Het instellen van de koppeling staat op de Gemini-pagina. Deze post gaat over de vraag die daarna komt: wat verandert er in je werkdag als je administratie in Google Workspace zit?
Waar onderscheidt Gemini zich?
Gemini zit in de tools waar je al bent. Dat klinkt als een marketingzin, maar het verschil is concreet: je hoeft niet van tabblad te wisselen om een vraag over je boekhouding te stellen terwijl je een klantmail beantwoordt.
De echte winst zit in wat je erna doet. Een tabel die je in Gemini krijgt, plak je in Sheets en analyseer je verder met draaitabellen en grafieken. Dat is een andere werkwijze dan een antwoord lezen en het daarbij laten. Wie gewend is aan exporteren uit Exact Online, een CSV opschonen en dan pas beginnen, slaat twee stappen over.
Drie werkwijzen die goed uitpakken
- Vraag expliciet om tabelvorm. "Geef de omzet per kwartaal per productgroep in een tabel." Het resultaat plak je zonder opschonen in Sheets. Vraag je dat niet, dan krijg je een opsomming die je alsnog moet omzetten.
- Beantwoord mail met cijfers erbij. Krijg je de vraag of een order al onderweg is en of de vorige factuur betaald is, dan zoek je dat op zonder Gmail te verlaten. Dat scheelt per mail een paar minuten, en die tellen op.
- Stel een offerte op met actuele prijzen. Werk je in Docs, dan haal je klantspecifieke prijzen op terwijl je typt in plaats van achteraf te controleren. Je voorkomt zo dat er een verouderde staffelprijs in een offerte belandt.
Voorbeeldvragen om mee te beginnen
Kies vragen waarvan je het antwoord kunt controleren, zodat je merkt of de koppeling doet wat je verwacht.
- "Welke klanten hebben het meeste besteld in de afgelopen drie maanden?" — goede eerste test: het antwoord is te verifieren en meteen bruikbaar.
- "Toon alle uren die deze week op projecten zijn geboekt." — handig voor projectleiders; controleer of de weekgrens klopt met je eigen definitie.
- "Vergelijk de omzet van dit kwartaal met hetzelfde kwartaal vorig jaar per productgroep." — levert direct materiaal voor een kwartaalrapportage.
- "Welke openstaande facturen zijn ouder dan 60 dagen?" — plak de tabel in Sheets en je hebt je belactielijst.
Waar je tegenaan loopt
Kopieren naar Sheets is handwerk. Er is geen automatische doorvoer; je plakt zelf. Voor een wekelijks overzicht is dat prima, voor iets dat elk uur ververst niet. Wil je dat wel, dan is een iPaaS-scenario logischer - zie MCP versus iPaaS.
Het blijft een momentopname. Een tabel in Sheets ververst niet mee met je administratie. Zet er de datum bij als je hem deelt, anders kijkt een collega volgende maand naar oude cijfers zonder het te weten.
Noem je administratie. Beheer je er meerdere, dan weet Gemini niet vanzelf welke je bedoelt. Vergeet je dat, dan krijg je een kloppend antwoord uit de verkeerde boekhouding.
Hoe verder
Meer uitgewerkte vragen staan in de promptbibliotheek. Werk je met meerdere administraties, kijk dan ook naar de installatiehandleiding voor het wisselen daartussen. Wil je eerst weten wat de koppeling met je data doet, lees dan de beveiligingspagina.