Een accountants- of administratiekantoor werkt niet in één administratie, maar in tientallen. Elke klant heeft zijn eigen grootboekschema, zijn eigen afspraken en zijn eigen collega die het dossier beheert. Een AI-assistent op Exact Online is daar alleen bruikbaar als hij met die werkelijkheid overweg kan: snel wisselen, nooit door elkaar halen, en per collega de juiste rechten.
Wat AI voor een kantoor oplevert
Het grootste deel van de tijd in een dossier gaat niet naar oordelen, maar naar zoeken: welke posten staan nog open, wat staat er op de vraagposten, klopt de btw met de aangifte, wat is er sinds vorige maand veranderd. Dat zoekwerk doet een assistent in een gesprek, over alle administraties waarvoor je toegang hebt. Het oordeel blijft bij jou.
Werken in meerdere administraties
Je wisselt in het gesprek van administratie (admin_list, admin_switch), en elk gesprek onthoudt zijn eigen administratie. Werk je in twee gesprekken tegelijk aan twee klanten, dan lopen die niet door elkaar — een boeking in het ene gesprek komt niet in de administratie van het andere terecht.
| Abonnement | Administraties | Lezen | Schrijven |
|---|---|---|---|
| Basic | 1 | ja | nee |
| Advanced | 10 | ja | ja, als de beheerder het toestaat |
| Add-on administraties | +10 per stap | bovenop Basic of Advanced | |
Welke administraties onder je limiet vallen, bepaal je zelf: de eerste keer dat je een administratie opent, telt hij mee. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina.
Rechten per collega
- Bedrijfsvrijgave — de beheerder bepaalt welke tools het kantoor gebruikt, bijvoorbeeld geen schrijftools voor verkoop.
- Per collega — een junior kan alleen opzoeken, een senior ook boeken. Een nieuwe collega erft automatisch de vrijgave van het kantoor.
- Alleen-lezen afdwingen — die collega kan het niet zelf terugzetten; de server weigert het.
Eerlijk om te weten: de rechten werken per tool en per collega, niet per administratie. Een collega met toegang tot een administratie kan daar alle vrijgegeven tools gebruiken. En elke collega heeft een eigen abonnement nodig.
Prompts uit de praktijk
- "Wissel naar administratie Bakkerij de Groot en geef de openstaande posten ouder dan 60 dagen."
- "Welke perioden van dit jaar staan nog open, en wat staat er op de vraagposten?"
- "Vergelijk de omzet per maand met vorig jaar en noem de afwijkingen boven de tien procent."
- "Maak een conceptmail aan de klant met de vragen over deze drie posten."
Wat je met je klanten regelt
Je verwerkt klantgegevens, dus de AVG speelt. Ledger Botje levert een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, bewaart de gegevens op servers in de EU en logt elke tool-aanroep (180 dagen). Kijk daarnaast naar de voorwaarden van de AI-assistent zelf — een zakelijk abonnement waarbij je invoer niet voor training wordt gebruikt — en neem in je opdrachtbevestiging op dat je AI inzet bij de verwerking. Meer over de beveiliging staat op de beveiligingspagina.
Exact Online zonder en met AI-koppeling
| Exact Online zonder AI-koppeling | Exact Online met Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Een vraag over een dossier | inloggen, administratie kiezen, rapport openen, exporteren | één vraag in het gesprek |
| Twee klanten tegelijk | twee browsertabs, opletten welke actief is | twee gesprekken, elk met zijn eigen administratie |
| Rechten van een junior | rollen in Exact Online | rollen in Exact Online, plus een beperkte toolset en alleen-lezen |
Lees ook jaarrekening voorbereiden met AI en AVG en privacy bij AI op Exact Online.