Die Einrichtung steht auf der Copilot-Seite. Dieser Beitrag behandelt, was danach passiert: wie sich Copilot verhält, sobald Exact Online daran hängt, und welche zwei Dinge Sie wissen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen.
Worin unterscheidet sich Copilot?
Copilot sitzt in Word, Excel, Outlook und Teams. Das macht ihn genau an einem Punkt stark: in dem Moment, in dem Sie Verwaltungsdaten brauchen, während Sie etwas anderes erstellen. Ein Angebot in Word mit den richtigen Kundenpreisen. Eine Outlook-Mail mit aktuellem Auftragsstatus beantworten. Eine Übersicht in Excel, mit der Sie danach einfach weiterrechnen.
Für Organisationen, die bereits vollständig auf Microsoft 365 laufen, ist das der Unterschied zwischen einem Assistenten, den man holt, und einem, der schon da ist.
Zwei Dinge, die Sie vorab wissen sollten
Copilot Studio hat ein Tool-Limit. Bauen Sie die Anbindung über Copilot Studio, können Sie nicht alle Tools gleichzeitig anbieten. Wählen Sie die Tools, die zu dem passen, was dieses Team tut: Aufträge und Kunden für den Vertrieb, Rechnungen und Hauptbuch für die Buchhaltung. Das ist eine Einschränkung der Plattform, nicht von Ledger Botje.
Es gibt zwei Copilots. Microsoft Copilot (der Assistent in Microsoft 365) und Copilot Studio (womit Sie selbst Agents bauen) sind verschiedene Produkte mit unterschiedlichem Aufbau. Die Installationsschritte unterscheiden sich; beide stehen auf der Installationsseite.
Drei Fragen für den Anfang
- "Welche Aufträge dieses Kunden sind noch offen?" — stellen Sie diese, während Sie eine Mail dieses Kunden beantworten. Genau dort liegt die Zeitersparnis.
- "Gib den Umsatz je Monat dieses Jahres als Tabelle." — fügen Sie das Ergebnis in Excel ein und rechnen Sie mit Ihren gewohnten Formeln weiter.
- "Welche kundenspezifischen Preise gelten für Artikel A1001?" — praktisch beim Erstellen eines Angebots in Word.
Worauf Sie stoßen werden
Copilot ist vorsichtig mit langen Listen. Fragen Sie nach Hunderten Zeilen, erhalten Sie oft eine Zusammenfassung statt der vollständigen Menge. Grenzen Sie auf Zeitraum oder Kunde ein, wenn Sie alles sehen wollen.
Lizenzen bestimmen, was geht. Was tatsächlich möglich ist, hängt von Ihrer Microsoft 365-Lizenz und davon ab, was Ihr Administrator freigegeben hat. Klappt etwas nicht, das laut Dokumentation funktionieren sollte, prüfen Sie zuerst die Lizenzstufe.
Nennen Sie Ihre Verwaltung. Bei mehreren Verwaltungen weiß Copilot nicht von selbst, welche gemeint ist.
Wie weiter
Mehr Beispiele stehen in der Prompt-Bibliothek. Schwanken Sie zwischen Copilot und dem integrierten Exact-Assistenten, hilft der Vergleich.
Was ein Team praktisch damit macht
Der Gewinn bei Copilot liegt selten in einer spektakulären Anwendung. Er liegt darin, dass kleine Unterbrechungen wegfallen. Ein Vertriebsmitarbeiter, der eine Mail beantwortet, muss kein zweites Fenster mehr öffnen, um zu prüfen, ob der Auftrag geliefert ist. Ein Projektleiter, der eine Statusmail schreibt, hat die gebuchten Stunden griffbereit.
Rechnen Sie das über eine Woche hoch, sind es Dutzende kleiner Unterbrechungen, die nicht mehr stattfinden. Weniger sichtbar als ein automatisierter Auftragsfluss, aber es betrifft mehr Menschen.
Mit einem abgegrenzten Team starten
Rollen Sie die Anbindung nicht auf einmal in der ganzen Organisation aus. Wählen Sie ein Team mit einer erkennbaren Frage - etwa den Innendienst, der den ganzen Tag Auftragsstatus nachschlägt - und richten Sie die Tool-Auswahl darauf aus. Das funktioniert aus zwei Gründen besser.
Erstens bleiben Sie in Copilot Studio damit deutlich innerhalb des Tool-Limits. Zweitens lernen Sie von einem kleinen Team viel schneller, welche Fragen wirklich gestellt werden, und das bestimmt, welche Tools Sie in der nächsten Abteilung aktivieren. Eine breite Einführung mit allem eingeschaltet liefert meist einen Assistenten, der alles ein bisschen und nichts gut kann.