Stellen Sie konkrete Fragen mit Kundennamen, Artikelcodes und Daten
Je konkreter Ihre Frage, desto besser die Antwort. Statt "zeige Aufträge" fragen Sie besser "zeige alle offenen Verkaufsaufträge des Kunden Bakkerij de Groot aus den letzten 30 Tagen". Nennen Sie Kundennamen, Artikelcodes, Daten und Statusfilter für das beste Ergebnis.
Nennen Sie immer die Exact Online Verwaltung in Ihrer Frage
Arbeiten Sie mit mehreren Exact Online Verwaltungen? Dann beginnen Sie mit: "Wie viel von Artikel A1001 ist in der Verwaltung Productie BV auf Lager?" So weiß die KI sofort, in welcher Verwaltung gesucht werden soll, und Sie vermeiden Verwechslungen.
Teilen Sie komplexe Fragen in kleinere Schritte auf
Eine Frage wie "gib mir eine Übersicht aller Kunden mit offenen Rechnungen, ihren Zahlungsbedingungen und einem Vergleich zum Vorquartal" ist auf einmal zu komplex. Teilen Sie sie auf:
- "Welche Kunden haben offene Rechnungen?"
- "Welche Zahlungsbedingungen gelten für diese Kunden?"
- "Vergleiche die offenen Beträge mit Q3 2025."
Prüfen Sie die KI-Ausgabe immer in Exact Online
KI-Assistenten sind leistungsstark, aber nicht unfehlbar. Prüfen Sie wichtige Informationen immer in Exact Online selbst nach. Fragen Sie nach Auftrags- oder Rechnungsnummern, damit Sie schnell verifizieren können. Treffen Sie geschäftskritische Entscheidungen niemals allein auf Basis der KI-Ausgabe.
Nutzen Sie Anschlussfragen, um Schritt für Schritt einzugrenzen
Sie müssen nicht alles in eine einzige Frage packen. Beginnen Sie breit und grenzen Sie dann ein:
- "Suche alle offenen Bestellungen."
- "Zeige die Details von Bestellung PO-2026-0034."
- "Buche einen Wareneingang für Zeile 1, 500 Stück."
Der KI-Assistent merkt sich den Kontext des Gesprächs, wodurch sich Anschlussfragen ganz natürlich anfühlen.
Weitere Beispiel-Prompts finden Sie in der Prompt-Bibliothek. Haben Sie noch Fragen? Werfen Sie einen Blick in die häufig gestellten Fragen. Bereit loszulegen? Folgen Sie der MCP-Installationsanleitung und Sie sind in 5 Minuten startklar. Neu bei KI? Lesen Sie unseren KI-Leitfaden für den Mittelstand oder sehen Sie sich die komplette Exact Online KI-Anbindung an.
Warum diese Tipps zählen
Der Unterschied zwischen einem nützlichen und einem enttäuschenden KI-Assistenten liegt selten am Modell. Er liegt darin, wie Sie die Frage stellen und ob Sie prüfen, was zurückkommt. Nachfolgend fünf Gewohnheiten, die praktisch den größten Unterschied machen.
1. Nennen Sie immer die Verwaltung
Betreuen Sie mehrere Verwaltungen, weiß der Assistent nicht, welche gemeint ist. Vergessen Sie das, erhalten Sie eine korrekte Antwort aus der falschen Buchhaltung - und das merken Sie der Antwort nicht an. Nennen Sie die Verwaltung in der ersten Frage eines Gesprächs.
2. Seien Sie konkret mit Namen, Nummern und Zeiträumen
"Wie läuft der Umsatz?" liefert eine vage Antwort. "Wie hoch war der Umsatz je Monat im zweiten Quartal, verglichen mit dem Vorjahr?" liefert etwas Brauchbares. Je weniger Interpretationsspielraum, desto besser die Antwort.
3. Teilen Sie komplexe Fragen auf
Eine Frage mit fünf Teilen liefert oft eine Antwort, in der drei davon behandelt sind. Stellen Sie die Teile nacheinander und nutzen Sie jede Antwort als Anlass für die nächste. Das kostet ein paar Sekunden mehr und erspart ein falsches Bild.
4. Prüfen Sie Beträge, bevor Sie danach handeln
Ein KI-Assistent holt die Zahlen aus Ihrer Verwaltung, die Fehlerwahrscheinlichkeit ist also gering - aber nicht null, und die Darstellung einer Antwort kann einen falschen Eindruck erzeugen. Prüfen Sie bei Beträgen, die zu einer Entscheidung führen, immer die zugrunde liegenden Datensätze.
5. Beginnen Sie mit Lesen, nicht mit Schreiben
Aktivieren Sie den Schreibzugriff erst, wenn Sie eine Woche Erfahrung mit Lesefragen haben. Dann wissen Sie, wie der Assistent Ihre Fragen interpretiert, und genau das wollen Sie wissen, bevor er etwas ändern kann. Der Schreibzugriff ist standardmäßig aus; siehe die Sicherheitsseite.
Ein sechster, für Fortgeschrittene
Beginnen Sie bei einem neuen Thema ein neues Gespräch. Lange Gespräche, die von Bestand zu Rechnungen zu Projekten springen, vermischen Kontext. Ein neues Gespräch kostet nichts und verhindert, dass eine frühere Antwort die nächste färbt.