Offene Rechnungen mit ChatGPT abfragen
Mit Ledger Botje und der ChatGPT-Integration fragen Sie Ihre offenen Rechnungen in Sekunden ab, ohne durch Exact Online navigieren zu müssen. Sie öffnen einfach ein Gespräch mit ChatGPT und stellen Ihre Frage in normaler Sprache. Die KI ruft die aktuelle Daten aus Ihrer Verwaltung ab und zeigt sie übersichtlich an.
Hier sind einige Prompts, die Sie direkt verwenden können:
- "Zeige alle offenen Verkaufsrechnungen."
- "Welche Rechnungen sind länger als 30 Tage unbezahlt?"
- "Wie hoch ist der Gesamtbetrag der offenen Rechnungen?"
- "Gib eine Übersicht der offenen Rechnungen des Kunden Janssen BV."
Nach der ersten Antwort können Sie nachfassen. Fragen Sie zum Beispiel nach einer Aufschlüsselung je Monat oder filtern Sie auf einen bestimmten Betrag. ChatGPT merkt sich den Kontext des Gesprächs, sodass Sie natürlich weiterarbeiten können, ohne jedes Mal von vorne zu beginnen.
Debitorenübersicht mit KI erstellen
Neben einzelnen Rechnungen können Sie ChatGPT auch bitten, eine komplette Debitorenübersicht zu erstellen. Das ist besonders praktisch für das Credit Management oder zur Vorbereitung eines Gesprächs mit Ihrem Steuerberater. Probieren Sie Prompts wie:
- "Erstelle eine Debitorenübersicht mit allen offenen Beträgen je Kunde."
- "Welche Kunden haben die höchsten offenen Beträge?"
- "Zeige alle Debitoren mit einem Zahlungsverzug von mehr als 60 Tagen."
- "Vergleiche die offenen Beträge dieses Monats mit dem Vormonat."
Die KI kombiniert Daten aus verschiedenen Exact Online Modulen, um ein vollständiges Bild zu liefern. Das erspart Ihnen das manuelle Zusammenführen von Berichten und verringert die Fehleranfälligkeit. Lesen Sie den Blogbeitrag zur KI-Buchhaltung für mehr Hintergrund dazu, wie das technisch funktioniert.
Tipps für Rechnungsabfragen über ChatGPT
Um das Meiste aus Ihren ChatGPT-Sitzungen herauszuholen, gibt es einige praktische Tipps, die Sie anwenden können:
- Seien Sie konkret in Ihrer Frage. Je gezielter Sie fragen, desto besser die Antwort. Statt "zeige Rechnungen" fragen Sie "zeige alle offenen Verkaufsrechnungen aus Q1 2026 über 1.000 Euro."
- Nutzen Sie Anschlussfragen. Beginnen Sie breit und grenzen Sie ein. Fragen Sie zuerst nach einer Übersicht und anschließend nach Details zu bestimmten Rechnungen oder Kunden.
- Kombinieren Sie mit anderen Daten. Sie können ChatGPT auch bitten, Rechnungsdaten mit Kundeninformationen zu kombinieren, zum Beispiel: "Zeige die Kontaktdaten aller Kunden mit offenen Rechnungen."
- Exportieren Sie bei Bedarf. Bitten Sie ChatGPT, die Daten im Tabellenformat darzustellen, damit Sie sie einfach in eine Tabellenkalkulation kopieren können.
Weitere Beispiel-Prompts und Tipps finden Sie in der Prompt-Bibliothek. Dort stehen Dutzende gebrauchsfertige Prompts, die Sie direkt für Ihre tägliche Verwaltung einsetzen können. Mehr Auswertungsoptionen? Entdecken Sie 7 Auswertungen, die Sie mit KI erstellen können.
Von der Übersicht zur Handlung
Eine Debitorenübersicht abzurufen ist die leichte Hälfte. Die Frage, die zählt, kommt danach: wen rufen Sie heute an, und weswegen?
Genau hier lohnt das Nachfragen. Fragen Sie nach der Übersicht: "Welche dieser Kunden zahlen strukturell zu spät, und bei welchen ist es das erste Mal?" Diese Unterscheidung bestimmt den Ton Ihres Gesprächs - beim ersten sprechen Sie über den Prozess, beim zweiten über diese eine Rechnung.
Eine zweite, die funktioniert: "Setzen Sie die offenen Beträge ins Verhältnis zum Umsatz dieses Kunden in diesem Jahr." Offene 8.000 Euro bedeuten bei einem Kunden mit 200.000 Umsatz etwas anderes als bei einem mit 12.000.
Was Sie nicht tun sollten
Keine Beträge ungeprüft übernehmen. Wollen Sie aufgrund einer Antwort anrufen oder mahnen, prüfen Sie die zugrunde liegenden Rechnungen. Nicht weil die Zahlen aus der Verwaltung unzuverlässig wären, sondern weil eine Zusammenfassung Entscheidungen trifft, die Sie selbst treffen wollen - ist eine Gutschrift verrechnet, läuft eine Ratenvereinbarung?
Keine Mahnung im Automatikmodus versenden. Der Ton einer Mahnung ist eine Beziehungsentscheidung. Lassen Sie den Assistenten einen Entwurf machen und lesen Sie ihn.
Wie weiter
Zum Weiterautomatisieren lesen Sie, wie Sie Mahnungen aus Ihrer Buchhaltung schreiben lassen. Fertige Fragen stehen in der Prompt-Bibliothek.