Ein Kunde mailt: ob Sie 20 Stück liefern können, am liebsten diese Woche. Also öffnen Sie Exact Online, suchen den Kunden, suchen den Artikel, tippen die Menge ab und speichern den Auftrag. Schwierig ist das nicht. Es ist nur Arbeit, die niemand machen muss.
In diesem Video zeigen wir, wie Ihr KI-Assistent das übernimmt: Er liest die Mail, sucht Kunde und Artikel heraus und legt den Verkaufsauftrag in Exact Online an.
Was hinter den Kulissen passiert
Der Assistent durchläuft drei Schritte, und jeder kann auf seine eigene Weise schiefgehen:
| Schritt | Was passiert | Wo es schiefgeht |
|---|---|---|
| Kunde suchen | Über die Absenderdomain der Mail | Unbekannter Absender oder zwei Kunden mit derselben Domain |
| Artikel zuordnen | Von der Beschreibung in der Mail zur Artikelnummer | Der Assistent wählt den ähnlichsten Artikel |
| Auftrag anlegen | Verkaufsauftrag mit Zeilen und Mengen | Menge oder Einheit falsch übernommen |
Den Kunden über die Absenderdomain finden
Das ist der praktischste und zugleich unbekannteste Teil. Die Kundensuche schaut nicht nur auf Name und Kundennummer, sondern auch auf E-Mail-Adresse und Website. Sie können also nach firma.de suchen und der Kunde erscheint, selbst wenn die Mail von einkauf@firma.de kommt und der Datensatz in Exact Online anders heißt als der Absender.
Kommt dabei nichts heraus, sollte der Assistent abbrechen. Ein Auftrag auf den falschen Kunden kostet mehr Zeit, als er spart, und auffallen wird es erst beim Fakturieren.
Die Anweisung
Alles hängt an einer Anweisung, die Sie einmal festlegen. Diese können Sie übernehmen:
Lies die Bestellung in dieser E-Mail.
Suche den Kunden in Exact Online über die Domain der Absenderadresse. Findest du keinen Kunden oder mehr als einen, brich ab und melde das.
Suche zu jeder gewünschten Zeile den Artikel. Findest du keinen Artikel, bei dem du sicher bist, lege den Auftrag nicht an und melde, welche Zeile du nicht zuordnen konntest.
Lege einen Verkaufsauftrag für den gefundenen Kunden an, mit den gefundenen Artikeln und den gewünschten Mengen.
Übernimm das gewünschte Lieferdatum, falls es in der Mail steht.
Fasse danach zusammen, was du angelegt hast: Auftragsnummer, Kunde, Zeilen, Mengen und Gesamtbetrag.
Die beiden Abbruchregeln leisten die eigentliche Arbeit. Ohne diese Sätze macht ein Assistent mit seiner besten Vermutung weiter, und eine Vermutung in einem Verkaufsauftrag ist ein Fehler, der später teuer wird.
Was bei Ihnen bleibt
Der Auftrag steht in Exact Online auf Status Offen, wie jeder andere Auftrag. Sie prüfen ihn, passen bei Bedarf Preis oder Lieferdatum an und liefern oder fakturieren. Weg ist das Abtippen; die Beurteilung bleibt bei Ihnen.
Lassen Sie sich deshalb immer eine Zusammenfassung geben. So sehen Sie auf einen Blick, ob der richtige Kunde und die richtigen Artikel gewählt wurden, ohne den Auftrag selbst öffnen zu müssen.
Hierfür brauchen Sie Schreibzugriff
Einen Verkaufsauftrag anzulegen ist eine Schreibaktion. Standardmäßig ist eine Ledger-Botje-Anbindung nur lesend: Der Assistent darf schauen und rechnen, aber nichts anlegen. Für diesen Ablauf schalten Sie den Schreibzugriff in Ihrem Konto frei, und das setzt ein Advanced-Abonnement voraus.
Kunde und Artikel suchen geht auch nur lesend. Wollen Sie erst prüfen, ob die Zuordnung stimmt, lassen Sie den Assistenten nur suchen und zusammenfassen, was er anlegen würde. Das funktioniert ohne Schreibzugriff und ist eine gute Generalprobe.
Die Kette schließen
Dieser Ablauf ist die eine Hälfte; die Auftragsbestätigung automatisch mailen ist die andere. Hintereinander gesetzt läuft alles von der eingehenden Mail bis zur Bestätigung beim Kunden, ohne dass jemand etwas abtippt:
- Die Bestellung kommt per Mail herein.
- Der Assistent macht daraus einen Verkaufsauftrag.
- Eine geplante Aufgabe schickt dem Kunden die Bestätigung.
Was sonst noch möglich ist, zeigt die Werkzeugübersicht. Noch nicht verbunden? Die Schritte je Assistent stehen auf KI-Assistent verbinden.