Voorraad opvragen in Exact Online betekent vaak: inloggen, naar het juiste scherm navigeren, filters instellen en door lijsten scrollen. Met Ledger Botje stel je gewoon een vraag aan je AI-assistent via het Model Context Protocol (MCP).
Voorraadstanden opvragen
De eenvoudigste vraag is: "Hoeveel van artikel A1001 hebben we op voorraad?" De AI gebruikt de items_stock-tool en geeft je direct het antwoord, inclusief beschikbare voorraad per magazijn.
Je kunt ook breder zoeken: "Welke artikelen hebben minder dan 10 stuks op voorraad?" of "Toon de voorraadstanden van alle artikelen in magazijn Utrecht."
Voorraad per opslaglocatie
Werk je met opslaglocaties? Vraag dan: "Op welke locaties in magazijn Hoofdkantoor ligt artikel B2003?" Ledger Botje gebruikt de warehouse_locations_stock-tool om precies te tonen waar je voorraad zich bevindt.
Batch- en serienummers
Ledger Botje ondersteunt volledige batch- en serienummertracking. Stel vragen zoals:
- "Wat is de historie van batchnummer LOT-2024-001?" - toont alle transacties: ontvangsten, leveringen, verplaatsingen.
- "Op welke locaties ligt batch BN-2024-042?" - laat zien waar de batch zich fysiek bevindt.
- "Waar is serienummer SN-50023 naartoe geleverd?" - geeft de volledige traceerbaarheid.
Magazijnverplaatsingen
Moet je voorraad verplaatsen? Vraag gewoon: "Verplaats 50 stuks van artikel A1001 van magazijn Amsterdam naar magazijn Rotterdam." Ledger Botje maakt de verplaatsing aan en je kunt deze vervolgens laten verwerken.
Tips voor effectieve voorraadvragen
- Gebruik artikelcodes voor de meest precieze resultaten
- Noem het magazijn als je meerdere magazijnen hebt
- Vraag om een overzicht als je niet precies weet wat je zoekt
- Combineer vragen: "Welke artikelen in magazijn A hebben minder dan de minimumvoorraad?"
Meer voorbeeldprompts voor voorraadbeheer vind je in de prompt bibliotheek. Wil je ook orders aanmaken? Lees dan orders aanmaken via ChatGPT en Exact Online. Werkt je bedrijf als groothandel? Lees onze 6 AI-toepassingen voor de groothandel.
Wat voorraadvragen zo bewerkelijk maakt
Voorraad is zelden een enkel getal. Er is voorraad per magazijn, per opslaglocatie, vrije voorraad tegenover gereserveerde voorraad, en bij batch- of serienummers ook nog per partij. Wie een vraag heeft over beschikbaarheid, moet daardoor vaak op meerdere plekken kijken.
Een AI-assistent kan die lagen in een antwoord samenbrengen. "Hoeveel A1001 is er vrij beschikbaar in magazijn Utrecht?" is een vraag die anders drie handelingen kost.
Vragen die direct werken
- "Wat is de voorraad van artikel A1001 per magazijn?" — controleer of alle magazijnen erin zitten.
- "Op welke locaties ligt batch LOT-2026-0031?" — de vraag die bij een terugroepactie telt.
- "Welke artikelen liggen onder hun bestelpunt?" — basis voor je inkooplijst.
- "Wat is de voorraadwaarde per magazijn?" — handig richting een afsluiting.
- "Welke artikelen hebben al drie maanden geen mutatie gehad?" — brengt incourante voorraad naar boven.
Batch- en serienummers
Werk je met batch- of serienummers, dan is de historie vaak belangrijker dan de stand. Je wilt weten welke partij naar welke klant is gegaan, en dat is precies het soort vraag waarvoor je anders in meerdere schermen zoekt.
Vraag in dat geval expliciet om de historie: "Naar welke klanten is batch LOT-2026-0031 geleverd, en op welke datums?" Dat levert de keten op in plaats van alleen de huidige locatie.
Waar je op moet letten
Vrij versus totaal. Een totaalvoorraad zegt weinig als er veel gereserveerd is voor openstaande orders. Vraag naar vrije voorraad als je wilt weten wat je nog kunt toezeggen.
Het moment van de laatste synchronisatie. De datacache wordt automatisch bijgewerkt, maar bij een mutatie van een minuut geleden kan het antwoord net achterlopen. Bij kritieke beslissingen: controleer in Exact Online.
Magazijnen die je vergeet. Zie je een lager getal dan verwacht, controleer dan of alle magazijnen in het antwoord zitten.
Hoe verder
De volledige mogelijkheden staan op de pagina over voorraadbeheer. Voor magazijnverplaatsingen en locatiebeheer: magazijnbeheer met AI.