Belege und Anhänge in Exact Online mit KI verknüpfen

Von Frank Woutersen · November 4, 2026 · 7 Min. Lesezeit

TL;DR Über Ledger Botje kann ein KI-Assistent ein Dokument nach Exact Online hochladen und verknüpfen. Das geht auf zwei Wegen: vom Objekt aus (der Parameter document bei Bestellungen, Kundenaufträgen, Angeboten, Rechnungen, Wareneingängen, Lieferungen und Einkaufsretouren) oder vom Dokument aus (documents_link, für Relationen, Verkaufschancen, Projekte, Artikel und Buchungen). Jedes Tool liest die Verknüpfung bei Exact zurück und meldet, ob sie gelungen ist.

Eine Bestellung ohne Auftragsbestätigung, eine Bankbuchung ohne Beleg, ein Angebot, dessen technische Zeichnung separat in einer E-Mail liegt: In Exact Online gehört das Dokument zum Objekt, sonst sucht jemand bei der Prüfung oder beim Jahresabschluss danach. Über Ledger Botje kann ein KI-Assistent das Verknüpfen für Sie übernehmen. Seit November 2026 funktioniert das nicht nur bei Bestellungen, sondern bei fast jedem Objekt, an das Exact Online ein Dokument hängen kann.

Zwei Wege, ein Dokument zu verknüpfen

Exact Online kennt zwei Wege, und welchen Sie brauchen, hängt vom Objekt ab. Ein Dokument hat eigene Verknüpfungsfelder (Relation, Projekt, Buchung und mehr), für eine Bestellung oder ein Angebot aber keines: Dort sitzt das Feld Document an der Bestellung oder am Angebot selbst.

Objekt	Wie	Tool
Bestellung	Parameter `document` beim Anlegen oder Ändern	`purchasing_orders_create`, `purchasing_orders_update`
Kundenauftrag	Parameter `document`	`sales_orders_create`, `sales_orders_update`
Angebot	Parameter `document`	`crm_quotations_create`, `crm_quotations_update`
Verkaufsrechnung	Parameter `document`	`sales_invoices_create`, `sales_invoices_update`
Einkaufsrechnung	Parameter `document`	`purchases_invoices_create`, `purchases_invoices_update`
Wareneingang und Lieferung	Parameter `document`	`logistics_receipts_create`/`_update`, `logistics_deliveries_create`/`_update`
Einkaufsretoure	Parameter `document` beim Anlegen	`purchasing_returns_create`
Relation, Kontaktperson, Verkaufschance, Vertrag, Projekt, Artikel	Verknüpfungsfeld am Dokument	`documents_link`
Bank-, Kassen- oder Memorialbuchung	Verknüpfungsfeld am Dokument (die ganze Buchung)	`documents_upload` oder `documents_link`

Diese Unterscheidung müssen Sie sich nicht selbst merken: Die Toolbeschreibungen sagen dem Assistenten, welcher Weg zu welchem Objekt gehört.

Wie eine Datei nach Exact Online kommt

Zuerst muss die Datei selbst nach Exact Online. Das übernimmt documents_upload: Es legt ein Dokument an und hängt die Datei daran. Der Inhalt der Datei läuft bewusst nicht durch den Chat. Es gibt drei Quellen:

Temporäre Upload-URL. Der Assistent fordert mit documents_request_upload_url eine Adresse an und schickt die Datei per HTTP PUT dorthin. Das funktioniert in Clients, die selbst Anfragen stellen können, etwa ein Copilot Studio- oder Power Automate-Flow und die Code-Sandbox von Claude. Das Token ist 15 Minuten zum Hochladen gültig.
Die Upload-Seite in der Ledger Botje-App. Für Clients, die das nicht können, wie ChatGPT: Sie laden die Datei selbst hoch und geben dem Assistenten das Token.
Ein öffentlicher Link. Liegt die Datei bereits irgendwo online, holt der Server sie über fileUrl ab.

Ein Anhang, den Sie ins Chatfenster ziehen, kommt also nicht von selbst in Exact Online an. Das ist eine Eigenschaft der KI-Clients, nicht von Exact Online: Der Client gibt die Datei nicht an die Anbindung weiter.

Beispiel: Auftragsbestätigung an der Bestellung

Ein Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung als PDF. In einem Copilot-Flow oder in der Claude-Sandbox fragen Sie:

"Lade diese Auftragsbestätigung als Dokument hoch und verknüpfe sie mit Bestellung 2026-0412."

Der Assistent lädt die Datei hoch, erhält eine documentId zurück und ruft purchasing_orders_update mit document auf. Eine Änderung liefert in Exact Online keinen Inhalt zurück, daher liest das Tool die Bestellung danach aus und meldet documentLinked: true, wenn das Dokument wirklich daran hängt. Legen Sie die Bestellung neu an, geht es in einem Schritt: erst hochladen, dann purchasing_orders_create mit demselben document.

