Een dubbel geboekte inkoopfactuur is een stille fout. Je totalen kloppen bijna, de boeking ziet er normaal uit, en pas bij de betaalrun of bij een mail van de leverancier blijkt dat je dezelfde factuur twee keer hebt verwerkt — of erger, twee keer hebt betaald. Precies dat soort zoekwerk is iets waar een AI-assistent goed in is.
Kan AI dubbele facturen in Exact Online vinden?
Ja. Met een koppeling op Exact Online haalt de assistent je inkoopfacturen en inkoopboekingen op en vergelijkt ze per leverancier op factuurnummer, bedrag en datum. Wat twee keer voorkomt, of bijna twee keer, zet hij in een lijst met de reden erbij. Corrigeren doe je zelf: de assistent signaleert, jij beslist.
Hoe dubbele facturen ontstaan
- Dezelfde pdf twee keer binnen — een keer per mail en een keer via de scan-app, of als herinnering met de originele factuur als bijlage.
- Twee collega's die dezelfde factuur verwerken.
- Kopie met een ander nummer — de leverancier stuurt een gecorrigeerde factuur, maar de oude is niet gecrediteerd.
- Typefout in het factuurnummer — "2024-0153" en "2024-153" zijn voor een exacte controle twee verschillende facturen.
Die laatste twee zijn de reden dat een simpele controle op exact hetzelfde factuurnummer niet genoeg is. Je wilt ook de bijna-dubbelen zien.
Welke gegevens de assistent gebruikt
| Wat | Tool | Waar het op let |
|---|---|---|
| Inkoopfacturen | purchasing_invoices_search | leverancier, factuurdatum, Uw referentie (het nummer van de leverancier) |
| Inkoopboekingen | financial_purchase_search, financial_purchase_get | boekstuknummer, leverancier, bedrag, periode |
| Boekingsregels | financial_transactions_search | factuurnummer, grootboekrekening, bedrag |
Prompts die werken
- "Zoek in de inkoopboekingen van dit boekjaar per leverancier naar facturen met hetzelfde bedrag binnen 30 dagen van elkaar."
- "Welke inkoopfacturen hebben hetzelfde factuurnummer van de leverancier, ook als er spaties, streepjes of voorloopnullen verschillen?"
- "Laat per verdacht paar zien: leverancier, beide boekstuknummers, bedragen, datums en of ze allebei al betaald zijn."
- "Doe dezelfde controle voor leverancier Bouwmaterialen Jansen over de afgelopen twee jaar."
Vraag altijd om de reden per treffer. "Zelfde bedrag, zes dagen verschil, ander factuurnummer" beoordeel je anders dan "exact hetzelfde nummer".
Exact Online zonder en met AI-koppeling
| Exact Online zonder AI-koppeling | Exact Online met Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Controle op hetzelfde factuurnummer | bij het boeken, per leverancier | over het hele boekjaar, alle leveranciers tegelijk |
| Bijna-dubbelen (bedrag + datum) | handmatig met een export naar Excel | in één vraag, met de reden per paar |
| Corrigeren | in Exact Online | in Exact Online — bewust |
Waar de grens ligt
Niet elk paar met hetzelfde bedrag is een fout: een vaste maandhuur of een abonnement komt elke maand terug met precies hetzelfde bedrag. Laat zulke terugkerende kosten daarom uitsluiten of noem ze bij naam. En de assistent werkt met de stand van de laatste synchronisatie: een factuur die vanochtend in Exact is geboekt, zit er pas in als de cache is bijgewerkt.
Corrigeren — crediteren of de dubbele boeking terugdraaien — doe je in Exact Online. Dat is een handeling die je administratie en je btw raakt, en daar hoort een mens bij.
Voorkomen is beter
Maak de controle een vast onderdeel van je maandafsluiting, en loop vlak voor de betaalrun de geselecteerde posten na. Hoe dat gaat lees je in betaalrun controleren met AI. Voor deze controle is Basic genoeg: het is allemaal leeswerk. De volledige lijst tools staat in de toolcatalogus.