Een klant mailt: of je 20 stuks kunt leveren, graag deze week. Vervolgens open je Exact Online, zoek je de klant op, zoek je het artikel op, typ je het aantal over en sla je de order op. Het is geen moeilijk werk. Het is alleen werk dat niemand hoeft te doen.
In deze video laten we zien hoe je AI-assistent dat overneemt: hij leest de mail, zoekt de klant en de artikelen erbij en maakt de verkooporder aan in Exact Online.
Wat er achter de schermen gebeurt
De assistent doorloopt drie stappen, en elke stap kan misgaan op een andere manier:
| Stap | Wat er gebeurt | Waar het misgaat |
|---|---|---|
| Klant zoeken | Op het afzenderdomein van de mail | Onbekende afzender, of twee relaties met hetzelfde domein |
| Artikelen koppelen | Van omschrijving in de mail naar artikelcode | De assistent kiest het artikel dat er het meest op lijkt |
| Order aanmaken | Verkooporder met regels en aantallen | Aantal of eenheid verkeerd overgenomen |
De klant vinden op het afzenderdomein
Dit is het handigste onderdeel en het minst bekende. De zoekfunctie op relaties kijkt niet alleen naar naam en klantcode, maar ook naar e-mailadres en website. Je kunt dus zoeken op bedrijf.nl en de relatie komt boven, ook als de mail van inkoop@bedrijf.nl komt en de relatie in Exact Online anders heet dan de afzender.
Levert dat niets op, dan moet de assistent stoppen. Een order op de verkeerde klant kost meer tijd dan hij bespaart, en je ziet het pas bij het factureren.
De opdracht
Het draait om een instructie die je een keer vastlegt. Deze kun je overnemen:
Lees de bestelling in deze mail.
Zoek de klant in Exact Online op het domein van het afzenderadres. Vind je geen klant of meer dan een, stop dan en meld dat.
Zoek per gevraagde regel het artikel op. Vind je geen artikel dat zeker klopt, maak de order dan niet aan en meld welke regel je niet kon plaatsen.
Maak een verkooporder aan voor de gevonden klant met de gevonden artikelen en de gevraagde aantallen.
Neem de gevraagde leverdatum over als die in de mail staat.
Vat daarna samen wat je hebt aangemaakt: ordernummer, klant, regels, aantallen en totaalbedrag.
De twee stopregels doen het echte werk. Zonder die zinnen gaat een assistent door op de beste gok, en een gok in een verkooporder is een fout die verderop in het proces duur wordt.
Wat je zelf blijft doen
De order komt in Exact Online op status Open te staan, zoals elke andere order. Je kijkt hem na, past zo nodig prijs of leverdatum aan en levert of factureert. Wat verdwijnt is het overtypen; het beoordelen blijft bij jou.
Vraag de assistent daarom altijd om een samenvatting na afloop. Dan zie je in een oogopslag of de juiste klant en de juiste artikelen zijn gekozen, zonder dat je de order zelf hoeft te openen.
Hiervoor heb je wel schrijftoegang nodig
Een verkooporder aanmaken is een schrijfactie. Standaard is een koppeling met Ledger Botje alleen-lezen: de assistent mag kijken en rekenen, maar niets aanmaken. Voor deze workflow zet je schrijftoegang aan in je account, en dat vereist een Advanced-abonnement.
Zoeken naar de klant en de artikelen kan wel gewoon met alleen-lezen. Wil je eerst uitproberen of de herkenning klopt, laat de assistent dan alleen zoeken en samenvatten wat hij zou aanmaken. Dat werkt zonder schrijftoegang en is een prima generale repetitie.
De keten rondmaken
Deze workflow is de ene helft; de orderbevestiging automatisch mailen is de andere. Zet je ze achter elkaar, dan loopt het van binnenkomende mail tot bevestiging bij de klant zonder dat iemand iets overtypt:
- De bestelling komt binnen per mail.
- De assistent maakt er een verkooporder van.
- Een geplande taak stuurt de klant de bevestiging.
Wat er verder allemaal kan, staat in het tooloverzicht. Nog niet gekoppeld? Op AI-assistent koppelen staan de stappen per assistent.