Veelgestelde vragen

Ledger Botje is een MCP-koppeling (Model Context Protocol) waarmee je Exact Online kunt bedienen vanuit AI-assistenten zoals ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Gemini, Mistral, Perplexity, Grok, Cursor en OpenClaw. Je kunt met natuurlijke taal vragen stellen over je boekhouding, orders aanmaken, voorraad beheren en meer.

MCP staat voor Model Context Protocol. Het is een open standaard waarmee AI-assistenten veilig kunnen communiceren met externe systemen zoals Exact Online. Via MCP kan de AI actuele data ophalen en acties uitvoeren in je administratie.

Ledger Botje is geschikt voor iedereen die Exact Online gebruikt en dagelijks met orders, voorraad of klantgegevens werkt. Denk aan magazijnmedewerkers, inkopers, verkopers, financieel medewerkers en bedrijfseigenaren. Je hebt geen technische kennis nodig om met Ledger Botje te werken.

Met Ledger Botje hoef je niet door menu's en schermen te klikken. Je stelt gewoon een vraag in normaal Nederlands aan je AI-assistent en krijgt direct antwoord. Je kunt ook meerdere taken in een gesprek combineren, zoals "zoek alle openstaande orders van klant X en maak een inkooporder aan voor de ontbrekende artikelen".

Ledger Botje werkt met alle AI-assistenten die het MCP-protocol ondersteunen: ChatGPT (OpenAI), Microsoft Copilot, Claude (Anthropic), Google Gemini, Mistral AI, Perplexity, Grok (xAI), Cursor en OpenClaw. Nieuwe AI-tools met MCP-ondersteuning worden automatisch compatibel.

Ja, je kunt Ledger Botje met meerdere AI-assistenten tegelijk koppelen. Gebruik bijvoorbeeld ChatGPT op je desktop en Copilot op je telefoon. Elke assistent heeft via MCP toegang tot dezelfde Exact Online data.

Ledger Botje richt zich op Exact Online voor Handel, Productie, Projecten en Boekhouden. Gebruik je Exact Online Bouw? Dan is er ons zusterproduct BouwBotje, dat speciaal voor de bouwsector is gemaakt. Neem gerust contact op als je twijfelt welke variant bij jouw omgeving past.

Ledger Botje ondersteunt een breed scala aan Exact Online-modules: verkooporders, inkooporders, voorraadbeheer, magazijnverplaatsingen, productieorders (werkorders), goederenontvangst en -levering, batch- en serienummers, klant- en leveranciersbeheer, assemblageorders, stuklijsten, retourzendingen en meer. We breiden de functionaliteit continu uit.

Ja, met het Advanced-abonnement kun je verkoop- en inkooporders aanmaken, orderregels toevoegen, goederenontvangsten boeken, leveringen verwerken, magazijnverplaatsingen uitvoeren en nog veel meer. Het Basic-abonnement is alleen-lezen.

Ja, met het Advanced-abonnement kan Ledger Botje gegevens aanmaken en wijzigen in Exact Online (orders, leveringen, magazijnverplaatsingen en meer). Standaard staat schrijven echter uit: de koppeling begint in alleen-lezen modus. Om naar Exact Online te kunnen schrijven ga je naar Instellingen → MCP - AI Integratie, zet je bij "MCP schrijftoegang" het vinkje "Lezen en schrijven" aan en klik je op Opslaan:

Zolang dit vinkje uit staat, kan de AI-assistent alleen gegevens opvragen. Zodra je het aanzet en opslaat, verschijnen de schrijftools en kan de AI namens jou naar Exact Online schrijven. Je kunt op elk moment weer terugschakelen naar alleen-lezen.

Ja, Ledger Botje toont voorraadstanden per magazijn en per opslaglocatie. Je kunt vragen stellen zoals "hoeveel van artikel A1001 ligt er in magazijn Utrecht?" of "op welke locaties ligt batch BN-2024-001?".

