Peppol en e-facturatie in Exact Online

Wat is Peppol precies?

Peppol is een Europees afsprakenstelsel plus netwerk voor het uitwisselen van e-facturen en inkoopdocumenten. Deelnemers hebben een Peppol-ID en versturen via een gecertificeerde access point. Het voordeel is dat afzender en ontvanger geen onderlinge technische afspraken hoeven te maken: iedereen op het netwerk spreekt hetzelfde formaat.

Dat formaat is doorgaans UBL, een XML-standaard die vastlegt welke velden een factuur bevat en hoe ze heten. Daardoor weet het boekhoudpakket van de ontvanger precies welk bedrag het btw-bedrag is, zonder dat iemand het overtypt.

• Peppol-ID: het adres van een organisatie op het netwerk.
• Access point: de dienstverlener die je factuur het netwerk op stuurt.
• UBL: het XML-formaat waarin de factuur is opgesteld.

Wat verandert er met ViDA?

ViDA (VAT in the Digital Age) is een Europees pakket dat de btw-regels moderniseert, met onder meer verplichte e-facturatie en digitale rapportage voor grensoverschrijdende transacties. De invoering verloopt gefaseerd en de exacte data verschillen per lidstaat.

Voor de meeste mkb-bedrijven betekent dat vooral: de overgang van PDF naar gestructureerde facturen komt eraan, en het loont om je artikelstamgegevens, btw-codes en klantgegevens nu al op orde te hebben. Een factuur die verkeerd de deur uit gaat is bij e-facturatie namelijk moeilijker recht te zetten dan een PDF die je opnieuw mailt.

Kijk voor de actuele stand en de data die voor jouw situatie gelden bij de officiele bronnen; dit onderwerp beweegt.

Waar helpt een AI-koppeling wel bij?

Ledger Botje zit niet in de verzendketen. Wat het wel doet is de administratie eromheen bevraagbaar en bewerkbaar maken vanuit je AI-assistent. Dat is precies waar bij e-facturatie het handwerk zit: niet in het versturen, maar in het kloppend krijgen van wat er verstuurd wordt.

• Controleren of btw-codes en artikelgegevens consistent zijn voordat facturen de deur uit gaan.
• Verkoopfacturen aanmaken en regels toevoegen in Exact Online via natuurlijke taal.
• Inkoopfacturen opzoeken en vergelijken met de bijbehorende inkooporder en ontvangst.
• Openstaande posten en afwijkingen signaleren zonder eerst een rapport te bouwen.
• Klantgegevens opschonen: ontbrekende btw-nummers, dubbele relaties, verouderde adressen.

Wat doet Ledger Botje niet?

Eerlijk zijn hierover scheelt teleurstelling. Ledger Botje is geen access point en geen Peppol-dienstverlener. Het registreert je niet op het netwerk, verstuurt geen UBL-bestanden en ontvangt ze ook niet.

Voor de verzending zelf gebruik je de e-facturatiefunctionaliteit van Exact Online of een aangesloten dienstverlener. Ledger Botje werkt op de administratie die daaraan voorafgaat en erop volgt.