Einen neuen Lieferanten in Exact Online anzulegen klingt einfach — bis Sie es tun. Hauptmaske, Kontaktdaten, Bankkonto, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, Steuereinstellungen, Artikelverknüpfungen. Zehn Felder, drei Reiter, fünf Minuten Klickarbeit. Und danach müssen Sie es hoffentlich nie wieder anfassen — nur gibt es eben neue Ansprechpartner, die IBAN ändert sich und…
Ein KI-Assistent verkürzt das auf einen einzigen Prompt. In diesem Artikel: wie Sie Lieferanten in Exact Online per natürlicher Sprache verwalten und welche Kreditorenroutinen dadurch leichter werden.
Einen Lieferanten in einem Prompt anlegen
"Lege einen neuen Lieferanten an: VanDijk Verpackungen GmbH, Handelsregister 12345678, USt-IdNr. NL001234567B01, Adresse Industrieweg 5, 1234 AB Almere, Zahlungsziel 30 Tage, IBAN NL12 RABO 0123 4567 89, Ansprechpartner Henk Jansen henk@vandijk.nl 06-12345678."
Die KI ruft nacheinander die passenden MCP-Tools auf: accounts_create, accounts_addresses_create, crm_bankaccounts_create und accounts_contacts_create. Sie erhalten eine einzige Bestätigung mit der neuen Kontonummer.
Bankkonto ändern nach einem Phishing-Hinweis
Ein Lieferant meldet, dass sich sein Bankkonto geändert hat. Das ist einer der risikoreichsten Betrugsmomente überhaupt (BEC, Business E-Mail Compromise). Gehen Sie bewusst vor:
"Zeige das aktuelle Bankkonto und die Zahlungshistorie des Lieferanten VanDijk Verpackungen."
Verifizieren Sie telefonisch über eine bereits bekannte Nummer. Danach:
"Füge bei VanDijk Verpackungen ein neues Bankkonto hinzu: NL98 INGB 0987 6543 21, und deaktiviere das alte."
Die KI bestätigt jeden Schritt, sodass ein Audit-Trail der Änderung entsteht.
Ansprechpartner aktuell halten
Bei größeren Lieferanten verlassen Ansprechpartner das Unternehmen. Ein aufgeräumtes CRM erspart viel unnötiges Hin und Her:
"Welche Ansprechpartner bei unseren Top-10-Lieferanten (nach Einkaufsvolumen 2025) wurden seit 12 Monaten nicht aktualisiert?"
Ein jährlicher Aufräumlauf sorgt dafür, dass Ihre E-Mails weiterhin echte Menschen erreichen.
Preise je Lieferant und Artikel
Viele Artikel haben mehrere mögliche Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen. Die items_suppliers_*-Tools verknüpfen Artikel mit Lieferanten. Fragen Sie:
"Welche Lieferanten können Artikel A1001 liefern? Zeige Einkaufspreis und Mindestbestellmenge."
Für dringende Bestellungen: "Welcher Lieferant hatte beim letzten Mal die kürzeste Lieferzeit für A1001?" — die KI kombiniert items_suppliers_* mit historischen Bestelldaten. Siehe auch Bestellungen mit KI anlegen.
Kreditorenanalyse: wohin fließt Ihr Geld?
Fragen, die jede Quartalsanalyse lohnenswert machen:
"Gib die Top 20 der Lieferanten nach Einkaufsvolumen 2025, mit ihrem prozentualen Anteil an den Gesamtausgaben."
"Welche Lieferanten sind in Q2 2026 gegenüber Q1 um mehr als 30 % gewachsen?"
"Welche Lieferanten hatten in den letzten 6 Monaten keine Einkaufsaktivität, sind aber noch als aktiv markiert?"
Einkaufskonzentration, Wachstumssignale und Aufräumkandidaten in drei Fragen.
Kreditorenposition und Zahlungsplanung
"Welche offenen Eingangsrechnungen werden diesen Monat fällig, gruppiert nach Lieferant?"
Mit dieser Übersicht planen Sie Ihre SEPA-Zahlungen effizient. Kombinieren Sie das mit Cashflow-Prognose mit KI für eine vollständige Kreditorenroutine.
Tipps für eine saubere Lieferantenverwaltung
- Tragen Sie Handelsregister- und Umsatzsteuernummern immer ein — unerlässlich für automatisierte Prüfungen und Compliance.
- Legen Sie ein Verfahren für IBAN-Änderungen fest: immer telefonisch über eine bereits bekannte Nummer verifizieren.
- Führen Sie quartalsweise einen Aufräum-Prompt aus — das verhindert, dass die Lieferantenliste unübersichtlich wird.
- Dokumentieren Sie Absprachen (Zahlungsbedingungen, Rabatte) in einem Notizfeld, damit andere sie wiederfinden.
So starten Sie
Die Kreditorenverwaltung wird oft stiefmütterlich behandelt; dabei sind Fehler hier teuer. Eine falsche IBAN, eine fehlende USt-IdNr., ein doppelt angelegter Lieferant — im Nachhinein alles schmerzhaft. Ein KI-Assistent, der Ihre Arbeit strukturiert, hilft bei allen drei Punkten. Folgen Sie der MCP-Einrichtungsanleitung, sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek an und lesen Sie außerdem Eingangsrechnungen mit KI verarbeiten.