Arbeiten Sie in der Lebensmittelbranche, Elektronik, Medizintechnik oder Kosmetik? Dann kennen Sie das: Chargen- und Seriennummern sind für die Rückverfolgbarkeit unverzichtbar — und zugleich eine Quelle endloser manueller Verwaltung. Eine einzige Nummer bei einem Wareneingang vergessen, und Ihre Rückverfolgungskette hat eine Lücke.
Exact Online unterstützt die Chargen- und Seriennummernverwaltung vollständig, doch die Bildschirme sind nicht immer schnell. Mit einem KI-Assistenten, der über MCP verbunden ist, erledigen Sie diese Aufgaben in natürlicher Sprache. In diesem Artikel: wie das funktioniert und in welchen Situationen es wirklich Zeit spart.
Chargennummer versus Seriennummer: der Unterschied
Eine Chargennummer identifiziert eine Gruppe identischer Artikel, die gemeinsam produziert oder eingekauft wurden — denken Sie an 500 Gläser Honig aus derselben Produktionscharge. Eine Seriennummer identifiziert ein einzelnes, eindeutiges Exemplar — zum Beispiel einen bestimmten Laptop mit einer eindeutigen MAC-Adresse.
In Exact Online gibt es pro Artikel eine Einstellung, die festlegt, ob er chargen-, serien- oder nicht nummernpflichtig ist. Ihr KI-Assistent berücksichtigt diese Einstellung automatisch.
Chargeneingang mit KI erfassen
Der klassische Ablauf: Ein Lieferant liefert 200 Stück A1001 in Charge B-2026-08. Ihr KI-Assistent erledigt das in einem einzigen Prompt:
"Buche einen Wareneingang für Bestellung PO-2026-0145, Zeile 1: 200 Stück Artikel A1001 auf Charge B-2026-08, haltbar bis 2027-08-01."
Unter der Haube ruft Ledger Botje zwei MCP-Tools auf: zuerst das Wareneingangs-Tool, danach das Chargen-Anlage-Tool. Die KI bestätigt die Eingangsnummer und die verknüpfte Charge.
Seriennummern bei der Montage
Produzieren Sie Geräte mit eindeutigen Nummern? Beim Abschluss eines Fertigungsauftrags fragt die KI nach den Seriennummern:
"Schließe Fertigungsauftrag PO-2026-088 ab. 10 Stück fertig mit den Seriennummern SN-2026-101 bis SN-2026-110."
Ledger Botje nutzt das manufacturing-orders-receipt-Tool und verknüpft jede Seriennummer automatisch mit dem richtigen Artikel. Kein manuelles Zeile-für-Zeile-Erfassen mehr.
Rückverfolgung beim Verkauf
Verkaufen Sie ein Produkt, muss klar sein, welche Charge oder welche Seriennummer an welchen Kunden ging. Ohne KI: mühsames Suchen über mehrere Bildschirme. Mit KI:
"Welche Kunden haben Artikel aus Charge B-2026-08 erhalten?"
Die KI durchsucht die Lieferungen, verknüpft Kunden und Beträge und präsentiert eine übersichtliche Liste. Entscheidend bei einer Rückrufaktion.
Rückruf-Szenario: eine Charge zurückholen
Angenommen: In Charge B-2026-08 gibt es einen Produktionsfehler. Sie haben eine Stunde Zeit, um alle Empfänger zu identifizieren, ein Anschreiben zu formulieren und Ihren Lagerbestand zu sperren. Mit Ihrem KI-Assistenten:
- "Nenne alle Kunden, die in den letzten 6 Monaten Charge B-2026-08 erhalten haben."
- "Wie viele Stück aus Charge B-2026-08 sind noch am Lager?"
- "Erstelle einen E-Mail-Entwurf für diese Kunden mit der Anweisung, die Charge zurückzusenden."
Was manuell einen halben Tag dauerte, ist in 15 Minuten erledigt — und alle Rückverfolgungsinformationen sind in Ihrer Verwaltung reproduzierbar.
Haltbarkeit überwachen
Für Lebensmittel und Pharma ist FIFO (first-in-first-out) oder FEFO (first-expired-first-out) Pflicht. Fragen Sie regelmäßig:
"Welche Chargen laufen innerhalb von 60 Tagen ab und wie hoch ist deren Bestandswert?"
Die KI durchsucht alle Chargen mit Haltbarkeitsdatum, sortiert sie und liefert Ihnen eine Aktionsliste. Kombinieren Sie das mit einer wöchentlichen Erinnerung für eine optimale Bestandsführung.
Seriennummernhistorie abrufen
Ein Kunde meldet sich mit einem Garantiefall zu einem bestimmten Gerät. Geben Sie der KI die Seriennummer:
"Wie lautet die vollständige Historie der Seriennummer SN-2026-104?"
Sie erhalten: Produktionsdatum, Chargennummern der verwendeten Komponenten, Lieferdatum an den Kunden und eventuelle Service-Ereignisse. In einer einzigen Frage, ohne einen einzigen Klick in Exact Online.
Wann lohnt sich das wirklich?
Unternehmen mit vielen SKUs und Chargen-/Seriennummernpflicht (Lebensmittelgroßhandel, Elektronik, Medizinprodukte) gewinnen am meisten. Wir sehen, dass Nutzer 30-50% der Zeit für rückverfolgungsbezogene Tätigkeiten einsparen. Unternehmen ohne Rückverfolgungspflicht können diese Tools ignorieren.
Bereit für die Einrichtung? Folgen Sie der MCP-Installationsanleitung und sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek für weitere Bestands- und Rückverfolgungsbeispiele an. Arbeiten Sie viel mit Fertigungsaufträgen? Lesen Sie auch Fertigungsaufträge verwalten mit KI.