"Een AI-assistent is geen dashboard" hoor je vaak, en dat klopt half. Een chat geeft je een antwoord op het moment dat je het vraagt. Maar dezelfde assistent kan ook een dashboard bouwen: een pagina met grafieken en kerngetallen die de koppeling opnieuw aanroept als je hem ververst. In deze post: welke KPI's je uit Exact Online haalt, hoe je zo'n dashboard opzet en waar het ophoudt.
Wat een AI-dashboard is, en wat niet
Een AI-dashboard is een pagina die de assistent voor je schrijft, bijvoorbeeld een artifact in Claude, met daarin de vragen die hij aan Exact Online stelt. Ververs je de pagina, dan stelt hij die vragen opnieuw. Het verschil met een BI-tool:
- Er is geen datamodel om te onderhouden: de koppeling kent de tabellen van Exact Online al.
- Een nieuwe grafiek is een zin, geen ontwikkelopdracht.
- Het is wel een dashboard per gebruiker, met de rechten van de gebruiker die hem ververst. Een vast rapport voor tientallen collega's met verschillende rechten is iets anders.
Welke KPI's uit Exact Online komen
| KPI | Bron in Exact Online | Tool |
|---|---|---|
| Omzet per maand, dit jaar en vorig jaar | omzetlijst | financial_revenue_list |
| Omzet per klant | transactieregels op de omzetrekeningen | financial_revenue_by_customer |
| W&V per kostenplaats, rekening of periode | proefbalans (ReportingBalance) | financial_reporting_balance_search met groupBy |
| Resultaat lopend jaar en periode | winst-en-verliesoverzicht | financial_profitloss_get |
| Openstaande debiteuren naar ouderdom | ouderdomsanalyse debiteuren | financial_aging_receivables |
| Openstaande crediteuren naar ouderdom | ouderdomsanalyse crediteuren | financial_aging_payables |
| Saldo per grootboekrekening | transactieregels | financial_balance_get |
Stap voor stap: van vraag naar dashboard
- Begin met de vraag, niet met het dashboard. "Wat was de omzet per maand dit jaar, naast vorig jaar?" Controleer het antwoord tegen een getal dat je kent.
- Leg de definities vast. "Omzet is rekening 8000 tot en met 8999, positief getoond, exclusief btw." Zonder die zin kiest de assistent zelf, en dat kan per keer verschillen.
- Vraag om het dashboard. "Maak hier een dashboard van met vier tegels: omzet deze maand, omzet tot nu toe dit jaar, openstaande debiteuren en openstaande crediteuren. Daaronder een lijngrafiek van de omzet per maand en een tabel met de top 10 klanten. Haal de cijfers bij elke verversing opnieuw op."
- Laat de versheid zien. "Toon onder elke tegel de datum waarop de cijfers zijn bijgewerkt." De rapportagetools geven dat zelf terug als
dataFreshness. - Plan het, als je het overzicht elke ochtend of elk uur wilt zonder het zelf te openen: zie controles automatiseren met geplande taken.
Rapportage per kostenplaats zonder exports
Een W&V per kostenplaats en per maand kwam vroeger neer op honderden losse regels uit de proefbalans, die de assistent zelf moest optellen. Sinds oktober 2026 telt de koppeling dat op de server op: financial_reporting_balance_search met groupBy op costCenter, costUnit, glAccount, year en/of period, en balanceType W voor alleen winst en verlies. Je krijgt dan per groep een bedrag, debet, credit en het aantal regels, tot 1.000 groepen per aanroep. Een prompt:
- "Geef de W&V van 2026 per kostenplaats per maand, alleen winst-en-verliesrekeningen, en zet het in een draaitabel met de kostenplaatsen als rijen."
Het totaal (totals) telt altijd alle regels die aan het filter voldoen, ook als je maar een deel van de groepen opvraagt. Daarmee controleer je of het dashboard sluit.
Hoe vers zijn de cijfers?
De koppeling leest uit een versleutelde cache van je administratie, die Ledger Botje bijwerkt. Niet elke bron ververst even vaak:
| Bron | Ververst |
|---|---|
| Transactieregels, facturen, orders | bij gebruik, als de cache ouder is dan enkele uren, plus de nachtelijke synchronisatie |
| Omzet per klant | bij gebruik, als de cache ouder is dan een uur |
| Proefbalans, omzetlijst, W&V-overzicht | dagelijks, of direct via Wijzigingen laden in de app |
Elke rapportagetool geeft dataAsOf en de leeftijd in uren terug, en vanaf vier uur een opmerking. Wie om drie uur 's middags de omzet van vandaag wil zien, kijkt dus naar de transactieregels, niet naar de proefbalans.
Twee valkuilen
- Het teken. In de proefbalans staat omzet als credit en dus negatief; in de omzetlijst van Exact Online is omzet positief. Twee tegels uit verschillende bronnen lijken dan elkaars tegendeel. Zet in de prompt hoe je het wilt zien.
- Meerdere administraties. Een dashboard over twee administraties wisselt tussen beide met
admin_switch. Ververs ze na elkaar en niet tegelijk, en zet de administratie in de titel van elke tegel.
Wanneer een BI-tool beter is
Een AI-dashboard vervangt geen datawarehouse. Moet je Exact Online combineren met een webshop en een urenregistratie, jaren historie bewaren die niet meer in Exact Online staat of een vast rapport met rechten per afdeling uitrollen, dan is Power BI of een vergelijkbare tool de betere keuze. De afweging staat in business intelligence uit Exact Online met AI.
Exact Online zonder en met AI-koppeling
| Exact Online zonder AI-koppeling | Exact Online met Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Nieuwe grafiek | rapport exporteren en in Excel opbouwen | een zin in het gesprek |
| W&V per kostenplaats per maand | proefbalans exporteren en draaien | opgeteld op de server, met totaal ter controle |
| Versheid | moment van de export | per tegel zichtbaar via dataFreshness |
Meer voorbeelden staan in rapportages maken met Claude Desktop en in de promptbibliotheek.