Exact Online KI-Prompts: 10 Beispiele für den täglichen Einsatz
Die Stärke von KI in Kombination mit Exact Online liegt darin, die richtigen Fragen zu stellen. Nachfolgend finden Sie zehn praktische Prompts, die Sie noch heute mit ChatGPT, Copilot oder Claude einsetzen können. Jeder Prompt lässt sich direkt kopieren und wurde mit Ledger Botje getestet.
Bestand und Lager
1. Bestandsprüfung auf Artikelebene
"Wie viel von Artikel A1001 haben wir auf Lager, pro Lager?"
Nutzt das items_stock-Tool. Zeigt den verfügbaren Bestand pro Lager, inklusive reservierter und bestellter Mengen.
2. Artikel unter dem Mindestbestand
"Welche Artikel im Hauptlager haben weniger Bestand als den Bestellpunkt?"
Nutzt das items_stock-Tool mit Filtern. Ideal für Ihre tägliche Einkaufskontrolle.
3. Chargennummer zurückverfolgen
"Wo befindet sich Chargennummer LOT-2026-003 und wie sieht die vollständige Historie aus?"
Nutzt das warehouse_locations_stock-Tool. Unverzichtbar für Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle.
Aufträge und Einkauf
4. Übersicht offener Verkaufsaufträge
"Zeige alle offenen Verkaufsaufträge dieser Woche, sortiert nach Lieferdatum."
Nutzt das sales_orders_search-Tool. Verschafft sofort Überblick darüber, was heute versendet werden muss.
5. Bestellung anlegen
"Lege eine Bestellung bei Lieferant TechSupply GmbH über 500 Stück von Artikel VP-200 mit Lieferdatum nächsten Freitag an."
Nutzt das purchasing_orders_create-Tool. Verfügbar mit dem Advanced-Abonnement.
Rechnungen und Finanzen
6. Übersicht offener Rechnungen
"Welche Verkaufsrechnungen sind länger als 30 Tage unbezahlt und wie hoch ist der Gesamtbetrag?"
Nutzt das cashflow_receivables_search-Tool. Perfekt für Ihre wöchentliche Debitorenkontrolle.
7. Umsatz pro Kunde in diesem Monat
"Wie hoch ist der Umsatz pro Kunde in diesem Monat, sortiert von hoch nach niedrig?"
Nutzt das cashflow_receivables_search-Tool mit Aggregation. Praktisch für Vertriebsbesprechungen und Berichte.
Produktion
8. Status von Fertigungsaufträgen prüfen
"Wie ist der Status aller Fertigungsaufträge, die für diese Woche geplant sind?"
Nutzt das manufacturing_orders_search-Tool. Gibt dem Produktionsleiter direkt beim Tagesstart den vollen Überblick.
9. Material an einen Fertigungsauftrag ausgeben
"Gib 100 Stück von Artikel RM-300 an Fertigungsauftrag WO-2026-0095 aus."
Nutzt das manufacturing_materials_issue-Tool. Beschleunigt die Materialerfassung in der Fertigung.
Verwaltung und Kontakte
10. Kundendaten nachschlagen
"Suche die Kontaktdaten und Zahlungsbedingungen von Kunde Bakkerij de Groot."
Nutzt das accounts_search-Tool. Praktisch, wenn Sie während eines Telefonats schnell Kundeninformationen benötigen.
Möchten Sie noch mehr Prompts entdecken? Werfen Sie einen Blick in die vollständige Prompt-Bibliothek mit Dutzenden weiterer Beispiele. Lesen Sie auch unsere 5 Tipps, um effektiver mit KI und Exact Online zu arbeiten für die besten Ergebnisse mit Ihren Prompts. Für umfangreichere Auswertungen lesen Sie, wie Sie Managementberichte mit KI erstellen.
Was einen Prompt brauchbar macht
Die zehn oben funktionieren, weil sie drei Dinge enthalten: ein konkretes Objekt (eine Artikelnummer, einen Kundennamen, ein Lager), eine Abgrenzung (einen Zeitraum, einen Schwellenwert) und eine gewünschte Form (je Lager, sortiert nach Liefertermin). Lassen Sie eines weg, wird die Antwort vager.
Vergleichen Sie: "Wie steht es um den Bestand?" gegenüber "Welche Artikel im Lager Hauptsitz liegen unter ihrem Bestellpunkt, sortiert nach Größe des Fehlbestands?" Mit der zweiten können Sie sofort arbeiten; die erste liefert einen Absatz Fließtext.
Nachfragen bringt mehr als ein längerer Prompt
Ein häufiger Fehler ist der Versuch, alles in eine Frage zu packen. Ein Prompt mit fünf Teilen liefert oft eine Antwort, in der drei behandelt wurden.
Besser ist eine Reihe: beginnen Sie mit der Übersicht, greifen Sie eine Zeile heraus und fragen Sie nach. "Warum liegt dieser Artikel unter dem Bestellpunkt - gibt es eine offene Bestellung?" Solche Nachfragen liefern das, wofür Sie sonst ein zweites Fenster öffnen.
Die fünf, die Sie selbst schreiben müssen
Fertige Prompts sind ein Ausgangspunkt, kein Endpunkt. Der Ertrag liegt in den fünf Fragen, die Sie jede Woche stellen und die für Ihre Verwaltung spezifisch sind: Ihre Lagerstruktur, Ihre Artikelgruppen, Ihre Kundensegmente.
Praktisch: notieren Sie eine Woche lang, welche Fenster Sie in Exact Online öffnen und warum. Jedes wiederkehrende Muster ist einen Prompt wert. Bewahren Sie die Formulierungen auf, die funktionieren - ein Prompt, den Sie umformulieren müssen, ist noch nicht fertig.
Worauf Sie achten sollten
Nennen Sie die Verwaltung, wenn Sie mehrere betreuen. Eine Antwort aus der falschen Buchhaltung sieht korrekt aus.
Prüfen Sie Beträge, bevor Sie danach handeln. Bei Zahlen, die zu einer Entscheidung führen, sehen Sie sich die zugrunde liegenden Zeilen an.
Mehr Beispiele stehen in der Prompt-Bibliothek.