Die Anbindung steht, und dann? Dieser Beitrag handelt nicht vom Einrichten - das steht Schritt für Schritt auf der ChatGPT-Seite. Hier geht es um die Woche danach: was Sie zuerst fragen, was Sie zurückbekommen und worin ChatGPT bei Ihrer Verwaltung besonders stark und besonders schwach ist.
Worin unterscheidet sich ChatGPT?
ChatGPT ist stark darin, Ihre Verwaltung mit Text zu verbinden, den Sie hineinkopieren. Eine Kunden-E-Mail, ein Angebots-PDF, eine Liste mit Artikelnummern aus einer Tabelle: all das können Sie im selben Gespräch neben Ihre Exact Online-Daten legen. Genau das ist die Arbeit, die sonst aus Hin- und Herklicken zwischen zwei Fenstern besteht.
Mit Code Interpreter können Sie zusätzlich eine Excel-Datei oder ein Diagramm als Endergebnis anfordern. Fragen Sie nach einer Umsatzübersicht je Produktgruppe, erhalten Sie nicht nur Zahlen, sondern eine Datei, die Sie weiterleiten können.
Drei Fragen für den Anfang
Wählen Sie bewusst Fragen, deren Antwort Sie prüfen können. So bauen Sie Vertrauen auf, bevor Sie sich darauf verlassen.
- "Welche Verkaufsrechnungen sind länger als 30 Tage offen?" — Sie erhalten eine Liste mit Kunde, Betrag und Alter. Prüfen Sie zwei davon in Exact Online. Das ist in der Praxis die meistgestellte Frage.
- "Wie hoch ist der Bestand von Artikel A1001 je Lager?" — Achten Sie darauf, ob die Aufteilung je Lagerort stimmt. Sehen Sie nur eine Summe, fehlt vermutlich ein Lager in Ihrer Auswahl.
- "Suche die Aufträge von Kunde Bäckerei Jansen aus den letzten zwei Monaten." — Testen Sie hier bewusst einen Kundennamen, den Sie leicht anders schreiben als in Exact Online. Sie sollten eine Vorschlagsliste zurückbekommen, kein leeres Ergebnis.
Worauf Sie stoßen werden
Drei Dinge, die in der ersten Woche fast jeder erlebt.
Sie müssen die Verwaltung nennen. Betreuen Sie mehrere, weiß ChatGPT nicht von selbst, welche gemeint ist. Nennen Sie sie in der Frage oder lassen Sie ihn erst wechseln. Vergessen Sie das, erhalten Sie eine Antwort aus der falschen Buchhaltung, ohne dass es auffällt.
Vage Fragen liefern vage Antworten. "Wie läuft der Umsatz?" ist zu offen. "Wie hoch war der Umsatz je Monat im zweiten Quartal, verglichen mit dem Vorjahr?" liefert etwas Brauchbares. Je konkreter die Frage, desto weniger Interpretationsspielraum.
Lange Gespräche verlieren den Faden. Wechseln Sie im selben Gespräch von Bestand zu Rechnungen zu Projekten, kann ChatGPT früheren Kontext vermischen. Beginnen Sie bei einem neuen Thema ein neues Gespräch.
Wann aktivieren Sie den Schreibzugriff?
Nicht in Woche 1. Starten Sie nur lesend - das ist auch die Standardeinstellung. So lernen Sie, wie der Assistent Ihre Fragen interpretiert, ohne dass ein Missverständnis etwas in Ihrer Buchhaltung verändert.
Stimmen die Antworten nach einer Woche verlässlich, aktivieren Sie den Schreibzugriff für eine abgegrenzte Aufgabe. Etwa nur Verkaufsaufträge anlegen, und diese prüfen, bevor Sie sie endgültig setzen. Mehr dazu auf der Sicherheitsseite.
Wie weiter
Funktioniert das oben Beschriebene, ist die Prompt-Bibliothek der logische nächste Schritt: fertige Fragen je Thema zum Kopieren. Fragen Sie sich, ob ChatGPT neben dem integrierten Exact-Assistenten die richtige Wahl ist, lesen Sie den Vergleich.