Beispiel: Belege an Bankbuchungen

Bei Bank-, Kassen- und Memorialbuchungen hängt ein Dokument an der Buchung als Ganzes, nicht an einer Zeile. Sie verknüpfen es über die Buchungs-ID (EntryID):

"Suche die Bankbuchung vom 12. Oktober an Bol.com und verknüpfe diesen Beleg damit."
"Hier sind fünf Belege von letzter Woche. Suche zu jedem Beleg die Bankbuchung mit demselben Betrag und Datum, zeige mir die Kombinationen und verknüpfe sie nach meiner Freigabe."

Lassen Sie sich bei mehreren Belegen erst die Kombinationen zeigen, bevor etwas verknüpft wird: Zwei Zahlungen über denselben Betrag am selben Tag kommen häufiger vor, als man denkt. Ein Dokument, das bereits in Exact Online liegt, aber nirgends hängt, verknüpfen Sie nachträglich mit documents_link.

Sehen Sie, ob es geklappt hat?

Jedes Tool prüft die Verknüpfung in Exact Online, statt anzunehmen, dass sie gelungen ist:

Die Tools mit dem Parameter document geben documentLinked zurück. Bei false wurde das Objekt gespeichert und nur die Verknüpfung nicht. Das Tool gibt dann eine Warnung und keinen Fehler aus, damit der Assistent nicht dieselbe Bestellung oder Rechnung ein zweites Mal anlegt.
documents_link liest die übergebenen Felder zurück und gibt verified sowie bei einer Abweichung mismatches zurück.

Die Verknüpfung mit Bestellungen ist in der Praxis getestet. Die anderen Objekte folgen der Dokumentation von Exact Online; der erste Aufruf zeigt an documentLinked, ob Exact Online sie übernimmt.

Was (noch) nicht geht

Aufgaben, Termine, Reklamationen, Serviceanfragen und Streckengeschäfte haben kein Schreib-Tool, daher verknüpft der Assistent dort nichts.
Eine Verknüpfung entfernen oder ein Dokument leeren macht documents_link bewusst nicht: Nur übergebene Felder werden gesetzt. Bestehende Verknüpfungen bleiben erhalten.
Hochladen und Verknüpfen sind Schreibaktionen: Dafür brauchen Sie Advanced, und Schreiben muss aktiviert sein.

Exact Online ohne und mit KI-Anbindung

	Exact Online ohne KI-Anbindung	Exact Online mit Ledger Botje (MCP)
Dokument an einer Bestellung	Bestellung öffnen, Anhang hinzufügen, Datei wählen	in der Anfrage, mit der Sie die Bestellung anlegen oder ändern
Belege an Bankbuchungen	pro Buchung suchen und einzeln anhängen	eine Anfrage, mit zuerst den Kombinationen
Kontrolle	selbst nachsehen	das Tool liest die Verknüpfung zurück und meldet das Ergebnis

Lesen Sie auch Einkaufsrechnungen mit KI verarbeiten und Bestellungen mit KI anlegen. Alle Dokument-Tools finden Sie im Tool-Katalog.

Häufig gestellte Fragen

Mit welchen Objekten in Exact Online kann ein KI-Assistent ein Dokument verknüpfen?

Mit Bestellungen, Kundenaufträgen, Angeboten, Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen, Wareneingängen, Lieferungen und Einkaufsretouren über den Parameter document des jeweiligen Tools. Mit Relationen, Kontaktpersonen, Verkaufschancen, Verträgen, Projekten, Artikeln, Finanzbuchungen sowie Auftrags-, Rechnungs- und Fertigungsauftragsnummern über das Tool documents_link.

Kann ich einen Anhang aus meinem Chatfenster direkt nach Exact Online schicken?

Nicht automatisch. Eine Datei, die Sie in den Chat einfügen, kommt nicht als Datei bei der Anbindung an. Die Datei geht über eine temporäre Upload-URL (für Clients, die selbst HTTP-Anfragen stellen können, etwa Copilot-Flows und die Claude-Sandbox), über die Upload-Seite in der Ledger Botje-App oder über einen öffentlich erreichbaren Link.

Woran erkenne ich, dass das Dokument wirklich verknüpft ist?

Nach dem Speichern liest das Tool das Objekt oder Dokument erneut bei Exact Online aus und meldet documentLinked oder verified. Steht dort false, wurde das Objekt angelegt, die Verknüpfung aber nicht; der Assistent kann es dann mit documents_link erneut versuchen.

Welches Abonnement brauche ich, um Dokumente zu verknüpfen?

Hochladen und Verknüpfen sind Schreibaktionen. Dafür brauchen Sie Advanced, und Schreiben muss in den Einstellungen aktiviert sein. Dokumente suchen und ansehen geht mit Basic.

Frank Woutersen

Frank Woutersen ist der Gründer von Ledger Botje und schreibt über KI, MCP und Exact Online. Er hilft Unternehmen, ihre Buchhaltung mit KI-Assistenten intelligenter zu führen.