De koppeling staat, en dan? Deze post gaat niet over installeren - dat staat stap voor stap op de ChatGPT-pagina. Dit gaat over de week erna: wat je als eerste vraagt, wat je terugkrijgt, en waar ChatGPT specifiek goed en minder goed in is als het om je administratie gaat.
Waar onderscheidt ChatGPT zich?
ChatGPT is sterk in het combineren van je administratie met tekst die je erin plakt. Een mail van een klant, een offerte-PDF, een lijst met artikelnummers uit een spreadsheet: die kun je in hetzelfde gesprek naast je Exact Online-data leggen. Dat is precies het werk dat anders bestaat uit heen en weer klikken tussen twee schermen.
Met Code Interpreter erbij kun je bovendien vragen om een Excel-bestand of een grafiek als eindresultaat. Vraag om een omzetoverzicht per productgroep en je krijgt niet alleen de cijfers maar ook een bestand dat je kunt doorsturen.
Drie vragen om mee te beginnen
Kies bewust vragen waarvan je het antwoord al kunt controleren. Zo bouw je vertrouwen op voordat je erop gaat leunen.
- "Welke verkoopfacturen staan langer dan 30 dagen open?" — Je krijgt een lijst met klant, bedrag en ouderdom. Controleer er twee tegen Exact Online. Dit is meteen de meest gebruikte vraag in de praktijk.
- "Wat is de voorraad van artikel A1001 per magazijn?" — Let op of de opsplitsing per locatie klopt. Zie je alleen een totaal, dan mist er waarschijnlijk een magazijn in je selectie.
- "Zoek de orders van klant Bakkerij Jansen uit de afgelopen twee maanden." — Test hier bewust een klantnaam die je net iets anders spelt dan in Exact Online. Je hoort een suggestielijst terug te krijgen, geen leeg resultaat.
Waar je tegenaan loopt
Drie dingen die in de eerste week vrijwel iedereen tegenkomt.
Je moet de administratie noemen. Beheer je meerdere administraties, dan weet ChatGPT niet vanzelf welke je bedoelt. Noem hem in je vraag, of laat hem eerst wisselen. Vergeet je dat, dan krijg je een antwoord uit de verkeerde boekhouding zonder dat dat opvalt.
Vage vragen leveren vage antwoorden. "Hoe gaat het met de omzet?" is te open. "Wat was de omzet per maand in het tweede kwartaal, vergeleken met vorig jaar?" levert een bruikbaar antwoord op. Hoe concreter de vraag, hoe minder ruimte er is voor interpretatie.
Lange gesprekken raken de draad kwijt. Ga je van voorraad naar facturen naar projecten in hetzelfde gesprek, dan kan ChatGPT eerdere context door elkaar halen. Begin bij een nieuw onderwerp een nieuw gesprek.
Wanneer zet je schrijftoegang aan?
Niet in week 1. Begin met alleen lezen - dat is ook de standaardinstelling. Zo leer je hoe de assistent je vragen interpreteert zonder dat een misverstand iets in je boekhouding verandert.
Merk je na een week dat de antwoorden consistent kloppen, zet dan schrijftoegang aan voor een afgebakende taak. Bijvoorbeeld alleen verkooporders aanmaken, en die eerst controleren voordat je ze definitief maakt. Meer daarover staat op de beveiligingspagina.
Hoe verder
Werkt het bovenstaande, dan is de logische volgende stap de promptbibliotheek: kant-en-klare vragen per onderwerp die je kunt kopieren. Twijfel je of ChatGPT de juiste keuze is naast de ingebouwde assistent van Exact, lees dan de vergelijking.