Für viele Buchhaltungen ist der Abgleich die Arbeit, in der die meisten losen Minuten verschwinden: Bankbewegung nehmen, passende Rechnung suchen, verknüpfen, weiter. Entsprechend häufig kommt die Frage, ob KI das übernehmen kann. Die ehrliche Antwort lautet: teilweise — und es lohnt sich zu wissen, welcher Teil.
Kann KI meine Kontoauszüge abgleichen?
Den Vorschlag ja, die endgültige Verknüpfung nein. Ein Assistent kann Ihre offenen Posten holen, die Bankbewegungen danebenlegen und je Zeile sagen, welche Rechnung es wahrscheinlich ist, samt der Zweifelsfälle. Was er über die Anbindung nicht kann, ist diese Zahlung tatsächlich mit dieser Rechnung zu verknüpfen. Das geschieht in Exact Online.
Was beim Abgleich eigentlich passiert
Eine Zahlung auf Ihrem Bankkonto ist zunächst nur ein Betrag mit einem Verwendungszweck. Der Abgleich stellt die Verbindung zwischen dieser Bewegung und dem offenen Posten her, zu dem sie gehört. Erst danach stimmt Ihre Debitorenposition, verschwindet die Rechnung aus der Mahnliste und sagen Ihre Fälligkeitsübersichten etwas aus.
Genau deshalb ist der Schritt heikel: eine falsche Verknüpfung fällt in einer Summe nicht auf, schlägt aber in Mahnungen und Umsatzsteuer durch. Der Fehler ist still, und das macht ihn teuer.
Was die Anbindung heute kann
| Was Sie wollen | Tool | Lesen oder schreiben |
|---|---|---|
| Offene Posten holen | financial_outstanding_get | lesen |
| Forderungen durchsuchen | cashflow_receivables_search | lesen |
| Fälligkeitsübersicht Debitoren | financial_aging_receivables | lesen |
| Bestehende Bankbuchungen ansehen | financial_bank_search, financial_bank_get | lesen |
| Eine Bankbuchung anlegen | financial_bank_create | schreiben |
| Eine Zeile hinzufügen | financial_bank_add_line | schreiben |
Mit diesen sechs kommen Sie weit: Sie können den Assistenten ermitteln lassen, welche Rechnungen offen sind, welche Beträge dazugehören und welche Bankzeile am nächsten liegt.
Wo die Grenze liegt
Es gibt kein Tool, das eine Zahlung mit einem offenen Posten verknüpft. Zwei Punkte, die regelmäßig für Verwirrung sorgen:
cashflow_receivables_updateklingt danach, aktualisiert aber nur Beschreibung, Zahlungsart und Zahlungsreferenz einer Forderung. Betrag und Status bleiben unberührt.financial_cash_add_line(für Kassenbuchungen) hat kein Feld für Unsere Referenz. Von den beiden Wegen eignet sich nur der Bankweg, um eine Rechnungsnummer mitzugeben.
Warum Unsere Referenz hier das entscheidende Feld ist
Auf einer Bankzeile gegen einen Debitor sagt Unsere Referenz, um welche Rechnung es geht. financial_bank_add_line nimmt das als ourRef entgegen, neben der Beziehung (accountCode), dem Sachkonto und dem Betrag. Füllen Sie das sauber, steht die Buchung mit allen nötigen Angaben bereit — und der letzte Schritt in Exact Online ist eine Bestätigung statt einer Suche.
Die Arbeitsweise, die funktioniert
- Fragen Sie nach dem Vorschlag. Etwa: "Welche Rechnungen von Kunde Bakkerij de Groot sind offen, und über welche Beträge?" Danach legen Sie die Bankbewegungen daneben und lassen je Betrag die passende Rechnung nennen.
- Lassen Sie die Zweifelsfälle benennen. Fragen Sie ausdrücklich, welche Bewegungen sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Diese Liste ist wertvoller als die einfachen Fälle.
- Bestätigen Sie selbst. Legen Sie die Buchung an (oder lassen Sie sie anlegen) und schließen Sie den Abgleich in Exact Online ab.
Das ist keine Zwischenlösung in Erwartung von etwas Besserem. Es ist die Form, die zu einer Handlung passt, die still schiefgehen kann: der Assistent sucht, Sie bestätigen.
Wo es in der Praxis hakt
- Teilzahlungen — ein Betrag, der nicht der Rechnung entspricht. Der Assistent kann die Kombination vorschlagen, der Restbetrag bleibt Ihre Beurteilung.
- Sammelzahlungen — eine Kundin zahlt fünf Rechnungen in einem Betrag. Fragen Sie nach allen Kombinationen, die auf den Betrag kommen; genau dort ist Rechnen schneller als Suchen.
- Gutschriften — sie senken den zu erhaltenden Betrag und werden leicht übersehen.
- Bankgebühren und Rundungen — kleine Differenzen, die Sie bewusst irgendwo verbuchen müssen.
- Währungsdifferenzen — bei Fremdwährung entspricht der Betrag auf dem Konto selten exakt dem Rechnungsbetrag.
Was Sie brauchen
Zum Abfragen und Vergleichen genügt Basic: das ist alles Lesearbeit. Soll der Assistent auch die Bankbuchung anlegen, brauchen Sie Advanced, denn das sind schreibende Tools. Ist für eine Person Nur-Lesen erzwungen, werden diese Tools auch mit Advanced abgelehnt — das ist der ganze Sinn dieser Einstellung.
Weiterlesen: Mahnungen mit KI versenden behandelt, was nach dem Abgleich übrig bleibt, und Cashflow mit KI prognostizieren, was eine stimmige Debitorenposition ermöglicht. Die vollständige Toolliste steht im Toolkatalog.