Ja, je kunt batch- en serienummers opzoeken, de historie van een serienummer bekijken en bij goederenontvangst of -levering serienummers meegeven. Ledger Botje toont ook welke batches op welke locaties liggen.

Ja, je kunt productieorders opzoeken, de status bekijken, bewerkingsstappen inzien, materiaal uitgeven, gereedmeldingen doen en tijd registreren op bewerkingen. Ook stuklijsten kun je opvragen.

Ja, je kunt de AI vragen om overzichten te maken van bijvoorbeeld openstaande facturen, voorraadbewegingen of orderstatus. Combineer Ledger Botje met de Code Interpreter van ChatGPT om direct Excel-bestanden of grafieken te genereren.

Bijna altijd. Ledger Botje werkt met een beveiligde kopie van je Exact Online-data. Daardoor zijn antwoorden snel en lopen ook grote administraties niet vast op de daglimieten van Exact Online. Die kopie wordt op vier momenten bijgewerkt:

• Wat de AI zelf aanmaakt of wijzigt gaat direct naar Exact Online en wordt meteen teruggelezen. Dat zie je dus altijd direct terug.
• Wijzigingen die je in Exact Online zelf doet geeft Exact voor de belangrijkste onderdelen automatisch door: relaties, artikelen en voorraad, orders, facturen, boekingen, projecten en documenten. Ledger Botje verwerkt die kort daarna.
• Elke avond worden alle onderdelen bijgewerkt die je laat synchroniseren.
• Bij je vraag kijkt Ledger Botje of de gegevens die nodig zijn in de afgelopen 4 uur zijn ververst. Zo niet, dan worden ze eerst bij Exact Online opgehaald voordat je antwoord krijgt. Werkorders worden zelfs elke 5 minuten ververst; zware rapportages zoals saldi en ouderdomsoverzichten één keer per dag.

Wil je niet wachten? Je kunt de gegevens altijd zelf verversen via Instellingen → Cache. Wijzigingen laden haalt alles op wat sinds de vorige keer in Exact Online is gewijzigd; Alles laden laadt de volledige administratie opnieuw in (dat duurt langer).

Zoek je een klant die je net in Exact Online hebt aangemaakt en vindt de AI hem niet, dan haalt Ledger Botje de relaties meteen opnieuw op. Alleen als het dagelijkse API-budget van Exact Online op is, kan een antwoord terugvallen op de laatst opgehaalde gegevens.

Ledger Botje is geen financieel adviseur. Vraag geen fiscaal advies, belastingberekeningen of bedrijfskritische beslissingen aan de AI. Ledger Botje biedt toegang tot je data en voert acties uit in Exact Online, maar het interpreteren van financiële gegevens en het nemen van zakelijke beslissingen blijft altijd jouw verantwoordelijkheid.

Wees zo specifiek mogelijk. Noem bij meerdere administraties altijd de naam van de administratie. Gebruik concrete waarden zoals klantnamen, artikelcodes of datums. In plaats van "toon facturen" vraag je beter "welke verkoopfacturen van klant Bakkerij Jansen staan nog open?". Splits complexe vragen op in stappen voor betere resultaten.

Ja, controleer altijd de output van de AI voordat je beslissingen neemt. AI-assistenten kunnen fouten maken bij het interpreteren van data. Vraag bij twijfel om factuurnummers of ordernummers zodat je kunt verifiëren in Exact Online.

Na het aanmaken van je account klik je op "Koppelen met Exact Online". Je wordt doorgestuurd naar Exact Online waar je inlogt en toestemming geeft. Ledger Botje gebruikt OAuth2, dezelfde beveiligde methode die Exact Online zelf gebruikt. Het koppelen duurt minder dan een minuut.

Ga in ChatGPT naar Instellingen, kies "MCP-servers" en voeg een nieuwe server toe. Kopieer de MCP-URL vanuit je Ledger Botje-dashboard en plak deze in ChatGPT. Na autorisatie kun je direct vragen stellen over je Exact Online administratie.

