Een inkooporder zonder orderbevestiging, een bankboeking zonder bon, een offerte waar de technische tekening los naast in de mail zit: in Exact Online hoort het document bij het object, anders zoekt iemand er bij de controle of de jaarrekening naar. Via Ledger Botje kan een AI-assistent dat koppelen voor je doen. Sinds november 2026 werkt dat niet alleen bij inkooporders, maar bij vrijwel elk object waar Exact Online een document aan kan hangen.
Twee manieren om een document te koppelen
Exact Online kent twee routes, en welke je nodig hebt hangt af van het object. Een document heeft eigen koppelvelden (relatie, project, boeking en meer), maar voor een inkooporder of offerte heeft het die niet: daar zit het veld Document juist op de order of offerte zelf.
| Object | Hoe | Tool |
|---|---|---|
| Inkooporder | parameter document bij aanmaken of wijzigen | purchasing_orders_create, purchasing_orders_update |
| Verkooporder | parameter document | sales_orders_create, sales_orders_update |
| Offerte | parameter document | crm_quotations_create, crm_quotations_update |
| Verkoopfactuur | parameter document | sales_invoices_create, sales_invoices_update |
| Inkoopfactuur | parameter document | purchases_invoices_create, purchases_invoices_update |
| Goederenontvangst en levering | parameter document | logistics_receipts_create/_update, logistics_deliveries_create/_update |
| Inkoopretour | parameter document bij aanmaken | purchasing_returns_create |
| Relatie, contactpersoon, verkoopkans, contract, project, artikel | koppelveld op het document | documents_link |
| Bank-, kas- of memoriaalboeking | koppelveld op het document (de hele boeking) | documents_upload of documents_link |
Je hoeft dat onderscheid niet zelf te onthouden: de toolbeschrijvingen vertellen de assistent welke route bij welk object hoort.
Hoe een bestand in Exact Online komt
Eerst moet het bestand zelf naar Exact Online. Dat doet documents_upload: die maakt een document aan en hangt het bestand eraan. De inhoud van het bestand gaat bewust niet door de chat. Er zijn drie bronnen:
- Tijdelijke upload-URL. De assistent vraagt met
documents_request_upload_urleen adres aan en stuurt het bestand daar met een HTTP PUT heen. Dat werkt in clients die zelf verzoeken kunnen doen, zoals een Copilot Studio- of Power Automate-flow en de code-sandbox van Claude. De token is 15 minuten geldig om te uploaden. - De uploadpagina in de Ledger Botje-app. Voor clients die dat niet kunnen, zoals ChatGPT: je uploadt het bestand zelf en geeft de token aan de assistent.
- Een publieke link. Staat het bestand al ergens online, dan haalt de server het op via
fileUrl.
Een bijlage die je in het chatvenster sleept, komt dus niet vanzelf bij Exact Online aan. Dat is een eigenschap van de AI-clients, niet van Exact Online: de client geeft het bestand niet door aan de koppeling.
Voorbeeld: orderbevestiging bij de inkooporder
Een leverancier stuurt een orderbevestiging als pdf. In een Copilot-flow of in de Claude-sandbox vraag je:
- "Upload deze orderbevestiging als document en koppel hem aan inkooporder 2026-0412."
De assistent uploadt het bestand, krijgt een documentId terug en roept purchasing_orders_update aan met document. Een wijziging geeft bij Exact Online geen inhoud terug, dus de tool leest de order daarna op en meldt documentLinked: true als het document er echt aan hangt. Maak je de order nieuw aan, dan kan het in één keer: eerst uploaden, dan purchasing_orders_create met hetzelfde document.
Voorbeeld: bonnen bij bankboekingen
Bij bank-, kas- en memoriaalboekingen hangt een document aan de boeking als geheel, niet aan een regel. Je koppelt het met het boekingsnummer (EntryID):
- "Zoek de bankboeking van 12 oktober aan Bol.com en koppel deze bon eraan."
- "Hier zijn vijf bonnen van vorige week. Zoek per bon de bankboeking met hetzelfde bedrag en dezelfde datum, laat me de combinaties zien en koppel ze na mijn akkoord."
Laat bij meerdere bonnen eerst de combinaties zien voordat er iets gekoppeld wordt: twee betalingen van hetzelfde bedrag op dezelfde dag komen vaker voor dan je denkt. Een document dat al in Exact Online staat maar nergens aan hangt, koppel je achteraf met documents_link.
Zie je of het gelukt is?
Elke tool controleert de koppeling bij Exact Online, in plaats van aan te nemen dat het gelukt is:
- De tools met de parameter
documentgevendocumentLinkedterug. Bijfalseis het object wel opgeslagen en alleen de koppeling niet. De tool geeft dan een waarschuwing en geen fout, zodat de assistent niet dezelfde order of factuur een tweede keer aanmaakt. documents_linkleest de meegegeven velden terug en geeftverifiedplus, bij een afwijking,mismatches.
De koppeling met inkooporders is in de praktijk getest. De andere objecten volgen de documentatie van Exact Online; de eerste aanroep laat aan documentLinked zien of Exact Online het overneemt.
Wat (nog) niet kan
- Taken, afspraken, klachten, serviceverzoeken en dropshipments hebben geen schrijftool, dus daar koppelt de assistent niets aan.
- Een koppeling verwijderen of een document leegmaken doet
documents_linkbewust niet: alleen meegegeven velden worden gezet. Bestaande koppelingen blijven staan. - Uploaden en koppelen zijn schrijfacties: daarvoor heb je Advanced nodig en moet schrijven aan staan.
Exact Online zonder en met AI-koppeling
| Exact Online zonder AI-koppeling | Exact Online met Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Document bij een inkooporder | order openen, bijlage toevoegen, bestand kiezen | in de vraag waarin je de order aanmaakt of wijzigt |
| Bonnen bij bankboekingen | per boeking opzoeken en een voor een toevoegen | één vraag, met eerst de combinaties |
| Controle | zelf terugkijken | de tool leest de koppeling terug en meldt het resultaat |
Lees ook inkoopfacturen verwerken met AI en inkooporders aanmaken met AI. Alle documenttools staan in de toolcatalogus.