Mahnungen zu versenden ist lästige Arbeit: Sie müssen herausfinden, wer offen ist und seit wann, und anschließend für jeden Kunden einen ordentlichen Text formulieren. Kein Wunder, dass es oft liegen bleibt. Mit KI drehen Sie das um: die KI holt die offenen Rechnungen und schreibt sofort eine passende Mahnung — Sie müssen nur noch die Freigabe erteilen. Dieser Artikel handelt speziell vom Schreiben dieser Texte; den breiteren Prozess lesen Sie in Mahnungen mit KI versenden.
Wie holt KI meine offenen Rechnungen?
Über Ledger Botje fragt Ihr KI-Assistent Ihre offenen Debitoren direkt aus Exact Online ab. Er sieht pro Rechnung den Betrag, das Rechnungsdatum und die Anzahl Tage, die sie bereits offen ist. Damit kann die KI nicht nur bestimmen, wer eine Mahnung erhalten soll, sondern auch den richtigen Inhalt schreiben: Der exakte Betrag, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum stimmen, weil sie direkt aus Ihrer Verwaltung kommen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung: was lassen Sie die KI schreiben?
Nicht jede offene Rechnung verlangt denselben Ton. Ein treuer Kunde, der einmal zu spät ist, verdient eine freundliche Erinnerung; ein notorischer Säumiger eine formelle Mahnung. Die KI passt sich an:
- Freundliche Erinnerung — kurz, freundlich, mit Blick auf die Beziehung.
- Zweite Erinnerung — etwas sachlicher, mit einer klaren Zahlungsfrist.
- Formelle Mahnung — deutlich in Bezug auf die Folgen, bereit für ein eventuelles weiteres Verfahren.
So bewahren Sie die gute Beziehung, wo es geht, und sind streng, wo es sein muss.
Welche Prompts funktionieren gut?
Ein paar Beispiele, die sofort einsetzbar sind:
- “Gib mir alle Rechnungen, die länger als 30 Tage offen stehen, und schreibe pro Kunde eine freundliche Zahlungserinnerung in meinem Namen.”
- “Kunde De Vries steht schon 60 Tage offen — schreibe eine formelle Mahnung mit einer Zahlungsfrist von 7 Tagen.”
- “Erstelle eine zweite Erinnerung, etwas sachlicher als die erste, mit einer klaren Frist.”
Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Signatur und den gewünschten Ton mit, dann sitzt der Text sofort. Mehr Beispiele finden Sie in der Prompt-Bibliothek.
Was bleibt manuell?
Das Wichtigste bleibt bei Ihnen: die KI versendet nichts selbst. Sie schreibt den Text, Sie lesen mit und geben die Freigabe. So behalten Sie die ausgehende Kommunikation vollständig in eigener Hand — genau so, wie es sich bei etwas Sensiblem wie dem Mahnen gehört. Der Zeitgewinn liegt in der Recherche und im Schreiben, nicht im Abgeben der Entscheidung.
Wie fangen Sie an?
Steht Ihre Verbindung bereits, können Sie direkt nach Ihren offenen Posten fragen und eine Erinnerung aufsetzen lassen. Noch nicht verbunden? Dann folgen Sie zuerst dem MCP-Verbindungsleitfaden. Möchten Sie zunächst nur Ihre offenen Rechnungen einsehen? Lesen Sie offene Rechnungen über ChatGPT abfragen.
Häufig gestellte Fragen
Wie holt KI meine offenen Rechnungen?
Über Ledger Botje fragt die KI Ihre offenen Debitoren direkt aus Exact Online ab, inklusive Betrag, Rechnungsdatum und der Anzahl Tage, die eine Rechnung bereits offen ist.
Versendet die KI die Mahnung automatisch?
Nein. Die KI schreibt den Text, aber Sie lesen mit und geben die Freigabe, bevor etwas das Haus verlässt.
Kann ich den Ton der Mahnung anpassen?
Ja. Sie bitten um eine freundliche Erinnerung oder eine formelle Mahnung, und die KI passt den Ton entsprechend an.
Bereit, Ihre Mahnungen schreiben zu lassen? Testen Sie Ledger Botje 14 Tage kostenlos und lassen Sie Ihre erste Erinnerung aufsetzen.