Für viele Buchhaltungen ist der Abgleich die Arbeit, in der die meisten losen Minuten verschwinden: Bankbewegung nehmen, passende Rechnung suchen, verknüpfen, weiter. Entsprechend häufig kommt die Frage, ob KI das übernehmen kann. Die Antwort lautet: ja, mit Ihrer Bestätigung dazwischen — und es lohnt sich zu wissen, wie.
Kann KI meine Kontoauszüge abgleichen?
Ja. Ein Assistent holt Ihre offenen Posten, legt die Bankbewegungen daneben und sagt je Zeile, welche Rechnung es wahrscheinlich ist, samt der Zweifelsfälle. Nach Ihrer Zustimmung gleicht er die Zahlung mit financial_entries_match mit der Rechnung ab. Beide Buchungen — die Rechnung und die Bank- oder Kassenbuchung — müssen dann bereits in Exact Online stehen.
Was beim Abgleich eigentlich passiert
Eine Zahlung auf Ihrem Bankkonto ist zunächst nur ein Betrag mit einem Verwendungszweck. Der Abgleich stellt die Verbindung zwischen dieser Bewegung und dem offenen Posten her, zu dem sie gehört. Erst danach stimmt Ihre Debitorenposition, verschwindet die Rechnung aus der Mahnliste und sagen Ihre Fälligkeitsübersichten etwas aus.
Genau deshalb ist der Schritt heikel: eine falsche Verknüpfung fällt in einer Summe nicht auf, schlägt aber in Mahnungen und Umsatzsteuer durch. Der Fehler ist still, und das macht ihn teuer.
Was die Anbindung heute kann
| Was Sie wollen | Tool | Lesen oder schreiben |
|---|---|---|
| Offene Posten holen | financial_outstanding_get | lesen |
| Forderungen durchsuchen | cashflow_receivables_search | lesen |
| Fälligkeitsübersicht Debitoren | financial_aging_receivables | lesen |
| Bestehende Bankbuchungen ansehen | financial_bank_search, financial_bank_get | lesen |
| Eine Bankbuchung anlegen | financial_bank_create | schreiben |
| Eine Zeile hinzufügen | financial_bank_add_line | schreiben |
| Die Zahlung mit der Rechnung abgleichen | financial_entries_match | schreiben |
Mit diesen sieben erledigen Sie den ganzen Weg: der Assistent ermittelt, welche Rechnungen offen sind und welche Bankzeile passt, legt bei Bedarf die Bankbuchung an und gleicht ab, sobald Sie zustimmen.
Wie der Abgleich funktioniert
Exact Online kennt in der normalen REST-API keinen Abgleich. financial_entries_match nutzt deshalb die XML-Schnittstelle von Exact (Thema Abgleich, das Thema, das Sie auch in Exact selbst unter Import/Export finden). Sie geben nur die Belegnummern an; das Tool sucht Geschäftsjahr, Periode, Journal, Sachkonto, Beziehung und Betrag selbst heraus.
Wo die Grenze liegt
- Beide Buchungen müssen existieren. Einen Kontoauszug (SEPA-Datei) einlesen kann die Anbindung nicht; der Assistent legt die Bankbuchung dann selbst mit
financial_bank_createundfinancial_bank_add_linean. - Aufheben geht nur in Exact Online. Deshalb zeigt der Assistent immer zuerst den Vorschlag mit Beträgen und Saldo.
- Einen nicht ausgeglichenen Saldo lehnt das Tool nicht selbst ab: Exact entscheidet, ob diese Kombination abgeglichen werden darf. Prüfen Sie einen solchen Fall in Exact Online.
cashflow_receivables_updateklingt nach Abgleich, aktualisiert aber nur Beschreibung, Zahlungsart und Zahlungsreferenz einer Forderung.financial_cash_add_line(für Kassenbuchungen) hat kein Feld für Unsere Referenz. Von den beiden Wegen eignet sich nur der Bankweg, um eine Rechnungsnummer mitzugeben.
Warum Unsere Referenz hier das entscheidende Feld ist
Auf einer Bankzeile gegen einen Debitor sagt Unsere Referenz, um welche Rechnung es geht. financial_bank_add_line nimmt das als ourRef entgegen, neben der Beziehung (accountCode), dem Sachkonto und dem Betrag. Füllen Sie das sauber, steht die Buchung mit allen nötigen Angaben bereit — und der letzte Schritt ist eine Bestätigung statt einer Suche.
Die Arbeitsweise, die funktioniert
- Fragen Sie nach dem Vorschlag. Etwa: "Welche Rechnungen von Kunde Bakkerij de Groot sind offen, und über welche Beträge?" Danach legen Sie die Bankbewegungen daneben und lassen je Betrag die passende Rechnung nennen.
- Lassen Sie die Zweifelsfälle benennen. Fragen Sie ausdrücklich, welche Bewegungen sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Diese Liste ist wertvoller als die einfachen Fälle.
- Bestätigen Sie selbst. Lassen Sie bei Bedarf die Bankbuchung anlegen und stimmen Sie dem Vorschlag zu; dann gleicht der Assistent ab, etwa: "Gleiche Beleg 14200003 mit Rechnung 14500026 ab."
Das ist die Form, die zu einer Handlung passt, die still schiefgehen kann: der Assistent sucht und gleicht ab, Sie bestätigen.
Wo es in der Praxis hakt
- Teilzahlungen — ein Betrag, der nicht der Rechnung entspricht. Der Assistent kann die Kombination vorschlagen, der Restbetrag bleibt Ihre Beurteilung.
- Sammelzahlungen — eine Kundin zahlt fünf Rechnungen in einem Betrag. Fragen Sie nach allen Kombinationen, die auf den Betrag kommen; genau dort ist Rechnen schneller als Suchen.
- Gutschriften — sie senken den zu erhaltenden Betrag und werden leicht übersehen.
- Bankgebühren und Rundungen — kleine Differenzen, die Sie bewusst irgendwo verbuchen müssen.
- Währungsdifferenzen — bei Fremdwährung entspricht der Betrag auf dem Konto selten exakt dem Rechnungsbetrag.
Was Sie brauchen
Zum Abfragen und Vergleichen genügt Basic: das ist alles Lesearbeit. Soll der Assistent auch die Bankbuchung anlegen oder abgleichen, brauchen Sie Advanced, denn das sind schreibende Tools. Ist für eine Person Nur-Lesen erzwungen, werden diese Tools auch mit Advanced abgelehnt — das ist der ganze Sinn dieser Einstellung.
Weiterlesen: Mahnungen mit KI versenden behandelt, was nach dem Abgleich übrig bleibt, und Cashflow mit KI prognostizieren, was eine stimmige Debitorenposition ermöglicht. Die vollständige Toolliste steht im Toolkatalog.