Een goede jaarrekening begint niet bij de accountant, maar bij een opgeruimde administratie. Hoe minder posten er nog op een tussenrekening staan en hoe beter je saldi aansluiten, hoe sneller en goedkoper het jaarwerk. Dat voorwerk is precies het soort zoeken en vergelijken waar een AI-assistent goed in is.
Kan AI de jaarrekening maken?
Nee, en dat is ook niet de bedoeling. De jaarrekening opstellen en ondertekenen blijft werk van je accountant. Wat een assistent met een koppeling op Exact Online wel kan, is het voorwerk: nagaan welke perioden nog open staan, saldi per grootboekrekening ophalen, de ouderdom van je debiteuren en crediteuren per 31 december laten zien en de posten vinden die nog op een tussenrekening staan.
De checklist, met de tool per stap
| Stap | Wat je wilt weten | Tool |
|---|---|---|
| 1. Perioden | Welke perioden en dagboeken staan nog open? | financial_periods_list, financial_journalstatus_list |
| 2. Saldi | Saldo per grootboekrekening, beginbalans en mutaties | financial_reporting_balance_search |
| 3. Resultaat | Omzet, kosten en resultaat van het jaar | financial_profitloss_get |
| 4. Debiteuren en crediteuren | Openstaand per relatie, naar ouderdom | financial_aging_receivables, financial_aging_payables |
| 5. Tussenrekeningen | Wat staat er nog op vraagposten, kruisposten en kas? | financial_transactions_search |
| 6. Correcties | Een memoriaalboeking klaarzetten (Advanced) | financial_generaljournal_create |
Prompts per stap
- "Welke perioden van 2025 staan nog open, en in welke dagboeken?"
- "Geef het saldo per 31 december 2025 van alle balansrekeningen, met de beginbalans erbij."
- "Welke boekingen staan er nog op de vraagposten en de kruisposten, met datum, bedrag en omschrijving?"
- "Maak een ouderdomsanalyse van de debiteuren per jaareinde en noem alles wat ouder is dan 90 dagen."
- "Vergelijk de omzet per grootboekrekening van 2025 met 2024 en noem de grootste verschillen."
Die laatste is vaak de nuttigste: een rekening die ineens de helft lager uitkomt dan vorig jaar is meestal geen bedrijfsontwikkeling, maar een boeking op de verkeerde rekening.
Wat je vooraf moet weten over de cijfers
De saldi komen uit de rapportagesaldi van Exact Online, en die worden een keer per dag ververst. Boek je overdag nog correcties en wil je meteen de nieuwe stand zien, ververs dan eerst de gegevens via Instellingen → Cache → Wijzigingen laden. Let ook op het teken: in de rapportagesaldi staat omzet als credit, en is dus negatief.
Exact Online zonder en met AI-koppeling
| Exact Online zonder AI-koppeling | Exact Online met Ledger Botje (MCP) | |
|---|---|---|
| Saldi per rekening vergelijken met vorig jaar | twee rapporten exporteren en naast elkaar zetten | één vraag, met de grootste verschillen bovenaan |
| Tussenrekeningen nalopen | per rekening de mutaties openen | alle open posten in een lijst, met omschrijving |
| Jaarrekening opstellen | accountant | accountant — met een opgeruimd dossier |
Waar de grens ligt
De assistent beoordeelt niet of een post fiscaal goed is verwerkt, en hij maakt geen afschrijvingen, voorzieningen of overlopende posten op eigen initiatief. Een memoriaalboeking kan hij met Advanced wel klaarzetten, maar of die correctie klopt beslis je zelf — bij voorkeur samen met je accountant.
Begin daarom ruim voor de deadline: laat de lijst met open punten maken, ruim ze op, en draai dezelfde vragen een week later nog een keer. Wat er dan nog op staat, is het gesprek met je accountant waard. Lees ook maandafsluiting versnellen met AI — wie elke maand opruimt, heeft in januari weinig werk — en dubbele facturen opsporen. Alle tools staan in de toolcatalogus.