Die meisten Bestellungen sehen gleich aus. Derselbe Lieferant, dieselben wiederkehrenden Artikel, vorhersehbare Mengen. Trotzdem klicken Sie sich jedes Mal durch dieselben Masken, wählen dieselben Positionen und prüfen dieselben Konditionen. Zeitverschwendung — und anfällig für Tippfehler.
Mit einem KI-Assistenten über MCP legen Sie eine Bestellung in einem Satz oder einem kurzen Dialog an. In diesem Artikel: wie das geht, mit konkreten Beispielen für einmalige und wiederkehrende Bestellungen.
Die einfachste Bestellung
"Lege eine Bestellung beim Lieferanten VanDijk Verpackungen an für 500 Kartons Artikel D-500 und 200 Rollen Klebeband T-50, Wunschliefertermin 28. Juni."
Die KI ruft purchasing_orders_create und anschließend purchasing_orders_add_line auf, prüft, ob die Artikel existieren, und gibt die Bestellnummer zurück. Fünf Sekunden statt fünf Minuten.
Mit Validierung: Preise und Bestand
Bei größeren Bestellungen wollen Sie eine Validierung:
"Für unsere Bestandsauffüllung: lege eine Bestellung bei Westra Industries an für 1000 Stück A1001, 500 Stück A1002 und 250 Stück A1003. Verwende die vereinbarten Lieferantenpreise. Ergänze eine Wunschlieferzeit von 14 Tagen."
Die KI zieht die Lieferantenpreise automatisch aus der Tabelle items_suppliers und wendet sie an. Unerwartete Preiserhöhungen werden Ihnen zur Freigabe vorgelegt.
Bestellungen anhand von Mindestbeständen
Der wirkungsvollste Workflow: Lassen Sie die KI entscheiden, was bestellt werden muss.
"Welche Artikel liegen unter ihrem Mindestbestand? Schlage je Lieferant eine Bestellung vor, mit den Mengen, die nötig sind, um den Maximalbestand zu erreichen."
Die KI vergleicht den aktuellen Bestand (items_stock) mit den Min-/Max-Werten je Artikel, gruppiert nach Lieferant und präsentiert Bestellentwürfe. Sie müssen nur noch freigeben.
Eilbestellung: wer liefert am schnellsten?
Ein Kunde braucht morgen 50 Stück A1001, Sie haben 12 auf Lager. Fragen Sie:
"Welche Lieferanten können A1001 liefern und wie hoch war ihre durchschnittliche Lieferzeit in den letzten 6 Monaten?"
Die KI kombiniert items_suppliers mit historischen Wareneingangsdaten. Danach bestellen Sie beim schnellsten Lieferanten:
"Lege eine Bestellung bei Westra Industries an für 50 Stück A1001 mit Lieferung morgen und füge eine Notiz hinzu, dass es sich um eine Eilbestellung für den Kunden Bäckerei De Groot handelt."
Eine Bestellung korrigieren
Ein Fehler passiert? Kein Problem:
"Aktualisiere Position 2 der Bestellung PO-2026-0234: Menge von 200 auf 300 Stück."
Oder eine Position hinzufügen:
"Füge der Bestellung PO-2026-0234 eine Position hinzu: 50 Stück Artikel A1005 zum Standardpreis."
Bestellungen kommunizieren
Viele Lieferanten erwarten ein PDF per E-Mail. Der Versand selbst bleibt oft manuell, aber Sie können die KI einen sauberen E-Mail-Text entwerfen lassen:
"Entwirf eine E-Mail an den Lieferanten VanDijk mit der Bestellung PO-2026-0234 im Anhang. Erwähne, dass wir uns über eine Bestätigung der Lieferzeit von 14 Tagen freuen würden."
Von der Bestellung zum Wareneingang
Wenn die Ware eintrifft, verknüpfen Sie den Wareneingang direkt mit der Bestellung:
"Buche einen Wareneingang zur Bestellung PO-2026-0234: Position 1 vollständig 500 Stück, Position 2 teilweise 150 von 300. Der Rest bleibt offen."
Arbeiten Sie mit Chargen oder Seriennummern? Lesen Sie unseren Leitfaden zu Chargen- und Seriennummern.
Tipps für effizienten Einkauf
- Geben Sie Stammlieferanten kurze Spitznamen. "Westra" geht schneller als "Westra Industries GmbH mit USt-IdNr.…".
- Verwenden Sie Artikelnummern statt Beschreibungen — das verhindert Verwechslungen mit ähnlichen Artikeln.
- Fragen Sie regelmäßig "welche Bestellungen sind seit mehr als 30 Tagen ohne Wareneingang offen?" — vergessene offene Bestellungen verfälschen Ihre Bestandsplanung.
- Für die Analyse: kombinieren Sie das mit unserem Leitfaden zur Lieferantenverwaltung.
So starten Sie
Folgen Sie der MCP-Einrichtungsanleitung, sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek für weitere Beispiele an und lesen Sie auch Eingangsrechnungen mit KI verarbeiten, um den Kreditorenkreislauf zu schließen.