Een nieuwe leverancier aanmaken in Exact Online klinkt simpel — tot je het doet. Hoofdscherm, contactgegevens, bankrekening, contactpersoon, betaalcondities, BTW-instellingen, artikellinks. Tien velden, drie tabbladen, vijf minuten klikwerk. En dan moet je het hopelijk nooit meer doen, behalve dat je wel nieuwe contactpersonen hebt en de IBAN wijzigt en…
Met een AI-assistent verkort je dit naar één prompt. In dit artikel: hoe je leveranciers in Exact Online beheert via natuurlijke taal, en welke crediteuren-routines daardoor makkelijker worden.
Een leverancier aanmaken in één gesprek
"Maak een nieuwe leverancier aan: VanDijk Verpakkingen BV, KvK 12345678, BTW NL001234567B01, adres Industrieweg 5 1234 AB Almere, betalingstermijn 30 dagen, IBAN NL12 RABO 0123 4567 89, contactpersoon Henk Jansen henk@vandijk.nl 06-12345678."
De AI roept achtereenvolgens de juiste MCP-tools aan: accounts_create, accounts_addresses_create, crm_bankaccounts_create en accounts_contacts_create. Je krijgt één bevestiging met het nieuwe relatienummer.
Bankrekening wijzigen na een phishing-incident
Een leverancier laat weten dat hun bankrekening is gewijzigd. Dit is één van de risicovolste momenten voor fraude (BEC, business e-mail compromise). Doe het bewust:
"Toon de huidige bankrekening en betalingshistorie van leverancier VanDijk Verpakkingen."
Verifieer telefonisch via een eerder bekend nummer. Dan pas:
"Voeg een nieuwe bankrekening toe aan VanDijk Verpakkingen: NL98 INGB 0987 6543 21, en deactiveer de oude."
De AI bevestigt elke stap zodat er een audit-spoor is van de wijziging.
Contactpersonen op orde houden
Bij grotere leveranciers verlaten contactpersonen weleens het bedrijf. Een opgeruimd CRM scheelt veel onnodig heen-en-weer:
"Welke contactpersonen bij onze top-10 leveranciers (op inkoopvolume 2025) zijn de afgelopen 12 maanden niet bijgewerkt?"
Eens per jaar een opschoonactie en je verstuurt geen e-mails meer naar inactieve adressen.
Prijzen per leverancier per artikel
Veel artikelen hebben meerdere mogelijke leveranciers met verschillende prijzen. De items_suppliers_* tools koppelen artikelen aan leveranciers. Vraag:
"Welke leveranciers leveren artikel A1001? Met inkoopprijs en minimale afnamehoeveelheid."
Bij een spoedbestelling: "Welke leverancier had vorige keer de snelste levertijd voor A1001?" — de AI combineert items_suppliers_* met historische inkooporderdata. Lees ook inkooporders aanmaken met AI.
Crediteurenanalyse: waar gaat je geld heen?
Vragen die elke kwartaalanalyse waardevol maken:
"Geef de top 20 leveranciers op inkoopvolume 2025, met percentage van totale inkoop."
"Bij welke leveranciers is het inkoopvolume in Q2 2026 met meer dan 30% gestegen ten opzichte van Q1?"
"Welke leveranciers hebben in de afgelopen 6 maanden geen inkoopactiviteit gehad maar staan nog wel actief?"
Inkoopconcentratie, groeisignalen en opschoonkandidaten in drie vragen.
Crediteurenpositie en betaalplanning
"Welke openstaande inkoopfacturen vervallen deze maand, gegroepeerd per leverancier?"
Met dit overzicht plan je je SEPA-betalingen efficient. Combineer met cashflow voorspellen met AI voor een complete crediteurenroutine.
Tips voor een schone leveranciersadministratie
- Vul KvK en BTW-nummer altijd in — essentieel voor automatische controles en compliance.
- Stel een procedure op voor IBAN-wijzigingen: altijd telefonisch verifiëren via een eerder bekend nummer.
- Eens per kwartaal een opschoonprompt — voorkomt dat de leverancierslijst onoverzichtelijk wordt.
- Documenteer afspraken (betaalcondities, kortingen) in een notitieveld zodat ze ook voor anderen vindbaar zijn.
Aan de slag
Crediteurenbeheer is vaak ondergeschoven kindje; toch zijn fouten hier duur. Een verkeerde IBAN, een vergeten BTW-nummer, een dubbele leverancier — allemaal pijnlijk achteraf. Een AI-assistent die je structureert helpt op alle drie. Volg de MCP installatiehandleiding, bekijk de prompt bibliotheek en lees ook inkoopfacturen verwerken met AI.