Nee, Ledger Botje werkt volledig in de cloud. Je hoeft geen software, plugins of extensies te installeren. Het enige wat je nodig hebt is een webbrowser en een AI-assistent die MCP ondersteunt.

De complete setup duurt minder dan 5 minuten: account aanmaken, Exact Online koppelen en de MCP-server toevoegen aan je AI-assistent. Daarna kun je direct je eerste vraag stellen.

Ledger Botje is zelf een MCP-server die het Model Context Protocol implementeert. Dit is de standaard waarmee AI-assistenten communiceren. Je hoeft geen API-calls te schrijven; de AI-assistent doet dit automatisch via het MCP-protocol.

De MCP-server van Ledger Botje gebruikt Streamable HTTP als transportprotocol. De authenticatie verloopt via OAuth 2.1 met PKCE voor maximale beveiliging.

Ja, afhankelijk van je abonnement heb je 5.000 (Basic) of 8.000 (Advanced) AI-verzoeken per maand. Daarnaast respecteert Ledger Botje de rate limits van de Exact Online API. Bij een tijdelijke limiet wordt het verzoek automatisch opnieuw geprobeerd.

Ja. Je kunt per MCP-verbinding zelf bepalen welke tools beschikbaar zijn voor je AI-assistent. Dat is handig omdat sommige AI-clients maar een beperkt aantal tools tegelijk aankunnen – Microsoft Copilot (Copilot Studio) ondersteunt bijvoorbeeld maximaal 70 tools. Maak in dat geval een selectie van de tools die je daadwerkelijk wilt gebruiken. Je stelt dit in via Instellingen → MCP - AI Integratie, en dit kan per MCP-verbinding apart:

Vink de gewenste tools aan of uit en sla op. De selectie geldt alleen voor die specifieke MCP-verbinding, zodat je per AI-assistent een ander toolprofiel kunt gebruiken:

Zo houd je Copilot binnen zijn limiet en bied je elke assistent precies de tools die je nodig hebt.

Loop deze punten na: (1) gebruik je de juiste MCP-URL uit je Ledger Botje-dashboard? (2) Voldoet je AI-client aan de eisen – ChatGPT vereist bijvoorbeeld een betaald abonnement met Developer Mode, en Copilot Studio kan maximaal 70 tools tegelijk gebruiken (kies deze in de instellingen). (3) Heb je bij het koppelen op "Approve" geklikt om toegang te geven? (4) Zie je alleen leestools? Schrijftools verschijnen pas nadat je schrijftoegang inschakelt. (5) Werkt het na een tijd niet meer? Koppel opnieuw; je toegang kan verlopen zijn. Kijk voor stap-voor-stap-instructies op de pagina MCP koppelen of neem contact met ons op.

Je kunt ons bereiken via het contactformulier; we reageren doorgaans binnen één werkdag. Op werkdagen zijn we tijdens kantooruren ook telefonisch bereikbaar. Support bieden we in het Nederlands en Engels. Voor uitleg over de koppeling kun je terecht op de pagina MCP koppelen en op deze veelgestelde vragen.

Ja. Ledger Botje maakt gebruik van OAuth2-authenticatie van Exact Online. Al het dataverkeer is versleuteld via HTTPS/TLS. Onze servers staan bij Scaleway in Nederland. De AI-assistent communiceert via het MCP-protocol en heeft alleen toegang tot de data die je opvraagt.

Nee. Je AI-assistent krijgt nooit je Exact Online-wachtwoord of -tokens te zien en heeft geen directe verbinding met Exact Online. De assistent praat alleen met Ledger Botje via een eigen, beperkt toegangstoken; Ledger Botje voert de aanvragen vervolgens namens jou uit bij Exact Online. Je Exact Online-inloggegevens en -tokens blijven veilig op onze servers in de EU en worden nooit met de AI-provider gedeeld. Zo houd je een duidelijke scheiding tussen je AI-assistent en je boekhouding.

