De meeste controles in je administratie zijn voorspelbaar en terugkerend: elke dag de nieuwe inkoopfacturen nalopen, elke week de openstaande posten, elke maand de grootboekmutaties. Precies dat soort werk leent zich perfect voor automatisering. Met geplande taken laat je je AI-assistent die controles vanzelf draaien — en krijg je alleen nog de afwijkingen te zien.
Zo plan je een controle in
Een geplande controle is niets anders dan een opdracht die je AI-assistent op vaste momenten herhaalt. In assistenten met geplande taken of een achtergrond-modus (zoals Claude) geef je één keer aan: “Voer deze controle elke werkdag om 8:00 uit.” Vanaf dat moment haalt de AI via Ledger Botje de juiste data uit Exact Online, loopt je controle af en zet de uitkomst klaar.
Het mooie: je hoeft er zelf niet bij te zijn. De controle draait terwijl jij met andere dingen bezig bent, en je opent ’s ochtends gewoon het resultaat.
Wat een geplande controle kan
Een goed ingerichte geplande controle let op precies de dingen die jij belangrijk vindt. Denk aan:
- Nieuwe inkoopfacturen waarvan het bedrag niet klopt met de bijbehorende PDF.
- Boekingen zonder verplichte referentie of met een onlogische grootboekrekening.
- Verkeerd toegewezen kostenplaatsen of kostendragers.
- Bedragen die statistisch afwijken van wat gebruikelijk is voor die leverancier.
- Openstaande posten die een drempel overschrijden.
De AI doet het speurwerk; jij ziet alleen de korte lijst met wat aandacht nodig heeft.
Wat je vooraf moet weten
Een geplande controle is zo goed als de instructie die je ’m meegeeft. Een paar aandachtspunten:
- Wees concreet. Hoe duidelijker je beschrijft wat “fout” is, hoe bruikbaarder de signalen.
- Laat de AI signaleren, niet beslissen. Houd de koppeling read-only zodat de controle nooit zelf iets aanpast.
- Begin klein. Start met één controle, kijk een week mee, en breid daarna uit.
Het helpt enorm als je je werkwijze ergens hebt vastgelegd. Hoe je AI tegen je eigen procedures laat controleren lees je in facturen controleren tegen je eigen werkwijze.
Een voorbeeldopzet
Een geplande controle op inkoopfacturen kun je bijvoorbeeld zo formuleren:
Controleer elke werkdag om 8:00 alle inkoopfacturen die sinds gisteren zijn toegevoegd in Exact Online. Vergelijk het factuurbedrag met de PDF, controleer of de grootboekrekening past bij de leverancier, en of er een geldige referentie is ingevuld. Rapporteer alleen de facturen die afwijken, met per regel een korte uitleg. Verzin geen gegevens; als iets onduidelijk is, meld dat.
Pas de drempels en regels aan op jouw situatie. Hoe specifieker, hoe beter de controle aansluit op je eigen administratie.
Van handmatig naar automatisch
De winst zit niet alleen in tijd, maar in consistentie. Een handmatige controle slaat je weleens over als het druk is; een geplande controle draait elke dag, even nauwkeurig. Zo verschuift je rol van alles zelf nalopen naar alleen de uitzonderingen beoordelen.
Wil je breder zien wat je nog meer kunt automatiseren? Lees 5 werkprocessen automatiseren met AI in Exact Online.
Aan de slag
Begin met één controle die je nu nog handmatig doet en die je dagelijks of wekelijks terugkomt. Leg je werkwijze kort vast, formuleer de opdracht en plan ’m in. Heb je de koppeling nog niet? Volg dan eerst de MCP-koppelhandleiding.
Veelgestelde vragen
Wat is een geplande controle met AI?
Een terugkerende opdracht die je AI-assistent automatisch uitvoert. De AI haalt via Ledger Botje data uit Exact Online, controleert die tegen jouw regels en rapporteert de afwijkingen.
Boekt een geplande AI-controle zelf iets in Exact Online?
Nee, niet tenzij jij dat expliciet toestaat. Standaard signaleert de controle alleen en blijft Ledger Botje read-only.
Welke controles kan ik automatiseren?
Bijvoorbeeld dagelijkse checks op nieuwe inkoopfacturen, ontbrekende referenties, verkeerde grootboekrekeningen of kostenplaatsen, en bedragen die afwijken van de PDF.
Wil je je controles op de automatische piloot zetten? Probeer Ledger Botje 14 dagen gratis en plan je eerste controle in.