Het instellen staat op de Copilot-pagina. Deze post gaat over wat er daarna gebeurt: hoe Copilot zich gedraagt zodra je Exact Online eraan hangt, en welke twee dingen je moet weten voordat je erop gaat leunen.
Waar onderscheidt Copilot zich?
Copilot zit in Word, Excel, Outlook en Teams. Dat maakt hem sterk op precies een punt: het moment waarop je administratiedata nodig hebt terwijl je iets anders aan het maken bent. Een offerte in Word met de juiste klantprijzen erin. Een mail in Outlook beantwoorden met de actuele orderstatus. Een overzicht in Excel dat je daarna gewoon doorrekent.
Voor organisaties die al volledig op Microsoft 365 draaien is dat het verschil tussen een assistent die je erbij pakt en een assistent die er al is.
Twee dingen die je vooraf moet weten
Copilot Studio kent een toollimiet. Bouw je de koppeling via Copilot Studio, dan kun je niet alle tools tegelijk aanbieden. Kies de tools die passen bij wat dit specifieke team doet: voor de verkoopafdeling de orders en klanten, voor de financiele administratie de facturen en het grootboek. Dat is geen beperking van Ledger Botje maar van het platform.
Er zijn twee Copilots. Microsoft Copilot (de assistent in Microsoft 365) en Copilot Studio (waarmee je zelf agents bouwt) zijn verschillende producten met een verschillende opzet. De installatiestappen verschillen; op de installatiepagina staan beide.
Drie vragen om mee te beginnen
- "Welke orders van deze klant staan nog open?" — stel deze terwijl je een mail van die klant beantwoordt. Precies daar zit de tijdwinst.
- "Geef de omzet per maand van dit jaar in een tabel." — plak het resultaat in Excel en reken door met formules die je toch al gebruikt.
- "Wat zijn de klantspecifieke prijzen voor artikel A1001?" — handig terwijl je in Word een offerte opstelt.
Waar je tegenaan loopt
Copilot is voorzichtig met lange lijsten. Vraag je om honderden regels, dan krijg je vaak een samenvatting in plaats van de volledige set. Perk af op periode of klant als je alles wilt zien.
Licenties bepalen wat kan. Wat je precies kunt, hangt af van je Microsoft 365-licentie en van wat je beheerder heeft vrijgegeven. Loop je vast op iets wat volgens de documentatie zou moeten werken, check dan eerst het licentieniveau.
Noem je administratie. Bij meerdere administraties weet Copilot niet vanzelf welke je bedoelt.
Hoe verder
Meer voorbeelden staan in de promptbibliotheek. Twijfel je tussen Copilot en de ingebouwde assistent van Exact, dan helpt de vergelijking.
Wat een team er in de praktijk mee doet
De winst bij Copilot zit zelden in een spectaculaire toepassing. Hij zit in het wegvallen van kleine onderbrekingen. Een verkoper die een mail beantwoordt hoeft niet meer een tweede scherm te openen om te kijken of de order al geleverd is. Een projectleider die een voortgangsmail schrijft heeft de geboekte uren binnen handbereik.
Tel dat op over een week en het gaat om tientallen kleine onderbrekingen die niet meer plaatsvinden. Dat is minder zichtbaar dan een geautomatiseerde orderstroom, maar het raakt meer mensen.
Beginnen met een afgebakend team
Rol de koppeling niet in een keer over de hele organisatie uit. Kies een team met een herkenbare vraag - bijvoorbeeld de binnendienst die de hele dag orderstatussen opzoekt - en richt de toolselectie daarop in. Dat werkt om twee redenen beter.
Ten eerste blijf je bij Copilot Studio dan ruim binnen de toollimiet. Ten tweede leer je van een klein team veel sneller welke vragen echt gesteld worden, en dat bepaalt welke tools je bij de volgende afdeling aanzet. Een brede uitrol met alles aan levert meestal een assistent op die alles een beetje kan en niets goed.