Artikel anlegen ohne manuelle Eingabe
Das manuelle Erfassen von Artikeln in Exact Online kostet Zeit und ist fehleranfällig. Artikelcodes, Beschreibungen, Einheiten, Preise - jede Zeile muss stimmen. Mit Ledger Botje automatisieren Sie diesen Prozess vollständig über KI. Geben Sie Ihrem bevorzugten KI-Assistenten einfach einen Auftrag in natürlicher Sprache und der Artikel wird direkt in Exact Online angelegt.
Das funktioniert mit allen großen KI-Tools: ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Google Gemini, Mistral, Perplexity und Grok. Dank des MCP-Protokolls kommuniziert Ihr KI-Assistent direkt mit Ihrer Exact Online-Verwaltung.
Video ansehen: Artikel mit KI hinzufügen
In diesem Video zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie mit Ledger Botje Artikel über verschiedene KI-Tools zu Exact Online hinzufügen.
Wie funktioniert das?
Die Verbindung zwischen Ihrem KI-Assistenten und Exact Online läuft über das MCP-Protokoll (Model Context Protocol). Das ist ein offener Standard, mit dem KI-Tools sicher mit externen Systemen kommunizieren können. Ledger Botje fungiert als MCP-Server und übersetzt Ihre Aufträge in Aktionen in Exact Online.
Das Anlegen eines Artikels funktioniert in drei Schritten:
- Sie geben einen Auftrag in normalem Deutsch, zum Beispiel: "Lege einen neuen Artikel mit dem Code BOLT-M8 und der Beschreibung Schraubensatz M8x40 Edelstahl an."
- Die KI interpretiert Ihre Anfrage und ruft über Ledger Botje das passende MCP-Tool auf.
- Der Artikel wird angelegt in Exact Online, inklusive aller angegebenen Felder.
Welche KI-Tools können Sie nutzen?
Ledger Botje unterstützt alle großen KI-Plattformen, die das MCP-Protokoll unterstützen:
- ChatGPT (OpenAI) — der bekannteste KI-Assistent, ideal für schnelle Aufgaben
- Microsoft Copilot — perfekt, wenn Sie bereits mit Microsoft 365 arbeiten
- Claude (Anthropic) — stark bei komplexen Analysen und Berichten
- Google Gemini — nahtlos in Google Workspace integriert
- Mistral — europäische KI mit starker mehrsprachiger Unterstützung
- Perplexity — kombiniert Suche und KI in einer Oberfläche
- Grok (xAI) — schnell und direkt, ohne Umwege
Beispielaufträge zum Ausprobieren
Sobald Sie die MCP-Verbindung eingerichtet haben, können Sie sofort loslegen. Probieren Sie diese Aufträge:
- "Lege einen neuen Artikel an mit Code KABEL-USB-C, Beschreibung USB-C-Kabel 2 Meter, Einheit Stück."
- "Füge Artikel DOOS-A4 hinzu: Versandkarton Format A4, Verkaufspreis 2,50 Euro."
- "Lege drei Artikel für unsere neue Produktlinie Reinigungsmittel an."
Die KI versteht den Kontext und kann mehrere Felder gleichzeitig ausfüllen. Sie müssen nicht jedes Feld einzeln angeben - die KI fragt nach, wenn Informationen fehlen.
Vorteile des Anlegens von Artikeln mit KI
- Zeitersparnis — keine manuelle Eingabe mehr über die Exact Online-Oberfläche
- Weniger Fehler — die KI prüft und strukturiert Ihre Eingabe
- Massenverarbeitung — legen Sie mit einem einzigen Auftrag mehrere Artikel gleichzeitig an
- Natürliche Sprache — keine Formulare, einfach ein Auftrag in normalem Deutsch
- Flexibel — funktioniert mit Ihrem bevorzugten KI-Tool, unabhängig von der Plattform
Direkt starten
Möchten Sie selbst Artikel per KI hinzufügen? Richten Sie die Verbindung über die MCP-Konfigurationsseite ein und legen Sie innerhalb von fünf Minuten los. Sehen Sie sich die Prompt-Bibliothek für weitere Beispiele und Inspiration an oder werfen Sie einen Blick auf die Abonnements, um zu starten.
Wo es bei Artikeln schiefgeht
Einen Artikel anzulegen ist nicht schwer, aber unnachsichtig: eine falsche Einheit, eine fehlende Artikelgruppe oder ein unpassender Steuerschlüssel, und Sie merken es erst beim ersten Auftrag oder der ersten Meldung.
Das macht dies zu einem guten Beispiel dafür, warum Sie die Bestätigung lesen sollten. Der Assistent meldet nach dem Anlegen zurück, was erfasst wurde; das ist der Moment zum Prüfen, nicht nächste Woche in einem Bericht.
Mehrere Artikel auf einmal
Die größte Zeitersparnis liegt nicht bei einem Artikel, sondern bei einer Reihe. Bekommen Sie von einem Lieferanten eine Liste neuer Artikel, können Sie sie in normaler Sprache übergeben, statt sie einzeln einzutippen.
Tun Sie das aber in Blöcken von einer Handvoll und prüfen Sie jeden Block, bevor Sie weitermachen. Ein Fehler in einer Reihe von fünfzig Artikeln kostet mehr Zeit in der Korrektur, als die Eingabe gekostet hätte.
Was Sie vorher wissen müssen
- Artikelgruppe und Einheit. Wissen Sie, welche es gibt, bevor Sie beginnen; erfinden Sie sie nicht spontan.
- Steuerschlüssel. Das Feld mit den größten Folgen, wenn es falsch ist.
- Bestandsgeführt oder nicht. Das bestimmt, ob der Artikel in Ihrer Bestandsverwaltung zählt, und ist später mühsam zu ändern.
- Chargen- oder Seriennummernführung. Ebenfalls eine Entscheidung beim Anlegen.
Lassen Sie sich diese Felder ausdrücklich bestätigen, bevor der Artikel angelegt wird. Das kostet eine Zeile mehr und erspart eine Korrektur.
Wie weiter
Der Schreibzugriff ist standardmäßig aus; aktivieren Sie ihn erst nach einer Woche Erfahrung mit Lesefragen. Siehe die Sicherheitsseite und die Seite zur Bestandsverwaltung.