Wer einen Webshop oder Abonnements hat, kennt das: Auf dem Kontoauszug steht ein Betrag von Mollie, Stripe oder Adyen, und dahinter stecken Dutzende Bestellungen, die Transaktionsgebühren und vielleicht eine Rückbuchung. Diesen Betrag aufzuteilen und abzugleichen ist genau die Arbeit, die einen Nachmittag kostet und aus der man nichts lernt.
Kann KI eine PSP-Auszahlung abgleichen?
Ja, in Schritten. Ein Assistent rechnet aus, welche offenen Rechnungen in der Auszahlung stecken, wie hoch die Gebühren sind und was nicht passt, und bereitet mit Advanced die Bankbuchung mit einer Zeile je Rechnung vor. Nach Ihrer Zustimmung gleicht er die Zahlungen mit den Rechnungen ab, einmal je Kunde — genau wie bei gewöhnlichen Kontoauszügen.
Warum eine Auszahlung keine Zahlung ist
Eine Auszahlung ist ein Nettobetrag: die Summe aller Kundenzahlungen einer Periode, abzüglich der Transaktionsgebühren, abzüglich etwaiger Rückbuchungen oder Erstattungen. Auf dem Kontoauszug steht nur diese eine Zahl. Die Details stehen im Auszahlungsbericht des Zahlungsanbieters, und der ist der erste Schritt.
Die Vorgehensweise
- Exportieren Sie den Auszahlungsbericht bei Mollie, Stripe oder Adyen (eine CSV- oder Excel-Datei je Auszahlung) und geben Sie ihn im Gespräch mit.
- Lassen Sie die Zeilen den offenen Posten zuordnen. Der Assistent sucht je Zahlung die Rechnung nach Kunde, Betrag und Bestell- oder Rechnungsnummer.
- Lassen Sie Gebühren und Differenzen berechnen. Wie hoch ist die Summe der Kundenzahlungen, was wurde ausgezahlt, und wo liegt die Differenz?
- Lassen Sie die Bankbuchung vorbereiten (Advanced): eine Zeile je Rechnung mit der Rechnungsnummer in Unsere Referenz und eine Zeile für die Gebühren.
- Lassen Sie nach Ihrer Zustimmung abgleichen mit
financial_entries_match: je Kunde die Bankzeile mit der Rechnung.
Welche Tools dazugehören
| Was | Tool | Lesen oder schreiben |
|---|---|---|
| Offene Posten abrufen | financial_outstanding_get, cashflow_receivables_search | lesen |
| Ausgangsrechnungen suchen | sales_invoices_search | lesen |
| Bestehende Bankbuchungen ansehen | financial_bank_search, financial_bank_get | lesen |
| Bankbuchung anlegen | financial_bank_create | schreiben |
| Zeile hinzufügen, mit Unsere Referenz | financial_bank_add_line | schreiben |
| Zahlung mit der Rechnung abgleichen | financial_entries_match | schreiben |
Prompts, die funktionieren
- „Hier ist die Mollie-Auszahlung vom 12. August. Welche offenen Rechnungen stecken darin, und welche Zahlungen kannst du keiner Rechnung zuordnen?“
- „Wie hoch ist die Differenz zwischen den Kundenzahlungen und dem ausgezahlten Betrag, und besteht sie vollständig aus Transaktionsgebühren?“
- „Bereite eine Bankbuchung im Mollie-Journal vor, mit einer Zeile je Rechnung und einer Zeile für die Gebühren auf 4920.“
Exact Online ohne und mit KI-Anbindung
| Exact Online ohne KI-Anbindung | Exact Online mit Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Auszahlung aufteilen | den Bericht des Anbieters Zeile für Zeile neben Exact legen | in einer Frage, mit den Abweichungen gesondert |
| Gebühren bestimmen | selbst ausrechnen | berechnet und als Buchungszeile vorgeschlagen |
| Abgleich | je Zeile in Exact Online suchen und verknüpfen | nach Ihrer Zustimmung, je Kunde in einem Schritt |
Wo es schiefgeht
- Erstattungen und Rückbuchungen verringern die Auszahlung, ohne dass eine Rechnung dahintersteht. Lassen Sie sie gesondert nennen.
- Zahlungen ohne Rechnung — etwa eine Bestellung, die noch nicht fakturiert ist. Die bleiben übrig; diese kurze Liste ist wertvoll.
- Währung — bei Zahlungen in einer anderen Währung entspricht der Betrag in der Auszahlung selten dem Rechnungsbetrag.
- Ein Verrechnungskonto — viele Unternehmen nutzen für den Zahlungsanbieter ein eigenes Journal oder Verrechnungskonto. Sagen Sie in Ihrer Frage, welches Sie verwenden.
Nachschlagen und Berechnen geht mit Basic; das Vorbereiten der Bankbuchung erfordert Advanced. Alle Tools stehen im Toolkatalog.