein eigenes Abonnement.

Kann ich für einen Kollegen Nur-Lesen erzwingen?

Ja. Neben der persönlichen Einstellung für den Schreibzugriff kann der Administrator pro Kollege Nur-Lesen erzwingen. Dieser Kollege kann den Schreibzugriff dann nicht selbst wieder aktivieren: Die Änderung wird auf dem Server abgelehnt, nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet.

Nur-Lesen wird an zwei Stellen geprüft. Die Schreib-Tools verschwinden aus der Liste, die der KI-Assistent sieht, und jedes Schreib-Tool prüft beim Aufruf noch einmal selbst, ob Schreiben erlaubt ist. So wird auch ein KI-Client abgewiesen, der noch eine ältere Tool-Liste im Speicher hat und trotzdem eine Schreibaktion versucht.

• Pro Kollege vom Administrator der Organisation einstellbar.
• Der Kollege kann es nicht selbst rückgängig machen.
• Doppelte Prüfung: nicht angeboten und beim Aufruf abgelehnt.

Wo liegen meine Daten und was wird aufbewahrt?

Ledger Botje hält einen verschlüsselten Cache Ihrer Exact Online-Daten vor, um schnell antworten zu können, ohne bei jeder Frage die Exact Online-API zu belasten. Dieser Cache liegt auf Servern innerhalb der EU und wird automatisch synchronisiert. Widerrufen Sie die Anbindung, werden die gespeicherten Daten gelöscht.

• Hosting innerhalb der EU (Niederlande), bei Scaleway.
• Zahlungen laufen über Mollie; wir speichern selbst keine Zahlungsdaten.
• Protokolle der Tool-Aufrufe werden 180 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
• Es werden keine niederländischen Sozialversicherungsnummern (BSN) verarbeitet.

Werden meine Unternehmensdaten zum Training von KI-Modellen genutzt?

Von uns nicht. Ledger Botje verwendet Ihre Exact Online-Daten ausschließlich, um Ihre Fragen zu beantworten und die von Ihnen gewünschten Aktionen auszuführen. Was Ihr KI-Assistent mit dem Gespräch macht, bestimmen die Einstellungen und Bedingungen dieses Anbieters - eine separate Entscheidung außerhalb von Ledger Botje.

Diese Unterscheidung ist wichtig: die Anbindung liefert die Daten, der KI-Assistent bestimmt die Darstellung. Wenn Sie sicher sein wollen, dass Gespräche nicht zum Training verwendet werden, prüfen Sie die Richtlinien von ChatGPT, Claude, Copilot oder dem von Ihnen genutzten Assistenten.

Was, wenn jemand schädliche Anweisungen in meinen Daten versteckt?

Das nennt sich Prompt Injection: Text in etwa einer Rechnungsbeschreibung oder einem Kundennamen, der dem KI-Assistenten Anweisungen geben soll. Das Risiko ist real, sobald eine KI Ihre Daten liest und zugleich handeln kann, und es verdient eine ehrliche Antwort: keine Anbindung kann das vollständig ausschließen.

Was Ledger Botje strukturell dagegen tut, ist die Reichweite begrenzen. Die KI kann nur Tools aufrufen, die der MCP-Server anbietet, nur innerhalb der Verwaltungen, die Sie freigegeben haben, und nur wenn der Schreibzugriff bewusst aktiviert ist. Jeder Aufruf wird protokolliert, sodass im Nachhinein nachvollziehbar ist, was passiert ist.

• Standardmäßig nur lesend bedeutet, dass eingeschleuste Anweisungen nichts ändern können.
• Die KI kann keine beliebigen API-Aufrufe machen, nur die angebotenen Tools.
• Vollständiger Audit-Trail der Tool-Aufrufe, 180 Tage aufbewahrt.
• Empfehlung: Schreibaktionen mit finanzieller Auswirkung durch einen Menschen bestätigen lassen.

Erhalte ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja. Zu jedem Abonnement gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, den Sie online selbst erstellen und als PDF herunterladen. Er umfasst die Verarbeitungszwecke, die Unterauftragsverarbeiter, die Aufbewahrungsfristen und die Vereinbarungen zu Datenschutzverletzungen.

Für die Verarbeitung wurde außerdem eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt. Die Aufbewahrungsfristen auf dieser Seite ergeben sich unmittelbar aus den daraus abgeleiteten Maßnahmen.