Eine doppelt gebuchte Eingangsrechnung ist ein stiller Fehler. Ihre Summen stimmen fast, die Buchung sieht normal aus, und erst beim Zahlungslauf oder bei einer Mail des Lieferanten stellt sich heraus, dass dieselbe Rechnung zweimal verarbeitet wurde — oder schlimmer, zweimal bezahlt. Genau diese Art von Suchen kann ein KI-Assistent gut.
Kann KI doppelte Rechnungen in Exact Online finden?
Ja. Mit einer Anbindung an Exact Online ruft der Assistent Ihre Eingangsrechnungen und Einkaufsbuchungen ab und vergleicht sie je Lieferant nach Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Was zweimal oder fast zweimal vorkommt, landet mit Begründung in einer Liste. Korrigieren tun Sie selbst: Der Assistent meldet, Sie entscheiden.
Wie doppelte Rechnungen entstehen
- Dasselbe PDF kommt zweimal an — einmal per Mail und einmal über die Scan-App, oder als Mahnung mit der Originalrechnung im Anhang.
- Zwei Kollegen verarbeiten dieselbe Rechnung.
- Eine Kopie mit anderer Nummer — der Lieferant schickt eine korrigierte Rechnung, die alte wurde aber nie gutgeschrieben.
- Ein Tippfehler in der Rechnungsnummer — für eine exakte Prüfung sind „2024-0153“ und „2024-153“ zwei verschiedene Rechnungen.
Die letzten beiden sind der Grund, warum eine einfache Prüfung auf exakt dieselbe Rechnungsnummer nicht reicht. Sie wollen auch die Beinahe-Dubletten sehen.
Welche Daten der Assistent nutzt
| Was | Tool | Worauf es achtet |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | purchasing_invoices_search | Lieferant, Rechnungsdatum, Ihre Referenz (die Nummer des Lieferanten) |
| Einkaufsbuchungen | financial_purchase_search, financial_purchase_get | Belegnummer, Lieferant, Betrag, Periode |
| Buchungszeilen | financial_transactions_search | Rechnungsnummer, Sachkonto, Betrag |
Prompts, die funktionieren
- „Suche in den Einkaufsbuchungen dieses Geschäftsjahres je Lieferant nach Rechnungen mit demselben Betrag innerhalb von 30 Tagen.“
- „Welche Eingangsrechnungen haben dieselbe Rechnungsnummer des Lieferanten, auch wenn sich Leerzeichen, Bindestriche oder führende Nullen unterscheiden?“
- „Zeige für jedes verdächtige Paar: Lieferant, beide Belegnummern, Beträge, Daten und ob beide bereits bezahlt sind.“
- „Führe dieselbe Prüfung für den Lieferanten Baustoffe Jansen über die letzten zwei Jahre durch.“
Fragen Sie immer nach der Begründung je Treffer. „Gleicher Betrag, sechs Tage Abstand, andere Rechnungsnummer“ beurteilen Sie anders als „exakt dieselbe Nummer“.
Exact Online ohne und mit KI-Anbindung
| Exact Online ohne KI-Anbindung | Exact Online mit Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Prüfung auf dieselbe Rechnungsnummer | beim Buchen, je Lieferant | über das ganze Geschäftsjahr, alle Lieferanten gleichzeitig |
| Beinahe-Dubletten (Betrag + Datum) | von Hand mit einem Excel-Export | in einer Frage, mit Begründung je Paar |
| Korrigieren | in Exact Online | in Exact Online — bewusst |
Wo die Grenze liegt
Nicht jedes Paar mit gleichem Betrag ist ein Fehler: Eine feste Monatsmiete oder ein Abonnement kommt jeden Monat mit genau demselben Betrag wieder. Lassen Sie solche wiederkehrenden Kosten ausschließen oder nennen Sie sie beim Namen. Und der Assistent arbeitet mit dem Stand der letzten Synchronisation: Eine heute Morgen in Exact gebuchte Rechnung erscheint erst, wenn der Cache aktualisiert ist.
Korrigieren — gutschreiben oder die doppelte Buchung stornieren — geschieht in Exact Online. Das betrifft Ihre Buchhaltung und Ihre Umsatzsteuer, und dafür braucht es einen Menschen.
Vorbeugen ist besser
Machen Sie die Prüfung zu einem festen Teil Ihres Monatsabschlusses, und gehen Sie die ausgewählten Posten kurz vor dem Zahlungslauf durch. Wie das geht, lesen Sie in Zahlungslauf mit KI prüfen. Für diese Prüfung genügt Basic: Es ist alles Lesearbeit. Die vollständige Toolliste steht im Toolkatalog.