Is het veilig om Exact Online aan AI te koppelen?

Hoe krijgt Ledger Botje toegang tot mijn administratie?

In twee stappen. Je AI-assistent koppelt aan Ledger Botje via OAuth 2.1 met verplichte PKCE; Ledger Botje koppelt aan Exact Online via OAuth 2.0. Je logt in bij Exact Online en geeft daar toestemming; Ledger Botje ontvangt een token en ziet je wachtwoord nooit. Dat token is aan jouw account en jouw administraties gebonden en kun je op elk moment intrekken in Exact Online.

• Geen wachtwoorden: de koppeling werkt uitsluitend met tokens die Exact Online uitgeeft.
• PKCE beschermt de autorisatiestroom tegen onderschepping van de authorization code.
• Intrekken kan zonder tussenkomst van ons, direct vanuit je Exact Online-omgeving.
• Alle verkeer loopt over HTTPS/TLS, ook tussen de AI-assistent en de MCP-server.

Kan de AI zomaar dingen wijzigen in mijn boekhouding?

Nee, niet standaard. Een Basic-abonnement is volledig alleen-lezen: de MCP-server geeft dan uitsluitend read-tools terug en schrijfacties bestaan simpelweg niet in de gereedschapskist die de AI ziet. Schrijftoegang is een bewuste keuze die de eigenaar van de administratie aanzet. Tijdens de proefperiode van 14 dagen draai je op Advanced-niveau, dus schrijven kan daar zodra je het aanzet.

Van de 298 beschikbare MCP-tools zijn er 123 alleen-lezen en 175 schrijvend. Staat schrijftoegang uit, dan verschijnen die 175 schrijftools niet in tools/list - de AI kan ze dus niet aanroepen, ook niet per ongeluk.

• Basic: alleen lezen. Advanced: lezen en schrijven, in te schakelen per administratie.
• Uitgeschakelde schrijftools worden niet aangeboden aan de AI-assistent.
• Elke tool-aanroep wordt gelogd met tijdstip, gebruiker en reden.

Kan ik per collega bepalen wat de AI mag?

Ja. Toolrechten liggen in lagen die elk alleen kunnen wegnemen, nooit toevoegen. De beheerder van je organisatie bepaalt eerst welke tools het bedrijf als geheel mag gebruiken; dat geldt in al je administraties. Daarbinnen kan hij per collega een kleinere set vrijgeven. Een collega zonder eigen instelling erft de bedrijfsvrijgave, dus een nieuwe medewerker begint meteen met de juiste set. Daarbovenop kun je per AI-koppeling nog een selectie maken, bijvoorbeeld voor een gedeelde agent die alleen mag opzoeken.

De rechten worden op de server afgedwongen, niet in het scherm: een tool die niet is vrijgegeven, wordt de AI-assistent niet aangeboden en kan ook niet via een omweg worden aangeroepen. Dezelfde grens geldt in de app zelf: wie een tool niet mag gebruiken, kan de bijbehorende tabel ook niet bekijken. Kunnen de rechten om een technische reden niet worden gelezen, dan publiceert de server geen enkele tool in plaats van alles.

• Bedrijfsvrijgave, vrijgave per collega en selectie per AI-koppeling, die elkaar alleen kunnen beperken.
• Een kant-en-klare backoffice-instelling sluit financiele tools als hele familie uit.
• Per tool zie je welke collega hem mag gebruiken.
• De beheerder is standaard de eerste actieve abonnee; je kunt zelf beheerders aanwijzen.
• Eerlijk om te weten: rechten werken per tool, niet per veld, en elke collega heeft een eigen abonnement nodig.

Kan ik afdwingen dat een collega alleen kan lezen?

Ja. Naast de eigen instelling voor schrijftoegang kan de beheerder per collega alleen-lezen afdwingen. Die collega kan schrijftoegang dan niet zelf weer aanzetten: de instelling wordt op de server geweigerd, niet alleen verborgen in het scherm.

Alleen-lezen wordt op twee plekken gecontroleerd. De schrijftools verdwijnen uit de lijst die de AI-assistent ziet, en elke schrijftool controleert bij het aanroepen nog eens zelf of schrijven is toegestaan. Zo wordt ook een AI-client geweigerd die nog een oudere toollijst in het geheugen heeft en toch een schrijfactie probeert.

• Per collega in te stellen door de beheerder van de organisatie.
• De collega kan het niet zelf ongedaan maken.
• Dubbele controle: niet aangeboden en bij aanroep geweigerd.

Waar staat mijn data en wat wordt er bewaard?

Ledger Botje houdt een versleutelde cache van je Exact Online-data aan om snel te kunnen antwoorden zonder bij elke vraag de Exact Online-API te belasten. Die cache staat op servers binnen de EU en wordt automatisch gesynchroniseerd. Trek je de koppeling in, dan wordt de opgeslagen data verwijderd.

• Hosting binnen de EU (Nederland), bij Scaleway.
• Betalingen lopen via Mollie; wij bewaren zelf geen betaalgegevens.
• Logbestanden met tool-aanroepen worden 180 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.
• Er worden geen burgerservicenummers verwerkt.

Wordt mijn bedrijfsdata gebruikt om AI-modellen te trainen?

Niet door ons. Ledger Botje gebruikt je Exact Online-data uitsluitend om je vragen te beantwoorden en de acties uit te voeren die je vraagt. Wat je AI-assistent zelf met het gesprek doet, bepaal je in de instellingen en voorwaarden van die aanbieder - dat is een aparte keuze die buiten Ledger Botje valt.

Dat onderscheid is belangrijk: de koppeling levert de data, de AI-assistent bepaalt de presentatie. Wil je zeker weten dat gesprekken niet voor training worden gebruikt, controleer dan het beleid van ChatGPT, Claude, Copilot of de assistent die je gebruikt.

Wat als iemand kwaadaardige instructies in mijn data verstopt?

Dat heet prompt injection: tekst in bijvoorbeeld een factuuromschrijving of klantnaam die bedoeld is om de AI-assistent instructies te geven. Het is een reeel risico zodra een AI zowel je data leest als acties kan uitvoeren, en het verdient een eerlijk antwoord: geen enkele koppeling kan dit volledig uitsluiten.

Wat Ledger Botje er structureel tegen doet, is de blast radius beperken. De AI kan alleen tools aanroepen die de MCP-server aanbiedt, binnen de administraties waarvoor jij toestemming gaf, en alleen als schrijftoegang bewust aan staat. Elke aanroep wordt gelogd, zodat achteraf te herleiden is wat er gebeurd is.

• Alleen-lezen als standaard betekent dat geinjecteerde instructies niets kunnen wijzigen.
• De AI kan geen willekeurige API-calls doen, alleen de tools die de server aanbiedt.
• Volledige audit trail van tool-aanroepen, 180 dagen bewaard.
• Advies: laat schrijfacties met financiele impact door een mens bevestigen.

Krijg ik een verwerkersovereenkomst?

Ja. Bij elk abonnement hoort een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, die je zelf online genereert en als PDF downloadt. Daarin staan de verwerkingsdoelen, de subverwerkers, de bewaartermijnen en de afspraken over datalekken.

Er is ook een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitgevoerd op de verwerking. De bewaartermijnen op deze pagina komen rechtstreeks uit de maatregelen die daaruit volgden.