Ja, Ledger Botje slaat een kopie van je Exact Online-data op in een beveiligde database. Dit doen we om snel te kunnen reageren op vragen vanuit je AI-assistent, zonder elke keer de Exact Online API te hoeven aanroepen. De data wordt automatisch gesynchroniseerd met Exact Online zodat je altijd met actuele gegevens werkt. Je kunt de koppeling op elk moment intrekken, waarna alle opgeslagen data wordt verwijderd.

Je data wordt gehost bij Scaleway in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (Nederland), waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Betalingen verlopen via Mollie; Exact Online is het bronsysteem. Onze eigen verwerking verlaat de EER niet en we verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals een BSN). Zodra je een AI-assistent gebruikt, gaat de opgevraagde data naar die aanbieder; verwerkt die buiten de EU, dan geldt daarvoor het beleid en de doorgiftegrondslag van die aanbieder. Voor elk abonnement is een AVG-verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) beschikbaar, gebaseerd op onze uitgevoerde DPIA. Zie de verwerkersovereenkomst voor de details.

Ja, voor beveiliging, facturatie en support houden we bij welke acties je AI-assistent via Ledger Botje uitvoert. Deze logregels worden maximaal 180 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. We loggen geen bijzondere persoonsgegevens. Het helpt ons om problemen te onderzoeken en misbruik te voorkomen, en het voedt de teller van je maandelijkse AI-verzoeken.

Nee. Ledger Botje gebruikt je bedrijfsgegevens niet om AI-modellen te trainen. De AI-koppeling loopt via je eigen AI-assistent (zoals ChatGPT of Claude); of die aanbieder je gesprekken gebruikt, bepaal je in de instellingen en voorwaarden van die assistent. Je Exact Online-data die Ledger Botje verwerkt, gebruiken we uitsluitend om je vragen te beantwoorden en acties uit te voeren.

Ja, je kunt de koppeling op elk moment intrekken vanuit je Ledger Botje-account of vanuit Exact Online zelf. Na intrekking heeft Ledger Botje direct geen toegang meer tot je Exact Online data.

Ja, standaard staat de MCP-server in alleen-lezen modus. De AI-assistent kan dan wel gegevens opvragen, maar geen orders aanmaken, leveringen boeken of andere wijzigingen doorvoeren.

Via Instellingen → MCP - AI Integratie kun je schrijftoegang inschakelen door het vinkje bij "Lezen en schrijven" aan te zetten:

Probeert de AI-assistent toch data aan te passen terwijl alleen-lezen actief is? Dan krijgt de assistent een duidelijke foutmelding en kan de actie niet worden uitgevoerd:

Zo heb je altijd volledige controle over wat de AI wel en niet mag doen in je Exact Online administratie.

Het risico is beperkt omdat schrijven standaard uitstaat. Zolang de koppeling in alleen-lezen modus staat, krijgt de AI-assistent uitsluitend leestools aangeboden en kan hij niets aanmaken, wijzigen of verwijderen. Pas als je bewust schrijftoegang inschakelt (met het Advanced-abonnement) komen schrijf- en verwijdertools beschikbaar. Verwijderacties zijn echt en onomkeerbaar in Exact Online; ze zijn als "destructief" gemarkeerd, zodat je AI-assistent je vooraf om bevestiging vraagt. Je kunt op elk moment terug naar alleen-lezen. Controleer belangrijke acties altijd zelf.

Wilt u uw recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar uitoefenen op grond van de AVG (art. 15-22)? Stuur een bericht via ons contactformulier en zet "AVG-verzoek" in het onderwerp. Vermeld welk recht u wilt uitoefenen, uw volledige naam, uw e-mailadres en – indien bekend – de organisatie die Ledger Botje gebruikt. Wij reageren binnen 30 dagen conform art. 12 AVG. Omdat wij in veel gevallen als verwerker optreden namens onze klant, kunnen wij uw verzoek waar nodig doorgeleiden naar de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die Ledger Botje gebruikt). Zie ook onze privacyverklaring.

