Afletteren is voor veel administraties het werk waar de meeste losse minuten in verdwijnen: bankmutatie erbij pakken, zoeken welke factuur erbij hoort, koppelen, volgende. De vraag of AI dat kan overnemen komt dan ook vaak. Het antwoord is: ja, met jouw bevestiging ertussen, en het is de moeite waard om precies te weten hoe.
Kan AI mijn bankafschriften afletteren?
Ja. Een assistent haalt je openstaande posten op, legt de bankmutaties ernaast en zegt per regel welke factuur het waarschijnlijk is, inclusief de twijfelgevallen. Na jouw akkoord lettert hij de betaling af op de factuur met financial_entries_match. Beide boekingen — de factuur en de bank- of kasboeking — moeten dan al in Exact Online staan.
Wat er bij afletteren eigenlijk gebeurt
Een betaling op je bankrekening is eerst alleen een bedrag met een omschrijving. Afletteren is het leggen van de verbinding tussen die mutatie en de openstaande post waar hij bij hoort. Pas daarna klopt je debiteurenpositie, verdwijnt de factuur uit je aanmaningenlijst en kloppen je ouderdomsoverzichten.
Dat is precies waarom de stap gevoelig is: een verkeerde koppeling valt niet op in een totaal, maar werkt wel door in je aanmaningen en in je btw. De fout is stil, en dat maakt hem duur.
Wat de koppeling vandaag wel kan
| Wat je wilt | Tool | Lezen of schrijven |
|---|---|---|
| Openstaande posten ophalen | financial_outstanding_get | lezen |
| Vorderingen doorzoeken | cashflow_receivables_search | lezen |
| Ouderdomsoverzicht debiteuren | financial_aging_receivables | lezen |
| Bestaande bankboekingen bekijken | financial_bank_search, financial_bank_get | lezen |
| Een bankboeking aanmaken | financial_bank_create | schrijven |
| Een regel aan die boeking toevoegen | financial_bank_add_line | schrijven |
| De betaling afletteren op de factuur | financial_entries_match | schrijven |
Met deze zeven doe je het hele traject: de assistent zoekt uit welke facturen nog open staan, welke bankregel daarbij past, maakt zo nodig de bankboeking aan en lettert af zodra jij akkoord geeft.
Hoe het afletteren werkt
Exact Online kent in de gewone REST-API geen afletteren. financial_entries_match gebruikt daarom de XML-koppeling van Exact (onderwerp Afletteren, het onderwerp dat je ook in Exact zelf onder Import/export vindt). Je geeft alleen de boekstuknummers; de tool zoekt boekjaar, periode, dagboek, grootboekrekening, relatie en bedrag zelf op.
Waar de grens ligt
- Beide boekingen moeten bestaan. Een bankafschrift (SEPA-bestand) inlezen kan niet via de koppeling; de assistent maakt de bankboeking dan zelf aan met
financial_bank_createenfinancial_bank_add_line. - Ontkoppelen kan alleen in Exact Online. Daarom toont de assistent altijd eerst het voorstel met bedragen en saldo.
- Een niet-sluitend saldo weigert de tool niet zelf: Exact beslist of die combinatie afgeletterd mag worden. Controleer zo'n geval in Exact Online.
cashflow_receivables_updateklinkt alsof hij afletteren doet, maar werkt alleen de omschrijving, de betaalmethode en de betalingsreferentie van een vordering bij.financial_cash_add_line(voor kasboekingen) heeft géén veld voor Onze referentie. Van de twee routes is alleen de bankroute geschikt om een factuurnummer mee te geven.
Waarom Onze referentie hier het veld is dat telt
Op een bankregel tegen een debiteur is Onze referentie het veld waarmee je aangeeft om welke factuur het gaat. financial_bank_add_line accepteert dat als ourRef, naast de relatie (accountCode), de grootboekrekening en het bedrag. Vul je dat netjes, dan staat de boeking klaar met alle informatie die nodig is om de koppeling te maken — en is de laatste stap een bevestiging in plaats van een zoektocht.
De werkwijze die werkt
- Vraag om het voorstel. Bijvoorbeeld: "Welke facturen van klant Bakkerij de Groot staan open, en welke bedragen?" Daarna leg je de bankmutaties ernaast en laat je de assistent per bedrag aangeven welke factuur past.
- Laat de twijfelgevallen benoemen. Vraag expliciet welke mutaties niet eenduidig te koppelen zijn. Dat lijstje is waardevoller dan de makkelijke gevallen.
- Bevestig zelf. Laat zo nodig de bankboeking aanmaken en geef akkoord op het voorstel; dan lettert de assistent af, bijvoorbeeld: "Letter boekstuk 14200003 af op factuur 14500026."
Dat is de vorm die past bij een handeling die stil fout kan gaan: de assistent doet het zoekwerk en het afletteren, jij doet de bevestiging.
Waar het in de praktijk misgaat
- Deelbetalingen — een bedrag dat niet gelijk is aan de factuur. De assistent kan de combinatie voorstellen, maar het restant blijft jouw beoordeling.
- Verzamelbetalingen — een klant die vijf facturen in één bedrag betaalt. Vraag om alle combinaties die op het bedrag uitkomen; dat is precies het werk waar rekenen sneller is dan zoeken.
- Creditnota's — die verlagen het te ontvangen bedrag en worden makkelijk over het hoofd gezien.
- Bankkosten en afrondingen — kleine verschillen die je bewust ergens moet laten landen.
- Valutaverschillen — bij vreemde valuta is het bedrag op je rekening zelden precies het factuurbedrag.
Wat je nodig hebt
Voor het opvragen en vergelijken is Basic voldoende: dat is allemaal leeswerk. Wil je dat de assistent ook de bankboeking aanmaakt of aflettert, dan heb je Advanced nodig, want dat zijn schrijf-tools. Is voor een collega alleen-lezen afgedwongen, dan worden die tools ook met Advanced geweigerd — dat is het hele punt van die instelling.
Meer lezen: aanmaningen sturen met AI gaat over wat er ná het afletteren overblijft, en cashflow voorspellen met AI over wat je met een kloppende debiteurenpositie kunt doen. De volledige lijst tools staat in de toolcatalogus.