Offene Rechnungen mit ChatGPT abfragen
Mit Ledger Botje und der ChatGPT-Integration fragen Sie Ihre offenen Rechnungen in Sekunden ab, ohne durch Exact Online navigieren zu müssen. Sie öffnen einfach ein Gespräch mit ChatGPT und stellen Ihre Frage in normaler Sprache. Die KI ruft die Daten in Echtzeit aus Ihrer Verwaltung ab und zeigt sie übersichtlich an.
Hier sind einige Prompts, die Sie direkt verwenden können:
- "Zeige alle offenen Verkaufsrechnungen."
- "Welche Rechnungen sind länger als 30 Tage unbezahlt?"
- "Wie hoch ist der Gesamtbetrag der offenen Rechnungen?"
- "Gib eine Übersicht der offenen Rechnungen des Kunden Janssen BV."
Nach der ersten Antwort können Sie nachfassen. Fragen Sie zum Beispiel nach einer Aufschlüsselung je Monat oder filtern Sie auf einen bestimmten Betrag. ChatGPT merkt sich den Kontext des Gesprächs, sodass Sie natürlich weiterarbeiten können, ohne jedes Mal von vorne zu beginnen.
Debitorenübersicht mit KI erstellen
Neben einzelnen Rechnungen können Sie ChatGPT auch bitten, eine komplette Debitorenübersicht zu erstellen. Das ist besonders praktisch für das Credit Management oder zur Vorbereitung eines Gesprächs mit Ihrem Steuerberater. Probieren Sie Prompts wie:
- "Erstelle eine Debitorenübersicht mit allen offenen Beträgen je Kunde."
- "Welche Kunden haben die höchsten offenen Beträge?"
- "Zeige alle Debitoren mit einem Zahlungsverzug von mehr als 60 Tagen."
- "Vergleiche die offenen Beträge dieses Monats mit dem Vormonat."
Die KI kombiniert Daten aus verschiedenen Exact Online Modulen, um ein vollständiges Bild zu liefern. Das erspart Ihnen das manuelle Zusammenführen von Berichten und verringert die Fehleranfälligkeit. Lesen Sie den Blogbeitrag zur KI-Buchhaltung für mehr Hintergrund dazu, wie das technisch funktioniert.
Tipps für Rechnungsabfragen über ChatGPT
Um das Meiste aus Ihren ChatGPT-Sitzungen herauszuholen, gibt es einige praktische Tipps, die Sie anwenden können:
- Seien Sie konkret in Ihrer Frage. Je gezielter Sie fragen, desto besser die Antwort. Statt "zeige Rechnungen" fragen Sie "zeige alle offenen Verkaufsrechnungen aus Q1 2026 über 1.000 Euro."
- Nutzen Sie Anschlussfragen. Beginnen Sie breit und grenzen Sie ein. Fragen Sie zuerst nach einer Übersicht und anschließend nach Details zu bestimmten Rechnungen oder Kunden.
- Kombinieren Sie mit anderen Daten. Sie können ChatGPT auch bitten, Rechnungsdaten mit Kundeninformationen zu kombinieren, zum Beispiel: "Zeige die Kontaktdaten aller Kunden mit offenen Rechnungen."
- Exportieren Sie bei Bedarf. Bitten Sie ChatGPT, die Daten im Tabellenformat darzustellen, damit Sie sie einfach in eine Tabellenkalkulation kopieren können.
Weitere Beispiel-Prompts und Tipps finden Sie in der Prompt-Bibliothek. Dort stehen Dutzende gebrauchsfertige Prompts, die Sie direkt für Ihre tägliche Verwaltung einsetzen können. Mehr Auswertungsoptionen? Entdecken Sie 7 Auswertungen, die Sie mit KI erstellen können.