Ledger Botje biedt drie abonnementen: Basic voor €39 per maand (alleen lezen, max 1 administratie, 5.000 AI-verzoeken/maand), Advanced voor €59 per maand (lezen en schrijven, max 10 administraties, 8.000 AI-verzoeken/maand) en Enterprise op maat. Bij jaarabonnementen ontvang je korting.

Ja. Je proefperiode van 14 dagen geeft volledige toegang op Advanced-niveau, inclusief schrijven en maximaal 10 administraties. Schrijftoegang staat standaard uit; die zet je zelf aan in de instellingen. Je hoeft geen creditcard of betaalgegevens op te geven en zit nergens aan vast. Na afloop kies je zelf Basic of Advanced.

De AI-koppeling werkt met elk betaald abonnement (Basic of Advanced) en tijdens de gratis proefperiode. Met Basic kun je gegevens opvragen (alleen lezen); met Advanced kun je daarnaast acties uitvoeren in Exact Online, zoals orders, facturen en leveringen aanmaken. Twijfel je welk abonnement bij je past? Bekijk de prijzenpagina of neem contact op.

Met Basic kun je data opvragen (alleen lezen): zoek orders, bekijk voorraad, vind klantgegevens. Met Advanced kun je ook acties uitvoeren: orders aanmaken, goederenontvangsten boeken, magazijnverplaatsingen doen en meer. Advanced biedt ook meer administraties (10 vs 1) en meer vragen per maand (8.000 vs 5.000).

Ja, je kunt op elk moment upgraden van Basic naar Advanced. Bij een upgrade krijg je direct toegang tot de extra functies. Downgraden kan aan het einde van je facturatieperiode.

Elke keer dat je AI-assistent een actie uitvoert in Ledger Botje – bijvoorbeeld voorraad opzoeken, een order aanmaken of een overzicht ophalen – telt als één AI-verzoek. Eén vraag in de chat kan dus meerdere verzoeken kosten als de assistent meerdere gegevens moet ophalen om je antwoord samen te stellen. De verzoeken tellen per maand en gelden voor je hele koppeling, ook als je meerdere AI-assistenten gebruikt. In elk antwoord stuurt Ledger Botje mee hoeveel verzoeken je deze maand nog hebt, zodat je assistent zijn tempo kan aanpassen.

Als je je maandelijkse verzoeken hebt opgebruikt, krijg je hiervan een melding en worden nieuwe AI-verzoeken geblokkeerd tot het begin van de volgende maand. Je kunt op elk moment upgraden naar een hoger abonnement of een add-on met extra AI-verzoeken nemen om direct verder te kunnen. Je opgeslagen data en koppeling blijven gewoon intact.

Een abonnement is per gebruiker: elke collega die Ledger Botje met zijn eigen Exact Online-account koppelt, heeft een eigen abonnement nodig. Binnen dat abonnement bepaalt het aantal administraties de limiet: Basic werkt met 1 administratie, Advanced met maximaal 10, en met add-ons breid je dat uit. Je eigen koppeling kun je met meerdere AI-assistenten en apparaten tegelijk gebruiken; de administratie- en verzoekenlimieten gelden gezamenlijk voor die koppeling. Bekijk de prijzenpagina voor de actuele limieten per abonnement.

De kosten om Exact Online aan AI te koppelen via Ledger Botje beginnen bij €39 per maand voor het Basic-abonnement (alleen lezen) en €59 per maand voor Advanced (lezen én schrijven). Er zijn geen installatiekosten of verborgen kosten. Je kunt Ledger Botje eerst gratis uitproberen. Bekijk de prijzenpagina voor een volledig overzicht.

Nee, je hebt geen enkele kennis van de Exact Online API nodig. Ledger Botje gebruikt het MCP-protocol waardoor je AI-assistent automatisch de juiste API-calls doet. Jij stelt gewoon vragen in normaal Nederlands en Ledger Botje vertaalt dit naar de juiste Exact Online API-verzoeken. Er is geen programmeerkennis of technische ervaring vereist.