Ein Zahlungslauf ist mit wenigen Klicks freigegeben. Ihn rückgängig zu machen ist eine andere Geschichte: Eine Zahlung, die bei der Bank liegt, bekommen Sie nur mit einer Bitte an den Lieferanten zurück. Deshalb lohnt es sich, die Liste kurz vor der Freigabe noch einmal durchzugehen — und genau diese Art von Prüfung erledigt ein KI-Assistent in einer Minute.
Was Sie vor dem Zahlen wissen wollen
- Steht etwas doppelt drin? Dieselbe Rechnung zweimal, oder zwei Rechnungen mit demselben Betrag kurz hintereinander.
- Fällt ein Betrag auf? Ein Lieferant, der normalerweise € 400 im Monat bekommt und jetzt € 4.000.
- Gibt es offene Gutschriften? Eine nicht verrechnete Gutschrift bedeutet, dass Sie faktisch zu viel zahlen.
- Stimmt die Kontonummer? Eine geänderte Kontonummer ist der klassische Weg für Rechnungsbetrug.
- Ist die Rechnung schon fällig, oder noch lange nicht? Früh zahlen kostet Liquidität.
Welche Daten der Assistent nutzt
| Was | Tool | Lesen oder schreiben |
|---|---|---|
| Zu zahlende Posten, nach Status und Fälligkeit | cashflow_payments_search, cashflow_payments_get | lesen |
| Alter der Verbindlichkeiten | financial_aging_payables | lesen |
| Eingangsrechnungen und frühere Zahlungen | purchasing_invoices_search, financial_purchase_search | lesen |
| Kontonummern der Lieferanten | crm_bankaccounts_search | lesen |
| Beschreibung oder Zahlungsreferenz ändern | cashflow_payments_update | schreiben |
Prompts, die funktionieren
- „Welche Zahlungen sind bis einschließlich Freitag fällig? Gruppiere je Lieferant und nenne die Summe.“
- „Stehen in dieser Liste Rechnungen doppelt, oder zweimal derselbe Betrag an denselben Lieferanten innerhalb von 30 Tagen?“
- „Welche Beträge weichen um mehr als 50 Prozent von den letzten drei Zahlungen an denselben Lieferanten ab?“
- „Gibt es offene Gutschriften dieser Lieferanten, die noch nicht verrechnet sind?“
- „Gib für jeden Lieferanten im Lauf die Kontonummer an, die in Exact Online hinterlegt ist.“
Exact Online ohne und mit KI-Anbindung
| Exact Online ohne KI-Anbindung | Exact Online mit Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Dubletten und auffällige Beträge | die Liste Zeile für Zeile durchgehen | nur die Abweichungen, mit Begründung |
| Gutschriften berücksichtigen | je Lieferant gesondert nachschlagen | in derselben Frage |
| Freigabe | in Exact Online oder bei der Bank | in Exact Online oder bei der Bank — empfohlen |
Wo die Grenze liegt
Es gibt ein Tool, das ausgewählte Zahlungen endgültig verarbeitet (cashflow_payments_process). Es funktioniert nur mit Advanced und wenn Schreiben erlaubt ist, und die Verarbeitung ist unumkehrbar. Unser Rat: Lassen Sie den Assistenten prüfen und geben Sie den Lauf selbst frei, in Exact Online oder in Ihrer Bankumgebung. Eine Kanzlei kann das Verarbeiten für Mitarbeiter auch abschalten, indem sie Nur-Lesen erzwingt.
Eine in Exact Online hinterlegte Kontonummer ist außerdem nicht automatisch die richtige. Bei einer geänderten Nummer rufen Sie den Lieferanten unter einer Nummer an, die Sie schon kannten — nicht unter der aus der Mail mit der Änderung.
Lesen Sie auch doppelte Rechnungen finden und Cashflow mit KI prognostizieren. Alle Tools stehen im Toolkatalog.