Das Einrichten der Anbindung steht auf der Gemini-Seite. Dieser Beitrag behandelt die Frage danach: was ändert sich an Ihrem Arbeitstag, wenn Ihre Verwaltung in Google Workspace sitzt?
Worin unterscheidet sich Gemini?
Gemini sitzt in den Werkzeugen, in denen Sie ohnehin sind. Das klingt nach einem Marketingsatz, aber der Unterschied ist konkret: Sie müssen keinen Tab wechseln, um eine Frage zu Ihrer Buchhaltung zu stellen, während Sie eine Kunden-E-Mail beantworten.
Der eigentliche Gewinn liegt in dem, was Sie danach tun. Eine Tabelle aus Gemini fügen Sie in Sheets ein und analysieren sie dort mit Pivot-Tabellen und Diagrammen weiter. Das ist eine andere Arbeitsweise als eine Antwort zu lesen und es dabei zu belassen. Wer gewohnt ist, aus Exact Online zu exportieren, eine CSV zu bereinigen und dann erst anzufangen, überspringt zwei Schritte.
Drei Arbeitsweisen, die gut aufgehen
- Fragen Sie ausdrücklich nach Tabellenform. "Gib den Umsatz je Quartal und Produktgruppe als Tabelle." Das Ergebnis fügen Sie ohne Bereinigung in Sheets ein. Fragen Sie nicht danach, erhalten Sie eine Aufzählung, die Sie noch umwandeln müssen.
- Beantworten Sie E-Mails mit den Zahlen daneben. Kommt die Frage, ob eine Bestellung unterwegs und die vorige Rechnung bezahlt ist, schlagen Sie das nach, ohne Gmail zu verlassen. Das spart je E-Mail einige Minuten, und die summieren sich.
- Erstellen Sie Angebote mit aktuellen Preisen. Arbeiten Sie in Docs, holen Sie kundenspezifische Preise beim Tippen statt sie hinterher zu prüfen. So landet kein veralteter Staffelpreis im Angebot.
Fragen für den Anfang
Wählen Sie Fragen, deren Antwort Sie prüfen können, damit Sie merken, ob die Anbindung tut, was Sie erwarten.
- "Welche Kunden haben in den letzten drei Monaten am meisten bestellt?" — guter erster Test: prüfbar und sofort nützlich.
- "Zeige alle Stunden, die diese Woche auf Projekte gebucht wurden." — praktisch für Projektleiter; prüfen Sie, ob die Wochengrenze Ihrer Definition entspricht.
- "Vergleiche den Umsatz dieses Quartals mit dem gleichen Quartal im Vorjahr, je Produktgruppe." — liefert direkt Material für einen Quartalsbericht.
- "Welche offenen Rechnungen sind älter als 60 Tage?" — Tabelle nach Sheets kopieren und Sie haben Ihre Anrufliste.
Worauf Sie stoßen werden
Das Kopieren nach Sheets ist Handarbeit. Es gibt keine automatische Übernahme; Sie fügen selbst ein. Für eine wöchentliche Übersicht reicht das, für etwas, das stündlich aktualisiert, nicht. Wollen Sie das, ist ein iPaaS-Szenario sinnvoller - siehe MCP versus iPaaS.
Es bleibt eine Momentaufnahme. Eine Tabelle in Sheets aktualisiert sich nicht mit Ihrer Verwaltung. Setzen Sie das Datum daneben, wenn Sie sie teilen, sonst schaut ein Kollege nächsten Monat auf alte Zahlen, ohne es zu merken.
Nennen Sie Ihre Verwaltung. Betreuen Sie mehrere, weiß Gemini nicht von selbst, welche gemeint ist. Vergessen Sie das, erhalten Sie eine korrekte Antwort aus der falschen Buchhaltung.
Wie weiter
Mehr ausgearbeitete Fragen stehen in der Prompt-Bibliothek. Arbeiten Sie mit mehreren Verwaltungen, sehen Sie sich die Installationsanleitung für den Wechsel an. Wollen Sie zuerst wissen, was die Anbindung mit Ihren Daten macht, lesen Sie die Sicherheitsseite.