Aanmaningen sturen is vervelend werk: je moet uitzoeken wie er openstaat, hoelang al, en vervolgens voor elke klant een nette tekst formuleren. Geen wonder dat het vaak blijft liggen. Met AI draai je dat om: de AI haalt de openstaande facturen op en schrijft meteen een passende aanmaning — jij hoeft alleen nog akkoord te geven. Dit artikel gaat specifiek over het schrijven van die teksten; het bredere proces lees je in aanmaningen sturen met AI.
Hoe haalt AI mijn openstaande facturen op?
Via Ledger Botje vraagt je AI-assistent rechtstreeks je openstaande debiteuren op uit Exact Online. Hij ziet per factuur het bedrag, de factuurdatum en hoeveel dagen die al openstaat. Daarmee kan de AI niet alleen bepalen wie een aanmaning moet krijgen, maar ook de juiste inhoud schrijven: het exacte bedrag, het factuurnummer en de vervaldatum kloppen, omdat ze rechtstreeks uit je administratie komen.
Betalingsherinnering of aanmaning: wat laat je AI schrijven?
Niet elke openstaande factuur vraagt om dezelfde toon. Een trouwe klant die een keer te laat is, verdient een vriendelijke herinnering; een structurele wanbetaler een formele aanmaning. De AI past zich aan:
- Warme herinnering — kort, vriendelijk, met het oog op de relatie.
- Tweede herinnering — iets zakelijker, met een duidelijke betaaltermijn.
- Formele aanmaning — helder over gevolgen, klaar voor een eventueel vervolgtraject.
Zo behoud je de goede relatie waar het kan, en ben je streng waar het moet.
Welke prompts werken goed?
Een paar voorbeelden die direct bruikbaar zijn:
- “Geef me alle facturen die langer dan 30 dagen openstaan en schrijf per klant een vriendelijke betalingsherinnering in mijn naam.”
- “Klant De Vries staat al 60 dagen open — schrijf een formele aanmaning met een betaaltermijn van 7 dagen.”
- “Maak een tweede herinnering, iets zakelijker dan de eerste, met een duidelijke deadline.”
Geef je bedrijfsnaam, ondertekening en gewenste toon mee, dan staat de tekst meteen goed. Meer voorbeelden vind je in de promptbibliotheek.
Wat blijft handmatig?
Het belangrijkste blijft bij jou: de AI verstuurt niets zelf. Hij schrijft de tekst, jij leest mee en geeft akkoord. Zo houd je uitgaande communicatie volledig in eigen hand — precies zoals het hoort bij iets gevoeligs als aanmanen. De tijdwinst zit in het opzoekwerk en het schrijven, niet in het uit handen geven van de beslissing.
Hoe begin je?
Heb je de koppeling al staan, dan kun je direct vragen om je openstaande posten en een herinnering laten opstellen. Nog niet gekoppeld? Volg dan eerst de MCP-koppelhandleiding. Wil je eerst alleen je openstaande facturen inzien? Lees openstaande facturen opvragen via ChatGPT.
Veelgestelde vragen
Hoe haalt AI mijn openstaande facturen op?
Via Ledger Botje vraagt de AI rechtstreeks je openstaande debiteuren op uit Exact Online, inclusief bedrag, factuurdatum en hoeveel dagen een factuur al openstaat.
Verstuurt de AI de aanmaning automatisch?
Nee. De AI schrijft de tekst, maar jij leest mee en geeft akkoord voordat er iets de deur uitgaat.
Kan ik de toon van de aanmaning aanpassen?
Ja. Je vraagt om een vriendelijke herinnering of een formele aanmaning, en de AI past de toon daarop aan.
Klaar om je aanmaningen te laten schrijven? Probeer Ledger Botje 14 dagen gratis en laat je eerste herinnering opstellen.