Aufträge in Exact Online anzulegen kostet Zeit: Kunden auswählen, Artikel suchen, Mengen eingeben, Liefertermine setzen. Mit Ledger Botje erledigen Sie das in einem Satz über das MCP-Protokoll.
Verkaufsaufträge anlegen
Sagen Sie Ihrem KI-Assistenten: "Lege einen Verkaufsauftrag für den Kunden Bäckerei Jansen an mit 200 Stück von Artikel BR-001 und 50 Stück von Artikel BR-002."
Ledger Botje sucht den Kunden, findet die Artikel, legt den Auftrag an und fügt die Positionen hinzu. Sie erhalten sofort eine Bestätigung mit der Auftragsnummer.
Bestellungen anlegen
Dasselbe funktioniert für den Einkauf: "Lege eine Bestellung beim Lieferanten Van Dijk Supplies über 1000 Stück von Artikel VP-500 an." Die KI sucht den Lieferanten, prüft den Artikel und legt die Bestellung an.
Auftragspositionen hinzufügen
Haben Sie bereits einen bestehenden Auftrag? Dann können Sie Positionen hinzufügen: "Füge 100 Stück von Artikel C-300 zum Verkaufsauftrag SO-2026-0153 hinzu."
Wareneingang buchen
Wenn eine Lieferung eintrifft, buchen Sie den Eingang ganz einfach: "Buche einen Wareneingang für Bestellung PO-2026-0089, 500 Stück von Artikel VP-500." Der Bestand wird in Exact Online automatisch aktualisiert.
Warenlieferung verarbeiten
Beim Versand von Aufträgen: "Lege eine Lieferung für Verkaufsauftrag SO-2026-0153 an." Sie können auch einen Track-&-Trace-Code mitgeben, damit Ihr Kunde die Sendung verfolgen kann.
Wichtig: Basic vs. Advanced
Das Anlegen von Aufträgen sowie das Buchen von Wareneingängen und Lieferungen ist nur mit dem Advanced-Abonnement verfügbar. Mit Basic können Sie Aufträge suchen und Details einsehen, aber nicht anlegen oder ändern. Sehen Sie sich die Preise und Abonnements für eine Übersicht an.
Noch nicht mit MCP gestartet? Folgen Sie unserer Installationsanleitung und Sie sind in 5 Minuten startklar. Lesen Sie auch, wie Sie Bestände abfragen mit Ihrem KI-Assistenten.
Wo die Handarbeit bei Aufträgen wirklich sitzt
Einen Auftrag in Exact Online anzulegen dauert keine Viertelstunde. Zeit kostet alles drumherum: den Kunden suchen, prüfen ob der Artikel existiert, den richtigen Preis holen, sehen ob Bestand da ist und ob der Liefertermin machbar ist. Erst danach tippen Sie den Auftrag ein.
Genau diese Schritte kann ein KI-Assistent aneinanderreihen. Sie geben den Auftrag in normaler Sprache, und der Assistent sucht den Kunden, prüft den Artikel und legt den Auftrag an. Ist der Kundenname leicht anders geschrieben, erhalten Sie eine Vorschlagsliste statt einer Fehlermeldung.
Einen Auftrag in der Praxis anlegen
Eine realistische Anweisung sieht so aus: "Lege einen Verkaufsauftrag für Bäckerei Jansen an: 200 Stück A1001 und 50 Stück B2003, Lieferung nächsten Freitag."
Der Assistent sucht den Kunden, prüft beide Artikel, holt die kundenspezifischen Preise und legt den Auftrag an. Zurück bekommen Sie die Auftragsnummer plus eine Zusammenfassung des Erfassten. Diese Zusammenfassung ist der wichtigste Teil: prüfen Sie sie, bevor Sie weitermachen.
Drei Dinge, auf die Sie achten sollten
- Prüfen Sie die Zeilen, nicht nur den Kopf. Ein Auftrag mit richtigem Kunden aber falscher Artikelnummer sieht auf den ersten Blick gut aus.
- Achten Sie auf den Preis. Hat ein Kunde Staffel- oder Vertragspreise, prüfen Sie, ob diese angewandt wurden. Fragen Sie im Zweifel ausdrücklich nach.
- Nennen Sie die Verwaltung. Bei mehreren Verwaltungen landet der Auftrag sonst womöglich in der falschen Buchhaltung.
Wann sich das lohnt und wann nicht
Es lohnt sich bei Aufträgen, die sich jedes Mal unterscheiden: ein Kunde ruft an, mailt oder schreibt mit wechselnder Zusammensetzung. Dann ist der Assistent schneller als die Eingabemaske.
Bei einem gleichmäßigen Strom identischer Aufträge - jede Webshop-Bestellung wird ein Verkaufsauftrag - passt ein iPaaS-Szenario besser, denn das läuft unbeaufsichtigt. Siehe MCP versus iPaaS.
Ohne Risiko starten
Aktivieren Sie den Schreibzugriff erst, wenn Sie eine Woche lang Lesefragen gestellt haben und die Antworten stimmten. Beginnen Sie dann mit einer abgegrenzten Aufgabe - nur Verkaufsaufträge - und prüfen Sie die ersten zehn von Hand in Exact Online. Mehr dazu auf der Sicherheitsseite.