Auf die Frage, was eine KI-Anbindung bringt, passt keine einzelne Zahl, die für alle stimmt. Was geht: zeigen, wo die Zeit hingeht, ein Rechenbeispiel mit offenen Annahmen, und ehrlich benennen, was nicht dazugehört. Danach können Sie es mit Ihren eigenen Zahlen nachrechnen.
Wo steckt die Zeitersparnis?
Nicht in großen Projekten, sondern im Nachschlagen. Die Aufgaben, die kaum Zeit zu kosten scheinen und die Sie deshalb nie erfassen: kurz prüfen, ob diese Rechnung bezahlt ist, kurz nachsehen, wie viel noch auf Lager liegt, kurz zusammenstellen, was diesen Monat offen ist. Jede davon kostet ein paar Minuten, und sie kommen den ganzen Tag wieder.
Diese paar Minuten bestehen aus Einloggen, zum richtigen Bildschirm navigieren, einen Filter setzen, die Antwort ablesen und zurück zu dem, womit Sie beschäftigt waren. Mit einer Anbindung stellen Sie die Frage in normaler Sprache und bekommen die Antwort dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Der Unterschied pro Vorgang ist klein; die Zahl der Vorgänge ist groß.
Die Aufgaben, um die es geht
Fünf Handgriffe, die in nahezu jeder Verwaltung vorkommen. Die Minuten sind eine Einschätzung des manuellen Wegs in Exact Online gegenüber derselben Frage über einen Assistenten.
| Aufgabe | Manuell | Über die Anbindung | Wie oft |
|---|---|---|---|
| Offene Rechnungen eines Kunden nachschlagen | 3-5 Min. | < 1 Min. | täglich |
| Lagerbestand eines Artikels prüfen | 2-4 Min. | < 1 Min. | mehrmals täglich |
| Übersicht der Aufträge je Kunde erstellen | 5-10 Min. | 1-2 Min. | wöchentlich |
| Umsatz zweier Zeiträume vergleichen | 10-20 Min. | 2-3 Min. | monatlich |
| Mahnungen vorbereiten | 20-40 Min. | 5-10 Min. | monatlich |
Achten Sie auf die letzte Spalte. Die beiden Aufgaben mit der größten Ersparnis pro Vorgang kommen nur einmal im Monat vor; die beiden kleinsten täglich. Deshalb wiegt die Häufigkeit schwerer als die Ersparnis pro Handgriff.
Das Rechenbeispiel
Nehmen Sie ein Unternehmen, in dem jemand pro Arbeitstag fünfmal etwas in Exact Online nachschlägt, im Schnitt fünf Minuten pro Mal. Das ist die einzige Annahme, die zählt, und Sie können sie durch Ihre eigene ersetzen.
| Manuell | Über die Anbindung | |
|---|---|---|
| Nachschlagevorgänge pro Arbeitstag | 5 | 5 |
| Minuten pro Mal | 5 | 0,5 |
| Minuten pro Arbeitstag | 25 | 2,5 |
| Stunden pro Monat (21 Arbeitstage) | 8,75 | 0,9 |
| Differenz | rund 7,9 Stunden pro Monat | |
Das ist ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen, kein gemessener Durchschnitt über Kunden hinweg. Ersetzen Sie fünfmal täglich durch dreimal, landen Sie bei gut 4,5 Stunden; ersetzen Sie es durch zehnmal, liegen Sie über 15 Stunden. Dieselbe Rechnung, mit Ihren Zahlen.
Was das wert ist
Stellen Sie diese Stunden neben die Kosten. Basic kostet 39 Euro pro Monat, Advanced 59 Euro pro Monat.
| Stundensatz | Wert von 7,9 Stunden | Abzüglich Basic (39) | Abzüglich Advanced (59) |
|---|---|---|---|
| € 35 | € 277 | € 238 | € 218 |
| € 55 | € 435 | € 396 | € 376 |
| € 85 | € 672 | € 633 | € 613 |
Bei 7,9 Stunden pro Monat liegt die Schwelle bei rund 5 Euro pro Stunde für Basic und rund 7,50 Euro für Advanced. Jeder realistische Stundensatz liegt darüber. Die Frage ist also nicht, ob es sich rechnet, sondern ob Sie diese Zeitersparnis tatsächlich erzielen — und das hängt vollständig daran, wie oft Sie etwas nachschlagen.
Wo die Zeitersparnis nicht liegt
Drei Dinge, die in einer solchen Rechnung oft fehlen und die auf die Kostenseite gehören:
- Einrichtung. Das Verbinden dauert ein paar Minuten, aber die erste Synchronisierung Ihrer Verwaltung dauert länger, und Sie wollen die Rechte bewusst setzen, bevor Kolleginnen und Kollegen dazukommen.
- Kontrolle. In den ersten Wochen prüfen Sie Antworten häufiger als später. Das gehört dazu und darf nicht wegdefiniert werden.
- Fragen lernen. Eine vage Frage ergibt eine vage Antwort. Die Prompt-Bibliothek hilft dabei, aber es gibt eine Lernkurve von ein bis zwei Wochen.
Und eines fällt grundsätzlich heraus: die Beurteilung bleibt Menschensache. Der Assistent holt Daten und stellt sie zusammen. Was sie bedeuten und was Sie damit tun, bleibt bei Ihnen und Ihrer Beratung.
Selbst nachrechnen
Sie brauchen vier Zahlen, mehr nicht:
- Wie oft schlagen Sie pro Woche etwas in Exact Online nach?
- Wie viele Minuten kostet ein solcher Vorgang heute, vom Einloggen bis zur Antwort?
- Wie viele Minuten würde es kosten, wenn Sie einfach fragen könnten?
- Wie hoch ist der Stundensatz derjenigen Person, die es tut?
Multiplizieren Sie 1 mit (2 minus 3), teilen Sie durch 60, multiplizieren Sie mit 4,3 Wochen und danach mit dem Stundensatz. Kommen Sie unter 39 Euro pro Monat heraus, lohnt sich die Anbindung für diese Nutzung nicht — und das ist ein genauso brauchbares Ergebnis.
Erst ausprobieren statt rechnen: die ersten 14 Tage sind kostenlos. Sehen Sie sich die Abonnements an, die Installationsanleitung, oder lesen Sie in was eine KI-Anbindung an Exact Online kostet.