Exact Online AI prompts: 10 voorbeelden voor dagelijks gebruik
De kracht van AI met Exact Online zit in de juiste vragen stellen. Hieronder vind je tien praktische prompts die je vandaag nog kunt gebruiken met ChatGPT, Copilot of Claude. Elke prompt is direct kopieerbaar en getest met Ledger Botje.
Voorraad en magazijn
1. Voorraadcontrole op artikelniveau
"Hoeveel van artikel A1001 hebben we op voorraad, per magazijn?"
Gebruikt de items_stock-tool. Toont de beschikbare voorraad per magazijn, inclusief gereserveerde en bestelde aantallen.
2. Artikelen onder minimumvoorraad
"Welke artikelen in magazijn Hoofdkantoor hebben minder voorraad dan het bestelpunt?"
Gebruikt de items_stock-tool met filters. Ideaal voor je dagelijkse inkoopcontrole.
3. Batchnummer traceren
"Waar bevindt zich batchnummer LOT-2026-003 en wat is de volledige historie?"
Gebruikt de warehouse_locations_stock-tool. Onmisbaar voor traceerbaarheid en kwaliteitscontrole.
Orders en inkoop
4. Open verkooporders overzicht
"Toon alle open verkooporders van deze week, gesorteerd op leverdatum."
Gebruikt de sales_orders_search-tool. Geeft direct inzicht in wat er vandaag verzonden moet worden.
5. Inkooporder aanmaken
"Maak een inkooporder aan bij leverancier TechSupply BV voor 500 stuks van artikel VP-200 met leverdatum volgende week vrijdag."
Gebruikt de purchasing_orders_create-tool. Beschikbaar met het Advanced-abonnement.
Facturen en financiën
6. Openstaande facturen overzicht
"Welke verkoopfacturen zijn langer dan 30 dagen onbetaald en wat is het totaalbedrag?"
Gebruikt de cashflow_receivables_search-tool. Perfect voor je wekelijkse debiteurencontrole.
7. Omzet per klant deze maand
"Wat is de omzet per klant van deze maand, gesorteerd van hoog naar laag?"
Gebruikt de cashflow_receivables_search-tool met aggregatie. Handig voor salesgesprekken en rapportages.
Productie
8. Productieorderstatus controleren
"Wat is de status van alle productieorders die deze week gepland staan?"
Gebruikt de manufacturing_orders_search-tool. Geeft de productiemanager direct overzicht bij de dagstart.
9. Materiaal uitgeven aan werkorder
"Geef 100 stuks van artikel RM-300 uit aan werkorder WO-2026-0095."
Gebruikt de manufacturing_materials_issue-tool. Versnelt de materiaalregistratie op de werkvloer.
Administratie en relaties
10. Klantgegevens opzoeken
"Zoek de contactgegevens en betalingstermijn van klant Bakkerij de Groot."
Gebruikt de accounts_search-tool. Handig wanneer je snel klantinformatie nodig hebt tijdens een telefoongesprek.
Wil je nog meer prompts ontdekken? Bekijk de volledige prompt bibliotheek met tientallen extra voorbeelden. Lees ook onze 5 tips om effectiever te werken met AI en Exact Online voor de beste resultaten met je prompts. Voor uitgebreidere rapportages, lees hoe je managementrapportages genereert met AI.
Wat een prompt bruikbaar maakt
De tien hierboven werken omdat ze drie dingen bevatten: een concreet object (een artikelcode, een klantnaam, een magazijn), een afbakening (een periode, een drempelwaarde) en een gewenste vorm (per magazijn, gesorteerd op leverdatum). Laat er een weg en het antwoord wordt vager.
Vergelijk: "Hoe staat de voorraad ervoor?" tegenover "Welke artikelen in magazijn Hoofdkantoor staan onder hun bestelpunt, gesorteerd op hoe groot het tekort is?" De tweede kun je meteen gebruiken; de eerste levert een alinea proza.
Doorvragen levert meer op dan een langere prompt
Een veelgemaakte fout is proberen alles in één vraag te stoppen. Een prompt met vijf onderdelen levert vaak een antwoord waarin er drie zijn behandeld.
Beter is een reeks: begin met het overzicht, kies er dan een regel uit en vraag door. "Waarom staat dit artikel onder het bestelpunt - is er een openstaande inkooporder?" Dat soort vervolgvragen levert de informatie op waarvoor je anders naar een tweede scherm gaat.
De vijf die je zelf moet maken
Kant-en-klare prompts zijn een startpunt, geen eindpunt. Het rendement zit in de vijf vragen die je elke week stelt en die specifiek zijn voor jouw administratie: jouw magazijnindeling, jouw artikelgroepen, jouw klantsegmenten.
Praktische aanpak: houd een week bij welke schermen je in Exact Online opent en waarom. Elk terugkerend patroon is een prompt waard. Bewaar de formuleringen die goed werken - een prompt die je moet herformuleren is nog niet af.
Waar je op moet letten
Noem de administratie als je er meerdere beheert. Een antwoord uit de verkeerde boekhouding ziet er kloppend uit.
Controleer bedragen voordat je erop handelt. Bij cijfers die tot een beslissing leiden: kijk naar de onderliggende regels.
Meer voorbeelden staan in de promptbibliotheek.