Een factuur met de verkeerde btw-code, een kostenpost op de verkeerde grootboekrekening, een lege regel die per ongeluk is meegeboekt: zodra een factuur is verwerkt, voelt het alsof alleen een memoriaalboeking of creditnota nog helpt. Vaak is dat niet nodig. Een verwerkte factuur is in Exact Online een verkoop- of inkoopboeking, en de regels daarvan kun je wijzigen. Via Ledger Botje doet een AI-assistent dat voor je, met de boeking voor en na erbij.
Concept, verwerkt of aangegeven: wat kan wanneer?
| Situatie | Wat je doet | Tool |
|---|---|---|
| Conceptfactuur, nog niet verwerkt | de factuur zelf aanpassen | sales_invoices_update, sales_invoices_update_line, sales_invoices_delete_line |
| Verwerkte verkoopfactuur | de regel van de verkoopboeking wijzigen of verwijderen | financial_sales_update_line, financial_sales_delete_line |
| Geboekte inkoopfactuur | de regel van de inkoopboeking wijzigen of verwijderen | financial_purchase_update_line, financial_purchase_delete_line |
| Periode al in de btw-aangifte, of Exact Online weigert | creditnota of correctieboeking | financial_sales_create, financial_generaljournal_create |
Een btw-code wijzigen op een geboekte factuur
Het meest gevraagde geval. Een prompt:
- "Verkoopboeking 26700123 heeft op regel 2 btw-code 1 (9%), dat moet 2 (21%) zijn. Laat eerst de regels zien en wijzig het daarna."
De assistent haalt de boeking op met financial_sales_get. Daarin staat per regel een id, en dat is het kenmerk dat Exact Online nodig heeft. Daarna roept hij financial_sales_update_line aan met de nieuwe vatCode.
Er zit een valkuil in die we in september 2026 tegenkwamen: bij een wijziging neemt Exact Online het btw-percentage niet over van de nieuwe code. De regel houdt zijn oude percentage, en Exact Online weigert met "Ongeldig: Btw-percentage", ook als je het juiste btw-bedrag meestuurt. De tool zoekt daarom bij elke nieuwe btw-code het percentage op in de btw-codes van de administratie (financial_vatcodes_list) en stuurt het mee. Een onbekende of geblokkeerde code weigert de tool zelf, voordat er iets naar Exact Online gaat.
Bedrag, grootboekrekening of kostenplaats aanpassen
Dezelfde tool wijzigt ook amount (exclusief btw, positief zoals de boeking het toont), glAccountCode, costCenter, costUnit, description en notes. Alleen wat je meegeeft, gaat naar Exact Online; de rest van de regel blijft staan.
De debiteuren- of crediteurenregel en de btw-regel berekent Exact Online zelf. Die wijzigt de tool niet: alleen de regels die je op de factuur ziet, kunnen worden aangepast.
Een regel verwijderen
Een lege of dubbele regel haal je weg met financial_sales_delete_line of financial_purchase_delete_line. De tool controleert alleen dat de regel bestaat, in deze administratie staat en bij het juiste dagboek hoort. Of de verwijdering mag, beslist Exact Online: de tool geeft de melding van Exact Online door. In de respons staan de verwijderde regel en de regels voor en na.
Controleer achteraf
Na elke wijziging laadt de koppeling de boeking opnieuw en geeft hij before en after terug. Kijk bij een nieuwe btw-code vooral naar het btw-bedrag (amountVATFC). Wijkt het af, vraag de assistent dan het juiste bedrag mee te geven:
- "Het btw-bedrag op regel 2 moet 21 euro zijn. Pas dat aan en laat de boeking daarna nog een keer zien."
Wanneer het niet zo moet
- De btw-aangifte is al gedaan. Exact Online kan een wijziging in een aangegeven periode weigeren. Dan blijft een correctie in een volgende periode nodig; zie btw-aangifte voorbereiden met AI.
- De klant heeft de factuur al. Een boekingsregel wijzigen past je administratie aan, niet het document dat de klant al heeft. Moet de klant een gecorrigeerde factuur krijgen, dan is een creditnota met een nieuwe factuur de nette weg. Een negatief regelbedrag in
financial_sales_createmaakt een creditnota. - Schrijfrechten. Wijzigen en verwijderen zijn schrijfacties: daarvoor heb je Advanced nodig en moet schrijven aan staan. Een kantoor kan dat voor collega's uitzetten.
Exact Online zonder en met AI-koppeling
| Exact Online zonder AI-koppeling | Exact Online met Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Verkeerde btw-code op een verwerkte factuur | boeking opzoeken, regel openen, code en percentage aanpassen, of een memoriaalboeking | één vraag, percentage automatisch mee |
| Lege regel weghalen | boeking openen en regel verwijderen | in dezelfde vraag, met de regels voor en na |
| Controle | zelf terugkijken | before en after in het antwoord |
Lees ook de maandafsluiting versnellen met AI en dubbele facturen opsporen. Alle boekingstools staan in de toolcatalogus.