Orders aanmaken in Exact Online kost tijd: klant selecteren, artikelen zoeken, aantallen invullen, leverdata instellen. Met Ledger Botje doe je dit in één zin via het MCP-protocol.
Verkooporders aanmaken
Zeg tegen je AI-assistent: "Maak een verkooporder aan voor klant Bakkerij Jansen met 200 stuks van artikel BR-001 en 50 stuks van artikel BR-002."
Ledger Botje zoekt de klant op, vindt de artikelen, maakt de order aan en voegt de regels toe. Je krijgt direct een bevestiging met het ordernummer.
Inkooporders aanmaken
Hetzelfde werkt voor inkoop: "Maak een inkooporder aan bij leverancier Van Dijk Supplies voor 1000 stuks van artikel VP-500." De AI zoekt de leverancier, controleert het artikel en maakt de order aan.
Orderregels toevoegen
Heb je al een bestaande order? Dan kun je regels toevoegen: "Voeg 100 stuks van artikel C-300 toe aan verkooporder SO-2026-0153."
Goederenontvangst boeken
Wanneer een levering binnenkomt, boek je de ontvangst eenvoudig: "Boek een goederenontvangst voor inkooporder PO-2026-0089, 500 stuks van artikel VP-500." De voorraad wordt automatisch bijgewerkt in Exact Online.
Goederenlevering verwerken
Bij het verzenden van orders: "Maak een levering aan voor verkooporder SO-2026-0153." Je kunt ook een track & trace-code meegeven zodat je klant de zending kan volgen.
Belangrijk: Basic vs. Advanced
Het aanmaken van orders, boeken van ontvangsten en leveringen is alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement. Met Basic kun je orders zoeken en details bekijken, maar niet aanmaken of wijzigen. Bekijk de prijzen en abonnementen voor een overzicht.
Nog niet gestart met MCP? Volg onze installatiehandleiding en je bent binnen 5 minuten klaar. Lees ook hoe je voorraadstanden opvraagt met je AI-assistent.
Waar het handwerk bij orders eigenlijk zit
Een order aanmaken duurt in Exact Online geen kwartier. Wat tijd kost is alles eromheen: de klant opzoeken, controleren of het artikel bestaat, de juiste prijs erbij pakken, kijken of er voorraad is en of de levering haalbaar is. Pas daarna typ je de order in.
Precies die stappen kan een AI-assistent achter elkaar zetten. Je geeft de opdracht in gewone taal en de assistent zoekt de klant op, controleert het artikel en maakt de order aan. Blijkt de klantnaam net anders gespeld, dan krijg je een suggestielijst in plaats van een foutmelding.
Een order aanmaken in de praktijk
Een realistische opdracht ziet er zo uit: "Maak een verkooporder voor Bakkerij Jansen: 200 stuks A1001 en 50 stuks B2003, levering volgende week vrijdag."
De assistent zoekt de klant, controleert of beide artikelen bestaan, haalt de klantspecifieke prijzen op en legt de order aan. Wat je terugkrijgt is het ordernummer plus een samenvatting van wat er is vastgelegd. Die samenvatting is het belangrijkste deel: controleer hem voordat je verder gaat.
Drie dingen om op te letten
- Controleer de regels, niet alleen de kop. Een order met de juiste klant maar een verkeerd artikelnummer ziet er op het eerste gezicht goed uit.
- Let op de prijs. Heeft een klant staffelprijzen of een contractprijs, kijk dan of die is toegepast. Vraag er expliciet naar als je twijfelt.
- Noem de administratie. Bij meerdere administraties belandt de order anders mogelijk in de verkeerde boekhouding.
Wanneer dit wel en niet loont
Dit loont bij orders die per stuk verschillen: een klant belt, mailt of appt met een wisselende samenstelling. Dan is de assistent sneller dan het invulscherm.
Bij een vaste stroom identieke orders - elke webshopbestelling wordt een verkooporder - is een iPaaS-scenario geschikter, want dat draait zonder dat iemand kijkt. Zie MCP versus iPaaS voor die afweging.
Beginnen zonder risico
Zet schrijftoegang pas aan als je een week lang leesvragen hebt gesteld en de antwoorden kloppen. Begin daarna met een afgebakende taak - alleen verkooporders - en controleer de eerste tien handmatig in Exact Online. Meer over hoe schrijftoegang werkt staat op de beveiligingspagina.