Eine Rechnung mit dem falschen Steuercode, ein Kostenposten auf dem falschen Sachkonto, eine leere Zeile, die versehentlich mitgebucht wurde: Sobald eine Rechnung verarbeitet ist, scheint nur noch eine Memorialbuchung oder Gutschrift zu helfen. Oft ist das nicht nötig. Eine verarbeitete Rechnung ist in Exact Online eine Verkaufs- oder Einkaufsbuchung, und deren Zeilen können Sie ändern. Über Ledger Botje erledigt das ein KI-Assistent für Sie, mit der Buchung vorher und nachher.
Entwurf, verarbeitet oder erklärt: was geht wann?
| Situation | Was Sie tun | Tool |
|---|---|---|
| Rechnungsentwurf, noch nicht verarbeitet | die Rechnung selbst ändern | sales_invoices_update, sales_invoices_update_line, sales_invoices_delete_line |
| Verarbeitete Verkaufsrechnung | die Zeile der Verkaufsbuchung ändern oder löschen | financial_sales_update_line, financial_sales_delete_line |
| Gebuchte Einkaufsrechnung | die Zeile der Einkaufsbuchung ändern oder löschen | financial_purchase_update_line, financial_purchase_delete_line |
| Periode bereits in der Umsatzsteuererklärung, oder Exact Online lehnt ab | Gutschrift oder Korrekturbuchung | financial_sales_create, financial_generaljournal_create |
Einen Steuercode auf einer gebuchten Rechnung ändern
Der häufigste Fall. Ein Prompt:
- "Verkaufsbuchung 26700123 hat auf Zeile 2 Steuercode 1 (9 %), das muss 2 (21 %) sein. Zeig mir zuerst die Zeilen und ändere es danach."
Der Assistent holt die Buchung mit financial_sales_get. Darin steht pro Zeile eine id, und das ist das Kennzeichen, das Exact Online braucht. Danach ruft er financial_sales_update_line mit dem neuen vatCode auf.
Es gibt einen Fallstrick, auf den wir im September 2026 gestoßen sind: Bei einer Änderung übernimmt Exact Online den Steuersatz nicht vom neuen Code. Die Zeile behält ihren alten Satz, und Exact Online lehnt mit einer Meldung zum ungültigen Steuersatz ab, auch wenn Sie den richtigen Steuerbetrag mitschicken. Das Tool sucht daher bei jedem neuen Steuercode den Satz in den Steuercodes der Administration (financial_vatcodes_list) heraus und schickt ihn mit. Einen unbekannten oder gesperrten Code lehnt das Tool selbst ab, bevor etwas an Exact Online geht.
Betrag, Sachkonto oder Kostenstelle anpassen
Dasselbe Tool ändert auch amount (ohne Steuer, positiv, wie die Buchung ihn zeigt), glAccountCode, costCenter, costUnit, description und notes. Nur was Sie übergeben, geht an Exact Online; der Rest der Zeile bleibt unverändert.
Die Debitoren- oder Kreditorenzeile und die Steuerzeile berechnet Exact Online selbst. Diese ändert das Tool nicht: Nur die Zeilen, die Sie auf der Rechnung sehen, können angepasst werden.
Eine Zeile löschen
Eine leere oder doppelte Zeile entfernen Sie mit financial_sales_delete_line oder financial_purchase_delete_line. Das Tool prüft nur, dass die Zeile existiert, in dieser Administration steht und zum richtigen Journal gehört. Ob die Löschung erlaubt ist, entscheidet Exact Online: Das Tool gibt die Meldung von Exact Online weiter. In der Antwort stehen die gelöschte Zeile und die Zeilen vorher und nachher.
Prüfen Sie im Anschluss
Nach jeder Änderung lädt die Anbindung die Buchung neu und gibt before und after zurück. Achten Sie bei einem neuen Steuercode vor allem auf den Steuerbetrag (amountVATFC). Weicht er ab, bitten Sie den Assistenten, den richtigen Betrag mitzugeben:
- "Der Steuerbetrag auf Zeile 2 muss 21 Euro sein. Pass das an und zeig mir die Buchung danach noch einmal."
Wann Sie es nicht so machen sollten
- Die Umsatzsteuererklärung ist bereits abgegeben. Exact Online kann eine Änderung in einer erklärten Periode ablehnen. Dann bleibt eine Korrektur in einer späteren Periode nötig; siehe Umsatzsteuererklärung mit KI vorbereiten.
- Der Kunde hat die Rechnung bereits. Eine Buchungszeile zu ändern passt Ihre Buchhaltung an, nicht das Dokument, das der Kunde bereits hat. Braucht der Kunde eine korrigierte Rechnung, ist eine Gutschrift mit einer neuen Rechnung der saubere Weg. Ein negativer Zeilenbetrag in
financial_sales_createerzeugt eine Gutschrift. - Schreibrechte. Ändern und Löschen sind Schreibaktionen: Dafür brauchen Sie Advanced, und Schreiben muss aktiviert sein. Eine Kanzlei kann das für Kollegen abschalten.
Exact Online ohne und mit KI-Anbindung
| Exact Online ohne KI-Anbindung | Exact Online mit Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Falscher Steuercode auf einer verarbeiteten Rechnung | Buchung suchen, Zeile öffnen, Code und Satz ändern, oder eine Memorialbuchung | eine Anfrage, Satz automatisch dabei |
| Leere Zeile entfernen | Buchung öffnen und Zeile löschen | in derselben Anfrage, mit den Zeilen vorher und nachher |
| Kontrolle | selbst nachsehen | before und after in der Antwort |
Lesen Sie auch den Monatsabschluss mit KI beschleunigen und doppelte Rechnungen aufspüren. Alle Buchungstools finden Sie im Tool-Katalog.